Was versteht man unter Dokumentationssysteme?
Dokumentationssysteme sind spezialisierte Softwarelösungen, die zur Verwaltung, Speicherung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und Informationen innerhalb einer Organisation verwendet werden. Diese Systeme sollen die Effizienz und Transparenz in der Dokumentenverwaltung erhöhen, den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtern und die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sicherstellen.
Typische Funktionen einer Software im Bereich Dokumentationssysteme:
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Dokumentenerfassung und -import:
- Scannen und Hochladen von Papierdokumenten
- Import von elektronischen Dokumenten aus verschiedenen Quellen (E-Mails, Dateisysteme, mobile Geräte)
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Dokumentenverwaltung:
- Zentrale Speicherung und Organisation von Dokumenten
- Versionierung und Nachverfolgung von Dokumentenänderungen
- Zugriffsrechte und Benutzerrollen zur Steuerung des Zugriffs auf Dokumente
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Such- und Abruffunktionen:
- Volltextsuche und Metadatensuche
- Schnelles Auffinden von Dokumenten anhand von Schlagworten, Kategorien und Tags
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Arbeitsabläufe und Automatisierung:
- Erstellung und Verwaltung von Dokumenten-Workflows
- Automatisierte Benachrichtigungen und Aufgabenverteilung
- Genehmigungs- und Freigabeprozesse
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Sicherheits- und Compliance-Management:
- Datenschutzfunktionen zum Schutz sensibler Informationen
- Protokollierung und Nachverfolgbarkeit von Benutzeraktivitäten
- Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften (z.B. DSGVO, HIPAA)
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Zusammenarbeit und Freigabe:
- Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
- Kommentarfunktionen und Versionskontrolle
- Integration mit Kollaborationstools wie E-Mail und Projektmanagementsoftware
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Archivierung und Aufbewahrung:
- Langfristige Speicherung und Archivierung von Dokumenten
- Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und -fristen
- Wiederherstellung und Zugriff auf archivierte Dokumente