Was versteht man unter Ausgangspost?
Der Begriff "Ausgangspost" im Bereich des Outputmanagements bezeichnet alle Dokumente und Nachrichten, die ein Unternehmen an externe Empfänger versendet. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Verträge, Mahnungen, Angebote oder Informationen, die per Post, E-Mail oder anderen Kommunikationskanälen verschickt werden. Ziel des Ausgangspost-Managements ist es, diesen Prozess effizient, fehlerfrei und rechtssicher zu gestalten, insbesondere in Unternehmen mit hohem Dokumentenversandvolumen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Ausgangspost":
- Dokumenterstellung und -verwaltung: Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Ausgangsdokumenten basierend auf vorgegebenen Vorlagen und Unternehmensdaten.
- Mehrkanalversand: Versand der Ausgangspost über verschiedene Kanäle wie Post, E-Mail, Fax oder elektronische Schnittstellen (z.B. EDI).
- Versandnachverfolgung: Tracking und Nachverfolgung des Versandstatus, um sicherzustellen, dass Dokumente beim Empfänger angekommen sind.
- Druckmanagement: Verwaltung des Druckprozesses für physische Post, inklusive Druckaufbereitung, Sortierung und Übergabe an den Postdienstleister.
- Personalisierung der Dokumente: Anpassung von Inhalten, Layouts und Formatierungen der Ausgangspost je nach Empfänger.
- Rechtssicherheit und Archivierung: Sicherstellung, dass die Ausgangspost gesetzliche Anforderungen erfüllt, und automatische Archivierung der versendeten Dokumente für Prüfungen und Audits.
- Fehlererkennung und -behebung: Automatisches Erkennen von Zustellfehlern (z.B. unzustellbare E-Mails) und deren Behebung.
- Zentrale Verwaltung: Verwaltung aller Ausgangsdokumente in einem zentralen System mit einheitlichem Zugriff für verschiedene Abteilungen.
Beispiele für "Ausgangspost":
- Versand von Rechnungen an Kunden per E-Mail.
- Druck und Versand von Verträgen oder anderen rechtlichen Dokumenten per Post.
- Elektronische Zustellung von Mahnungen über EDI an Großkunden.
- Automatisierter Versand von Angeboten und Produktinformationen an potenzielle Kunden.
- Archivierung aller versendeten E-Mails für spätere Referenzzwecke.
- Zustellbestätigung von Dokumenten durch ein integriertes Tracking-System.