Die "Eingangsrechnungsprüfung" bezieht sich auf den Prozess der Überprüfung und Validierung von eingehenden Rechnungen oder Rechnungsdaten durch ein Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und berechtigt sind, bevor sie bezahlt oder gebucht werden. Dieser Prozess umfasst die Überprüfung verschiedener Aspekte der Rechnungen wie die Richtigkeit der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, die Einhaltung vereinbarter Preise und Konditionen, die Vollständigkeit der Angaben sowie die Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen und betrieblichen Anforderungen.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Eingangsrechnungsprüfung" umfassen:
Automatische Erfassung von Rechnungsdaten: Die Software ermöglicht die automatische Erfassung von Daten aus eingehenden Rechnungen mithilfe von OCR-Technologie (Optische Zeichenerkennung) oder anderen Methoden zur Texterkennung.
Datenvalidierung und -vergleich: Die Software validiert und vergleicht die erfassten Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen, Lieferungen oder Verträgen, um Abweichungen oder Fehler zu identifizieren.
Workflow-Management: Die Software unterstützt die Definition und Verwaltung von Workflow-Prozessen für die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben, Eskalation von Ausnahmen und Überwachung von Fristen.
Genehmigungsprozesse: Die Software ermöglicht die Einrichtung und Verwaltung von Genehmigungsworkflows für eingehende Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie von den richtigen Personen oder Abteilungen genehmigt werden, bevor sie bezahlt oder gebucht werden.