"Revisionssichere Archivierung" bezieht sich auf die Speicherung von elektronischen Dokumenten in einer Weise, die sicherstellt, dass sie unveränderbar und nachvollziehbar bleiben. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität und Authentizität von Dokumenten für rechtliche, steuerliche oder geschäftliche Anforderungen zu gewährleisten.
Eine Software für revisionssichere Archivierung bietet typischerweise Funktionen wie:
Verschlüsselung: Um die Sicherheit der archivierten Daten zu gewährleisten, werden Verschlüsselungstechniken eingesetzt, um den Zugriff auf die Dokumente zu schützen.
Zeitstempel: Jedes Dokument erhält einen eindeutigen Zeitstempel, der angibt, wann es archiviert wurde. Dies ermöglicht eine genaue Nachverfolgung von Änderungen oder Zugriffen.
Integritätsprüfung: Die Software überwacht kontinuierlich die Integrität der archivierten Daten, um sicherzustellen, dass sie nicht manipuliert wurden.
Audit-Trail: Ein Audit-Trail protokolliert alle Aktionen, die an den archivierten Dokumenten durchgeführt wurden, einschließlich Zugriffe, Änderungen und Löschungen.
Compliance mit Standards: Die Software erfüllt gängige rechtliche und regulatorische Anforderungen für die Archivierung, wie z. B. GDPR, Sarbanes-Oxley Act oder Basel III.
Langzeitarchivierung: Dokumente werden in einem Format gespeichert, das langfristige Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet, unabhängig von technologischen Entwicklungen.
Zugriffskontrolle: Administratoren können Zugriffsrechte für Benutzer festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die archivierten Dokumente zugreifen können.