Was versteht man unter Dokumentenarchivierung?
Der Begriff "Dokumentenarchivierung" bezieht sich auf den systematischen Prozess der Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten über einen langen Zeitraum. Dies umfasst die Speicherung von physischen und digitalen Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie leicht zugänglich, sicher und konform mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen sind. Die Archivierung dient dazu, Dokumente für zukünftige Referenzen, Audits oder gesetzliche Anforderungen zu sichern.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Dokumentenarchivierung":
- Dokumentenmanagement: Verwaltung und Organisation von Dokumenten in einem zentralen System, einschließlich der Kategorisierung und Verschlagwortung von Inhalten.
- Such- und Abruffunktionen: Erweiterte Suchmöglichkeiten zur schnellen Auffindbarkeit und Abrufbarkeit archivierter Dokumente.
- Zugriffssteuerung: Verwaltung von Benutzerrechten und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
- Dokumentensicherheit: Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Schutz vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust.
- Versionierung: Nachverfolgung und Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments, um Änderungen und Updates korrekt zu dokumentieren.
- Automatisierte Archivierung: Automatische Archivierung von Dokumenten basierend auf vordefinierten Regeln oder Zeitplänen.
- Compliance-Management: Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen durch Dokumentation und Audit-Trails.
- Backup und Wiederherstellung: Regelmäßige Sicherung von Dokumenten und die Möglichkeit zur Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts.
- Integration: Integration mit anderen Systemen und Anwendungen, um eine nahtlose Dokumentenarchivierung im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
- Benachrichtigungen und Berichterstellung: Automatisierte Benachrichtigungen über Archivierungsaktivitäten und Erstellung von Berichten zur Überwachung und Analyse des Archivierungsprozesses.