Was versteht man unter virtueller Aktendeckel?
Der Begriff "virtueller Aktendeckel" bezieht sich auf die digitale Darstellung und Strukturierung einer physischen Akte in einer elektronischen Aktenverwaltung. Der virtuelle Aktendeckel fungiert als Hauptverzeichnis, das alle relevanten Informationen und Dokumente einer Akte zusammenfasst und organisiert. Er dient als zentrale Anlaufstelle für den Zugriff auf alle Inhalte, die zu einer bestimmten Akte gehören, und ermöglicht eine strukturierte Übersicht und Verwaltung.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "virtueller Aktendeckel":
- Dokumentenübersicht: Bereitstellung einer klar strukturierten Übersicht aller Dokumente und Inhalte, die in der Akte gespeichert sind.
- Metadatenverwaltung: Verwaltung und Anzeige von Metadaten, wie Titel, Erstellungsdatum, Autor und Kategorien, die mit den Dokumenten in der Akte verbunden sind.
- Zugriffskontrolle: Steuerung des Zugriffs auf die Akteninhalte, basierend auf Benutzerrollen und Berechtigungen.
- Versionskontrolle: Nachverfolgung und Verwaltung verschiedener Versionen von Dokumenten innerhalb der Akte.
- Volltextsuche: Ermöglichung einer umfassenden Suchfunktion innerhalb der Akte, um schnell auf relevante Dokumente und Informationen zugreifen zu können.
- Fristen- und Terminüberwachung: Integration von Funktionen zur Überwachung und Verwaltung von Fristen, Terminen und Aufgaben, die mit den Akten verbunden sind.
- Verknüpfung von Dokumenten: Möglichkeit, Dokumente und Informationen miteinander zu verknüpfen, um Zusammenhänge und Referenzen innerhalb der Akte zu verdeutlichen.
- Aktensignaturen: Digitale Signatur von Dokumenten innerhalb der Akte zur rechtssicheren Ablage und Nachverfolgbarkeit.
- Archivierung: Sicherstellung der langfristigen und revisionssicheren Speicherung von Akten und deren Inhalten.