Was versteht man unter Vertragsinhaltserfassung?
Der Begriff "Vertragsinhaltserfassung" bezieht sich auf den Prozess der systematischen Erfassung und Dokumentation aller relevanten Inhalte und Bedingungen eines Vertrags. Dies umfasst die detaillierte Aufzeichnung von Vertragsklauseln, Konditionen, Verpflichtungen, Fristen und anderen wichtigen Informationen, die für die Verwaltung und Einhaltung des Vertrags erforderlich sind. Die Vertragsinhaltserfassung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Vertragsparteien die vereinbarten Bedingungen genau kennen und einhalten.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Vertragsinhaltserfassung":
- Automatisierte Texterkennung (OCR): Software nutzt optische Zeichenerkennung, um Vertragsinhalte aus gescannten Dokumenten zu extrahieren und in einem digitalen Format zu speichern.
- Strukturierte Datenerfassung: Eingabe und Speicherung von Vertragsinformationen in einer strukturierten Form, z. B. durch vorgegebene Felder für Laufzeiten, Preisvereinbarungen und Verpflichtungen.
- Vorlagenmanagement: Nutzung von Vertragsvorlagen, die standardisierte Vertragsinhalte und -klauseln beinhalten, um die Erfassung zu vereinfachen.
- Fristen- und Terminverwaltung: Automatisierte Erfassung und Verwaltung von Fristen und Terminen, die im Vertrag festgelegt sind, inklusive Erinnerungsfunktionen.
- Inhaltsvalidierung: Überprüfung der erfassten Vertragsinhalte auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien.
- Revisionshistorie: Dokumentation und Nachverfolgung von Änderungen an den Vertragsinhalten im Laufe der Zeit.