Was versteht man unter Aktenverarbeitung?
Der Begriff "Aktenverarbeitung" bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung, Bearbeitung und Organisation von Akten innerhalb eines Unternehmens oder einer Institution. Dieser Prozess umfasst die Erfassung, Speicherung, Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten, die in physischer oder digitaler Form vorliegen können. Die Aktenverarbeitung ist ein zentraler Bestandteil des Dokumentenmanagements und trägt dazu bei, dass Informationen strukturiert und effizient zugänglich gemacht werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Aktenverarbeitung":
- Dokumentenerfassung: Automatisierte Erfassung von Dokumenten durch Scannen, E-Mail-Import oder Upload digitaler Dateien.
- Indizierung und Kategorisierung: Zuordnung von Metadaten und Kategorien zu Akten, um eine schnelle Auffindbarkeit und effiziente Organisation zu gewährleisten.
- Versionierung: Verwaltung von verschiedenen Versionen eines Dokuments, um Änderungen nachvollziehen und ältere Versionen bei Bedarf wiederherstellen zu können.
- Workflows: Automatisierte Workflows zur Weiterleitung von Akten zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe innerhalb des Unternehmens.
- Zugriffsrechte: Verwaltung der Zugriffsrechte auf Akten, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten können.
- Archivierung: Langfristige Speicherung und Verwaltung von Akten, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und eine schnelle Wiederauffindbarkeit zu gewährleisten.
- Suchfunktion: Leistungsstarke Suchfunktion, die es ermöglicht, Dokumente anhand von Metadaten, Stichwörtern oder Volltextsuche schnell zu finden.
- Sicherheitsfunktionen: Verschlüsselung und Backup-Optionen, um die Sicherheit und Integrität von Akten zu gewährleisten.