Was versteht man unter Sendungsverarbeitung?
Der Begriff "Sendungsverarbeitung" im Kontext des Outputmanagements beschreibt den Prozess der Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen oder anderen Dokumenten, die in gedruckter, digitaler oder elektronischer Form versendet werden. Ziel der Sendungsverarbeitung ist es, sicherzustellen, dass Dokumente effizient und fehlerfrei an die richtigen Empfänger übermittelt werden. Dabei kann es sich sowohl um physische Post als auch um digitale Kanäle wie E-Mail oder elektronische Schnittstellen handeln.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Sendungsverarbeitung":
- Dokumentenerstellung: Automatisierte Generierung von Dokumenten basierend auf Vorlagen und hinterlegten Daten.
- Multikanalversand: Versand von Dokumenten über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Fax, Druck, oder elektronische Schnittstellen (z.B. EDI).
- Sendungsverfolgung: Überwachung und Verfolgung des Versandstatus von Dokumenten in Echtzeit.
- Formatierung und Layout: Anpassung und Optimierung des Layouts von Dokumenten je nach Versandkanal (z.B. Druck, E-Mail).
- Archivierung: Automatische Speicherung und Verwaltung aller versendeten Dokumente für spätere Referenz oder Audits.
- Rechtssicherheit: Sicherstellung, dass alle Dokumente den gesetzlichen Anforderungen (z.B. GoBD in Deutschland) entsprechen.
- Dokumentpersonalisierung: Anpassung von Dokumentinhalten je nach Empfänger (z.B. Kundendaten, Sprache, Adressinformationen).
- Zugangssteuerung: Verwaltung und Kontrolle des Zugriffs auf die Dokumente für interne und externe Benutzer.
- Automatische Fehlerbehandlung: Identifikation und Korrektur von Fehlern im Versandprozess (z.B. unzustellbare E-Mails).