Was versteht man unter Unterschriftenlisten?
Unterschriftenlisten sind Dokumente oder digitale Formulare, die dazu verwendet werden, Unterschriften von Personen zu sammeln, um ihre Teilnahme, Zustimmung oder Kenntnisnahme zu bestätigen. Diese Listen werden häufig in Schulungen, Meetings, Veranstaltungen oder für Zustimmungsprozesse verwendet, um eine formelle Bestätigung durch die beteiligten Personen zu erhalten.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Unterschriftenlisten":
- Erstellung und Verwaltung von Listen: Einfache Erstellung und Verwaltung von Unterschriftenlisten, einschließlich der Anpassung von Layout und Feldern.
- Digitale Signaturen: Unterstützung für das Einholen und Verwalten von digitalen Unterschriften, die rechtsverbindlich sind.
- Benutzerverwaltung: Verwaltung der Personen, die die Unterschriftenlisten unterzeichnen müssen, einschließlich Rollen und Zugriffsrechten.
- Automatische Benachrichtigungen: Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen an die Unterzeichner, um sicherzustellen, dass die Listen rechtzeitig ausgefüllt werden.
- Dokumentenverfolgung: Verfolgung des Status der Unterschriftenliste, einschließlich wer bereits unterschrieben hat und wer noch aussteht.
- Sicherheitsfunktionen: Sicherstellung der Integrität und Vertraulichkeit der Unterschriften durch Verschlüsselung und Authentifizierungsmechanismen.
- Integration mit anderen Systemen: Nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie CRM, ERP oder LMS, um die Unterschriftenprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.
- Mobile Zugänglichkeit: Unterstützung für das Unterschreiben von Listen auf mobilen Geräten, um Flexibilität und Zugänglichkeit zu erhöhen.
- Berichterstattung und Analysen: Erstellung von Berichten und Analysen über die Unterschriftenprozesse, um den Überblick über den Fortschritt und die Einhaltung zu behalten.
- Archivierung und Dokumentation: Sicherstellung der langfristigen Archivierung und Verfügbarkeit der Unterschriftenlisten für Audits und Compliance-Zwecke.