Was versteht man unter Reisekosten?
Unter Reisekosten versteht man die Gesamtheit der Ausgaben, die im Zusammenhang mit Dienstreisen anfallen. Dazu gehören Ausgaben für Transportmittel, Unterkunft, Verpflegung, Kommunikation sowie andere damit verbundene Ausgaben. Die Verwaltung von Reisekosten umfasst die Erfassung, Überwachung und Abrechnung dieser Ausgaben gemäß den Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens sowie gesetzlichen Bestimmungen. Effektive Reisekostenverwaltung hilft Unternehmen, die Ausgaben zu kontrollieren, die Compliance sicherzustellen und den Prozess der Erstattung für Mitarbeitende zu optimieren.
Typische Funktionen einer Software im Bereich Reisekosten umfassen:
- Ausgabenverfolgung: Erfassung von Ausgaben für verschiedene Kategorien wie Transport, Unterkunft, Verpflegung usw.
- Belegverwaltung: Hochladen und Speichern von Belegen und Quittungen für jede Reiseausgabe zur Unterstützung der Buchhaltung und Abrechnung.
- Reiserichtlinien: Implementierung von Unternehmensrichtlinien für die Erstattung von Reisekosten und deren automatische Überprüfung.
- Genehmigungsworkflows: Einrichtung von Workflows für die Genehmigung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
- Währungsmanagement: Unterstützung verschiedener Währungen und automatische Umrechnung von Ausgaben in die lokale Währung.
- Erstattungsabwicklung: Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen und Erstattungen an Mitarbeitende gemäß den Unternehmensrichtlinien.