"Workflow-Management" bezieht sich auf die Organisation, Automatisierung und Steuerung von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Es beinhaltet die Definition von Arbeitsabläufen, die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter, die Verfolgung des Fortschritts und die Optimierung von Prozessen, um Effizienz, Produktivität und Qualität zu steigern. Workflow-Management-Systeme bieten Werkzeuge und Funktionen zur Modellierung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen, um sicherzustellen, dass Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden und die Unternehmensziele erreicht werden.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Workflow-Management" sind:
Prozessmodellierung: Möglichkeit zur Erstellung und Visualisierung von Prozessdiagrammen oder Workflows, die die Sequenz von Aktivitäten und Entscheidungen im Arbeitsablauf darstellen.
Aufgabenzuweisung: Automatisierte Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter basierend auf definierten Regeln, Rollen oder Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben erhalten.
Benachrichtigungen und Eskalationen: Senden von Benachrichtigungen und Eskalationen bei Aufgabenzuweisungen, Fristüberschreitungen oder anderen Ereignissen, um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen und keine Verzögerungen auftreten.
Arbeitsablaufsteuerung: Kontrolle und Steuerung des Arbeitsablaufs durch die Automatisierung von Prozessen, Entscheidungspunkten und Bedingungen, um den Workflow entsprechend den Geschäftsanforderungen anzupassen.
Arbeitslastausgleich: Ausgleich der Arbeitslast zwischen den Mitarbeitern oder Abteilungen, um eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben und eine optimale Nutzung der Ressourcen sicherzustellen.
Berichterstattung und Analyse: Bereitstellung von Berichten und Analysen über Arbeitsabläufe, um Einblicke in Leistungskennzahlen, Engpässe und Verbesserungspotenziale zu gewinnen.
Integration mit anderen Systemen: Nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) oder Dokumentenverwaltungssystemen, um einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
