Unter "Eingangspostverarbeitung" versteht man den Prozess, durch den eingehende physische oder elektronische Post (wie Briefe, E-Mails oder andere Dokumente) in einem Unternehmen oder einer Organisation verarbeitet wird. Typischerweise umfasst die Eingangspostverarbeitung die Entgegennahme, Sortierung, Verteilung und Bearbeitung dieser eingehenden Dokumente.
Typische Funktionen sind:
Erfassung: Erfassung von eingehenden Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Faxen, Scan-Systemen oder physischer Post.
Klassifizierung: Automatische oder manuelle Klassifizierung der Dokumente basierend auf vordefinierten Kriterien wie Absender, Betreff, oder Inhalt.
Weiterleitung: Weiterleitung der eingehenden Dokumente an die entsprechenden Empfänger oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens.
Priorisierung: Priorisierung von Dokumenten basierend auf Dringlichkeit oder anderen Kriterien, um eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen.
Datenextraktion: Extraktion relevanter Informationen aus den Dokumenten, um sie in anderen Geschäftsprozessen zu verwenden oder zu speichern.
Workflow-Steuerung: Steuerung des Arbeitsablaufs für die Bearbeitung der eingehenden Dokumente, einschließlich Zuweisung von Aufgaben und Verfolgung des Fortschritts.
Integration: Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie CRM- oder ERP-Systemen, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten.
Archivierung: Archivierung der verarbeiteten Dokumente für zukünftige Referenz oder Compliance-Zwecke.