Was versteht man unter Dokumentations- und Nachweisverwaltung?
Der Begriff "Dokumentations- und Nachweisverwaltung" bezieht sich auf die systematische Erfassung, Organisation, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Nachweisen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Belege ordnungsgemäß dokumentiert, nachvollziehbar und zugänglich sind. Dies umfasst sowohl gesetzliche Anforderungen als auch interne Richtlinien zur Qualitätssicherung und Nachverfolgbarkeit von Prozessen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Dokumentations- und Nachweisverwaltung":
- Dokumentenerstellung: Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Nachweisen direkt innerhalb der Software.
- Dokumentenablage: Strukturierte Speicherung und Organisation von Dokumenten in digitalen Archiven oder Datenbanken.
- Versionskontrolle: Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumentenrevisionen und Änderungen, um sicherzustellen, dass immer die aktuelle Version verwendet wird.
- Zugriffsmanagement: Steuerung und Verwaltung der Benutzerrechte für Dokumente, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
- Such- und Filterfunktionen: Ermöglichung der schnellen und präzisen Suche nach Dokumenten oder Nachweisen durch integrierte Such- und Filtermechanismen.
- Audit-Trails: Erstellung von Protokollen über alle Dokumentenaktivitäten, einschließlich Zugriff, Änderungen und Löschungen, um Transparenz und Revisionsfähigkeit zu gewährleisten.
- Dokumentensicherheit: Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Backups, um die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente zu schützen.
- Automatisierte Erinnerungen: Benachrichtigungen und Erinnerungen für Fristen, Dokumentenabläufe oder notwendige Aktualisierungen.