Unter "Prozessverfolgung" versteht man die kontinuierliche Überwachung und Aufzeichnung von Aktivitäten und Ereignissen innerhalb eines Geschäftsprozesses. Ziel der Prozessverfolgung ist es, den Fortschritt eines Prozesses zu dokumentieren, die Durchführung von Aufgaben zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Dadurch können Unternehmen die Effizienz ihrer Prozesse verbessern, Compliance sicherstellen und Fehlerquellen schnell identifizieren und beheben.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Prozessverfolgung" sind:
Echtzeitüberwachung: Kontinuierliche Überwachung von Prozessaktivitäten in Echtzeit, um den aktuellen Status und Fortschritt des Prozesses zu verfolgen.
Aufgabenverfolgung: Verfolgung einzelner Aufgaben oder Schritte innerhalb eines Prozesses, einschließlich ihrer Bearbeitungszeit, Zuständigkeit und Status.
Zeitstempel und Protokollierung: Protokollierung von Zeitstempeln für jede Aktivität im Prozess, um den Zeitpunkt und die Reihenfolge der Ereignisse festzuhalten.
Benachrichtigungen und Eskalationen: Automatisierte Benachrichtigungen bei Verzögerungen oder Abweichungen von definierten Zeitplänen sowie Eskalation von Problemen an die entsprechenden Stakeholder.
Leistungsmetriken: Erfassung und Berechnung von Leistungsmetriken wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten und Durchsatzraten zur Bewertung der Prozesseffizienz.
Statusberichte und Dashboards: Generierung von Statusberichten und Erstellung von Dashboards, um den aktuellen Status und die Leistung des Prozesses zu visualisieren.
Rückverfolgbarkeit und Audit-Trail: Sicherstellung einer lückenlosen Rückverfolgbarkeit von Prozessaktivitäten sowie Protokollierung aller Änderungen und Aktionen für Audit- und Compliance-Zwecke.
Integration mit anderen Systemen: Integration der Prozessverfolgungssoftware mit anderen Unternehmenssystemen zur nahtlosen Datenübertragung und -verarbeitung.
Benutzerdefinierte Berichte und Analysen: Möglichkeit zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte und Durchführung detaillierter Analysen zur Identifizierung von Trends und Optimierungspotenzialen.