Was versteht man unter Outputmanagement?
Der Begriff "Outputmanagement" bezieht sich auf die systematische Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen, die mit der Erstellung, Verarbeitung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und Informationen in verschiedenen Formaten und über unterschiedliche Kanäle verbunden sind. Das Outputmanagement umfasst sowohl den digitalen als auch den physischen Output und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt, im richtigen Format und über den passenden Kanal an die gewünschten Empfänger gelangen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Outputmanagement":
- Multikanal-Ausgabe: Unterstützung für die Ausgabe von Dokumenten und Informationen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Druck, Fax, Webportale und mobile Geräte.
- Dokumentenformatierung: Anpassung und Konvertierung von Dokumenten in verschiedene Formate wie PDF, XML, HTML oder andere spezifische Dateiformate.
- Personalisierung: Erstellung von personalisierten Dokumenten, die auf den individuellen Empfänger zugeschnitten sind, z.B. durch die Integration von Adressdaten, Kundendaten oder spezifischen Inhalten.
- Batch-Verarbeitung: Automatisierte Massenverarbeitung von Dokumenten und deren zeitgesteuerte Ausgabe an eine große Anzahl von Empfängern.
- Vorlagenmanagement: Verwaltung von standardisierten Vorlagen zur Sicherstellung einer konsistenten und markenkonformen Ausgabe.
- Archivierung: Langfristige Speicherung und Verwaltung von ausgegebenen Dokumenten in einem revisionssicheren Archivsystem.
- Dokumententracking: Überwachung und Nachverfolgung des Zustellstatus von Dokumenten, z.B. ob eine E-Mail zugestellt und geöffnet wurde.
- Compliance-Management: Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien bei der Dokumentenerstellung und -ausgabe.
- Automatisierte Workflows: Einrichtung von automatisierten Prozessen zur Dokumentenerstellung, -verteilung und -archivierung basierend auf definierten Regeln und Ereignissen.