Was versteht man unter Beauftragung?
Unter "Beauftragung" versteht man den Prozess der formalen Erteilung eines Auftrags an einen Lieferanten oder Dienstleister. Dies umfasst die Erstellung, Übermittlung und Nachverfolgung von Auftragsdokumenten, die die Details der zu liefernden Waren oder Dienstleistungen sowie die vereinbarten Bedingungen enthalten.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Beauftragung":
- Auftragserstellung: Automatisierte Erstellung von Bestell- und Auftragsdokumenten basierend auf genehmigten Bestellanforderungen.
- Vorlagenmanagement: Bereitstellung und Verwaltung von Standardvorlagen für Aufträge zur Sicherstellung von Konsistenz und Compliance.
- Genehmigungsworkflow: Integration von Genehmigungsprozessen, um sicherzustellen, dass Aufträge vor der Erteilung die erforderlichen Freigaben erhalten.
- Lieferantenkommunikation: Automatisierte Übermittlung von Aufträgen an Lieferanten per E-Mail, EDI oder über Lieferantenportale.
- Auftragsverfolgung: Echtzeit-Überwachung des Status von Aufträgen, einschließlich Bestätigung, Produktion, Versand und Lieferung.
- Änderungsmanagement: Verwaltung und Dokumentation von Änderungen an bestehenden Aufträgen, einschließlich Aktualisierung der betroffenen Dokumente und Bedingungen.
- Dokumentation und Archivierung: Speicherung aller Auftragsdokumente und Kommunikation zur Nachverfolgung und Auditierung.