Reisekostensätze

Was versteht man unter Reisekostensätze?

Unter "Reisekostensätze" versteht man die festgelegten Pauschalbeträge, die Mitarbeiter für dienstlich bedingte Reisen erstattet bekommen. Diese Sätze decken typischerweise Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten ab. Die Höhe der Reisekostensätze kann von den gesetzlichen Vorgaben eines Landes abhängen und variiert je nach Reiseziel und Dauer der Reise.

Typische Funktionen einer Software im Bereich "Reisekostensätze" sind:

1. Erfassung von Reisekosten:

   • Möglichkeit zur Eingabe und Verwaltung von Reisekosten durch die Mitarbeiter.
   • Automatisierte Berechnung der erstattungsfähigen Beträge basierend auf den geltenden Reisekostensätzen.

2. Verpflegungspauschalen:

   • Berechnung und Verwaltung von Verpflegungspauschalen für verschiedene Reiseländer und -zeiträume.
   • Berücksichtigung von Kürzungen bei gestellter Verpflegung.

3. Kilometerpauschalen:

   • Verwaltung und Berechnung von Fahrtkosten basierend auf gefahrenen Kilometern und den geltenden Kilometersätzen.
   • Unterstützung für verschiedene Fahrzeugtypen und Kilometerpauschalen.

4. Unterkunftskosten:

   • Verwaltung und Erstattung von Übernachtungskosten basierend auf den geltenden Pauschalsätzen.
   • Möglichkeit zur Erfassung tatsächlicher Übernachtungskosten, falls diese die Pauschalen überschreiten.

5. Reisekostenabrechnung:

   • Erstellung von Reisekostenabrechnungen inklusive aller relevanten Belege und Nachweise.
   • Integration von Genehmigungsprozessen und Freigabeworkflows.

6. Compliance und gesetzliche Vorgaben:

   • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien bei der Reisekostenabrechnung.
   • Regelmäßige Updates der Software zur Anpassung an geänderte gesetzliche Bestimmungen.

7. Berichterstellung und Analyse:

   • Erstellung von Berichten zu Reisekosten, einschließlich detaillierter Aufschlüsselungen nach Kostenarten und Mitarbeitern.
   • Analyse der Reisekostendaten zur Identifikation von Einsparpotenzialen.

Beispiele für „Reisekostensätze“:

1. Deutschland:

   • Verpflegungspauschalen: 14 Euro für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden, 28 Euro für Abwesenheiten von 24 Stunden.
   • Übernachtungspauschale: 20 Euro pro Nacht (wenn keine höhere tatsächliche Unterkunftskosten anfallen).

2. Großbritannien:

   • Verpflegungspauschalen: £5 für Abwesenheiten von mehr als 5 Stunden, £10 für Abwesenheiten von mehr als 10 Stunden, £25 für Abwesenheiten von mehr als 15 Stunden und einer Übernachtung.
   • Übernachtungspauschale: £85 pro Nacht (außerhalb von London), £120 pro Nacht (in London).

3. USA:

   • Verpflegungspauschalen: $55 bis $76 pro Tag, abhängig vom Reiseziel.
   • Übernachtungspauschale: variiert je nach Stadt und Saison, z.B. $150 pro Nacht in New York City.