Unter "E-Mail-Archivierung" versteht man den Prozess der systematischen Speicherung und Verwaltung von E-Mails über einen definierten Zeitraum hinweg. Diese Praxis dient der rechtssicheren Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails gemäß gesetzlicher Vorgaben und Compliance-Anforderungen.
Typische Funktionen einer Software im Bereich E-Mail-Archivierung umfassen:
Automatische Archivierung: Automatische Erfassung und Speicherung von eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie deren Anhängen.
Such- und Wiederherstellungsfunktionen: Schnelle und zuverlässige Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, archivierte E-Mails basierend auf verschiedenen Kriterien (Datum, Absender, Betreff) zu durchsuchen und wiederherzustellen.
Compliance und Rechtskonformität: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Compliance-Anforderungen (z. B. GDPR, HIPAA) durch Authentifizierung, Verschlüsselung und Zugriffssteuerung.
Langzeitarchivierung: Langfristige Aufbewahrung von E-Mails unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen und -regeln.
Audit-Trail und Reporting: Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen im Archiv sowie Erstellung von Berichten zur Überwachung und Nachverfolgung.