Was versteht man unter Gewährleistungsmanagement?
Der Begriff „Gewährleistungsmanagement“ bezieht sich auf die systematische Verwaltung und Nachverfolgung von Gewährleistungsansprüchen, die im Zusammenhang mit der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen entstehen. Es umfasst die Prozesse zur Bearbeitung von Ansprüchen, Überwachung von Fristen, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sowie die Verfolgung von Ersatzlieferungen, Reparaturen oder Rückerstattungen. Ziel des Gewährleistungsmanagements ist es, sicherzustellen, dass die vertraglich vereinbarten Garantiebedingungen eingehalten werden und eventuelle Mängel zeitnah behoben werden.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Gewährleistungsmanagement":
- Vertragsverwaltung: Verwaltung von Garantie- und Gewährleistungsvereinbarungen sowie deren Laufzeiten.
- Reklamationsmanagement: Erfassung, Bearbeitung und Verfolgung von Kundenreklamationen.
- Automatische Fristenüberwachung: Überwachung der Garantie- und Gewährleistungsfristen mit automatischen Benachrichtigungen bei Ablauf.
- Mängelprotokollierung: Dokumentation und Verwaltung von Mängeln und deren Ursachen sowie Maßnahmen zur Beseitigung.
- Erinnerungs- und Benachrichtigungssysteme: Automatische Benachrichtigung an Kunden und interne Abteilungen über den Status der Bearbeitung.
- Berichterstellung: Erstellung von Berichten über den Status von Gewährleistungsansprüchen und deren Bearbeitung.
- Verknüpfung mit Qualitätsmanagementsystemen: Integration der Gewährleistungsdaten in das Qualitätsmanagement zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Dokumentenmanagement: Verwaltung und Archivierung aller relevanten Dokumente im Zusammenhang mit Gewährleistungsfällen.
- Kostenverfolgung: Nachverfolgung der mit der Bearbeitung von Gewährleistungsansprüchen verbundenen Kosten.