SoftGuide Softwareführer > Funktionen / Module Bezeichnung > Dokumentationssysteme

Dokumentationssysteme

Was versteht man unter Dokumentationssysteme?

Dokumentationssysteme sind spezialisierte Softwarelösungen, die zur Verwaltung, Speicherung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und Informationen innerhalb einer Organisation verwendet werden. Diese Systeme sollen die Effizienz und Transparenz in der Dokumentenverwaltung erhöhen, den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtern und die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sicherstellen.

Typische Funktionen einer Software im Bereich Dokumentationssysteme:

  1. Dokumentenerfassung und -import:

    • Scannen und Hochladen von Papierdokumenten
    • Import von elektronischen Dokumenten aus verschiedenen Quellen (E-Mails, Dateisysteme, mobile Geräte)
  2. Dokumentenverwaltung:

    • Zentrale Speicherung und Organisation von Dokumenten
    • Versionierung und Nachverfolgung von Dokumentenänderungen
    • Zugriffsrechte und Benutzerrollen zur Steuerung des Zugriffs auf Dokumente
  3. Such- und Abruffunktionen:

    • Volltextsuche und Metadatensuche
    • Schnelles Auffinden von Dokumenten anhand von Schlagworten, Kategorien und Tags
  4. Arbeitsabläufe und Automatisierung:

    • Erstellung und Verwaltung von Dokumenten-Workflows
    • Automatisierte Benachrichtigungen und Aufgabenverteilung
    • Genehmigungs- und Freigabeprozesse
  5. Sicherheits- und Compliance-Management:

    • Datenschutzfunktionen zum Schutz sensibler Informationen
    • Protokollierung und Nachverfolgbarkeit von Benutzeraktivitäten
    • Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften (z.B. DSGVO, HIPAA)
  6. Zusammenarbeit und Freigabe:

    • Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
    • Kommentarfunktionen und Versionskontrolle
    • Integration mit Kollaborationstools wie E-Mail und Projektmanagementsoftware
  7. Archivierung und Aufbewahrung:

    • Langfristige Speicherung und Archivierung von Dokumenten
    • Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und -fristen
    • Wiederherstellung und Zugriff auf archivierte Dokumente

 

Auf der Suche nach der optimalen Software? Profitieren Sie von unserer kostenlosen Expertenberatung!

Jetzt mehr erfahren!

Die Funktion / Das Modul Dokumentationssysteme gehört zu:

Berichte, Protokolle und Dokumentation

Archivierung

Softwarelösungen mit Funktion bzw. Modul Dokumentationssysteme:

agorum core - Open Source Dokumentenmanagement
RUNDATA ERP Branchenlösung für produzierende Unternehmen
Dynamische Ressourcenplanung für Metallindustrie, Holzindustrie und Anlagenbau
ELO ECM Suite
ELO ECM Suite
 
 
 
 
 
 
Enterprise-Content-Management-Lösung
microtech büro+
 
 
 
 
 
 
Komplex ist einfach: Die ERP-Lösung von microtech
ERP Software f. Oberflächentechnik u. Lohnfertigung: Galvanik, Pulverbeschichtung, Eloxal
PlanRadar
 
 
 
 
 
 
Software für die Dokumentation und Kommunikation bei Bau- und Immobilienprojekten
GEBRA-Suite
GEBRA-Suite
 
 
 
 
 
 
maßgeschneiderte Business-Applikationen mit flexiblen Bausteinen
Fuhrparksoftware move)fleet® Cloud auf Basis von Microsoft Dynamics 365 BC
Cloud Fuhrparkmanagement Software für Unternehmen aller Branchen und Fuhrparks jeder Größe
Munixo
Munixo
 
 
 
 
 
 
ERP Lösung für den Mittelstand
jKARAT - ERP-Lösung
 
 
 
 
 
 
Die flexible, plattformunabhängige und moderne ERP-Lösung für den Mittelstand.
Alle 112 Programme mit Dokumentationssysteme anzeigen