Wiederkehrende Belege

Was versteht man unter Wiederkehrende Belege?

Der Begriff „wiederkehrende Belege“ bezieht sich auf Dokumente, die regelmäßig nach einem festen Zeitplan erstellt und verarbeitet werden, wie etwa wiederkehrende Rechnungen, Gutschriften oder Abrechnungen. Diese Belege werden in der Regel für regelmäßige Zahlungen oder buchhalterische Transaktionen verwendet, die in bestimmten Intervallen auftreten, z.B. monatlich oder jährlich. Die Automatisierung von wiederkehrenden Belegen erleichtert die Verwaltung und sorgt für Konsistenz in der Dokumentation und Abrechnung.

Typische Softwarefunktionen im Bereich „wiederkehrende Belege“ sind:

1. Erstellung von Wiederholungsbelegen: Automatische Generierung von Belegen basierend auf vorab definierten Intervallen und Parametern.
2. Planung und Steuerung: Festlegung der Intervalle für die Wiederholung der Belege, wie monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
3. Automatische Buchung: Integration der wiederkehrenden Belege in das Buchhaltungssystem zur automatischen Verbuchung von Transaktionen.
4. Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen zur Überprüfung und Genehmigung von wiederkehrenden Belegen vor deren Erstellung oder Verarbeitung.
5. Verwaltung von Belegvorlagen: Erstellen und Pflegen von Vorlagen, die für wiederkehrende Belege verwendet werden, einschließlich der Anpassung an spezifische Anforderungen.
6. Berichterstellung: Erstellung von Berichten über alle wiederkehrenden Belege, um eine Übersicht über zukünftige und vergangene Belege zu erhalten.
7. Archivierung und Dokumentation: Speicherung und Verwaltung aller wiederkehrenden Belege zur späteren Einsichtnahme und für Prüfzwecke.
8. Integration mit Zahlungsabwicklung: Verbindung mit Zahlungssystemen zur automatisierten Durchführung von Zahlungen basierend auf den wiederkehrenden Belegen.