Unter einer "Fixbuchung" versteht man eine Buchung in der Finanzbuchhaltung, die einmalig und unveränderlich ist. Eine Fixbuchung wird in der Regel für Transaktionen verwendet, die nicht regelmäßig auftreten und bei denen der Betrag oder die Details nicht geändert werden sollen.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Fixbuchung" umfassen:
Erstellung von Fixbuchungen: Möglichkeit zur manuellen Erfassung von Fixbuchungen durch Eingabe von Buchungsdaten wie Datum, Konto, Betrag und Beschreibung.
Vorlagen für Fixbuchungen: Möglichkeit zur Erstellung und Verwendung von Vorlagen für wiederkehrende Fixbuchungen, um die Buchungseffizienz zu verbessern.
Prüfung und Genehmigung: Einrichtung von Prüf- und Genehmigungsworkflows für Fixbuchungen, um sicherzustellen, dass alle Buchungen den internen Kontrollstandards entsprechen.
Sichtbarkeit und Nachverfolgung: Bereitstellung von Funktionen zur Anzeige und Nachverfolgung von Fixbuchungen, einschließlich ihrer Historie und des Status von Prüfungen und Genehmigungen.
Integration mit anderen Systemen: Möglichkeit zur Integration mit anderen Finanzsystemen und -anwendungen zur nahtlosen Übertragung von Fixbuchungsdaten und zur Vermeidung von Doppelarbeit.
Berichterstattung: Generierung von Berichten über Fixbuchungen, einschließlich Zusammenfassungen nach Konto, Zeitraum oder Art der Transaktion, um Transparenz und Einblick in die Finanzaktivitäten zu gewährleisten.
Revisionssicherheit: Sicherstellung der Revisionssicherheit durch Protokollierung aller Änderungen an Fixbuchungen sowie Bereitstellung von Zugriffs- und Änderungsprotokollen für Prüfzwecke.
Automatisierung: Automatisierung von wiederkehrenden Fixbuchungen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, um die Effizienz und Genauigkeit der Buchungsprozesse zu erhöhen.