Was versteht man unter Vorgangsdokumente?
Der Begriff "Vorgangsdokumente" bezieht sich auf alle Dokumente, die im Rahmen eines spezifischen Geschäfts- oder Verwaltungsprozesses erstellt, verwendet oder gespeichert werden. Diese Dokumente sind oft für die Nachverfolgung, Dokumentation und Analyse von Prozessen und deren Ergebnissen erforderlich. Sie umfassen in der Regel Berichte, Protokolle, Anträge, Formulare oder andere relevante Unterlagen, die die Details eines Vorgangs festhalten.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Vorgangsdokumente":
- Dokumentenerstellung: Werkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, die während eines Prozesses benötigt werden, wie z.B. Berichte, Protokolle oder Anträge.
- Dokumentenmanagement: Verwaltung und Organisation von Vorgangsdokumenten in einem zentralen System, einschließlich Kategorisierung, Verschlagwortung und Versionierung.
- Dokumentenablage: Speicherung von Dokumenten an einem sicheren und zugänglichen Ort, oft mit Funktionen zur langfristigen Archivierung.
- Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung: Verwaltung der Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können.
- Automatisierte Dokumentenerstellung: Automatische Generierung von Dokumenten basierend auf vordefinierten Vorlagen und Eingabedaten.
- Such- und Abruffunktionen: Erweiterte Suchmöglichkeiten zur schnellen Auffindbarkeit und Abrufbarkeit von Dokumenten.
- Versionierung: Nachverfolgung und Verwaltung von verschiedenen Versionen eines Dokuments, um Änderungen zu dokumentieren und frühere Versionen bei Bedarf wiederherzustellen.