Was versteht man unter Vorgangsordner?
Der Begriff „Vorgangsordner“ bezeichnet eine strukturierte Sammlung von Dokumenten und Informationen, die zu einem bestimmten Geschäftsvorgang oder Projekt gehören. Ein Vorgangsordner dient der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung aller relevanten Unterlagen und Daten, die während eines Prozesses anfallen. Dies kann digitale oder physische Dokumente umfassen, je nach Kontext.
Typische Softwarefunktionen im Bereich „Vorgangsordner“:
- Ordnerstruktur: Erstellung und Verwaltung von hierarchischen Ordnerstrukturen, um Dokumente nach Projekten, Abteilungen oder Prozessen zu organisieren.
- Dokumentenablage: Sicheres Speichern von Dokumenten und Daten innerhalb des Vorgangsordners, inklusive Unterstützung für verschiedene Dateiformate.
- Zugriffssteuerung: Verwaltung der Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer oder Gruppen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
- Versionskontrolle: Verfolgen und Verwalten von verschiedenen Versionen von Dokumenten, um Änderungen nachzuvollziehen und frühere Versionen wiederherzustellen.
- Such- und Filterfunktionen: Erweiterte Suchmöglichkeiten, um Dokumente schnell zu finden, sowie Filteroptionen, um die Suche zu verfeinern.
- Dokumentenbearbeitung: Möglichkeit zur Bearbeitung und Kommentierung von Dokumenten direkt innerhalb des Vorgangsordners.
- Zusammenarbeit: Funktionen für die Zusammenarbeit an Dokumenten, wie z.B. gemeinsame Bearbeitung oder Diskussionsforen.
- Archivierung: Langfristige Speicherung und Archivierung von abgeschlossenen Vorgängen oder Projekten für zukünftige Referenz.
- Benachrichtigungen: Automatisierte Benachrichtigungen über Änderungen oder Aktualisierungen im Vorgangsordner.
- Berichterstellung: Erstellung von Berichten über den Status und die Aktivitäten innerhalb des Vorgangsordners.