Unter "Formularmanagement" versteht man die Verwaltung und Organisation von Formularen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dies umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, Verteilung und Verfolgung von Formularen sowie die Sicherstellung ihrer Aktualität, Konsistenz und Compliance mit internen und externen Vorschriften.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Formularmanagement" sind:
Erstellung von Formularen: Die Software ermöglicht die einfache Erstellung von digitalen Formularen mit benutzerfreundlichen Tools und Vorlagen.
Vorlagenverwaltung: Die Software bietet eine zentrale Verwaltung von Formularvorlagen, um die Konsistenz und Einheitlichkeit der Formulare sicherzustellen.
Formularanpassung: Benutzer können Formulare anpassen und personalisieren, um sie an die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens anzupassen.
Workflow-Management: Die Software ermöglicht die Definition von Workflows für die Genehmigung, Freigabe und Verteilung von Formularen sowie die Automatisierung von Prozessen.
Versionskontrolle: Die Software bietet eine Versionskontrolle für Formulare, um Änderungen nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass immer die aktuellste Version verwendet wird.
Zugriffsrechte und Sicherheit: Die Software ermöglicht die Definition von Zugriffsrechten für Benutzer und die Sicherung sensibler Formulardaten durch Verschlüsselung und Zugriffssteuerung.
Integration: Die Software kann nahtlos in andere Geschäftsanwendungen oder Systeme integriert werden, um Formulare mit anderen Daten und Prozessen zu verknüpfen.
Archivierung und Dokumentation: Die Software bietet Funktionen zur Archivierung und Dokumentation von Formularen, um eine lückenlose Aufzeichnung und Nachverfolgung zu gewährleisten.