Was versteht man unter Workflow-Modellierung?
Der Begriff „Workflow-Modellierung“ bezeichnet die strukturierte und oft visuell gestützte Darstellung von Arbeitsabläufen in Form von Prozessen, die bestimmte Aufgaben, deren Reihenfolge sowie beteiligte Rollen und Systeme beschreiben. Ziel ist es, Arbeitsprozesse klar zu definieren, zu standardisieren, zu automatisieren und kontinuierlich zu optimieren. Workflow-Modellierung ist ein zentrales Element des Geschäftsprozessmanagements (BPM) und bildet die Grundlage für digitale Workflows in Unternehmen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich „Workflow-Modellierung“:
- Visuelle Prozessmodellierung: Erstellung von Workflows mittels Drag-and-Drop-Editoren mit Symbolen nach BPMN oder anderen Standards.
- Definition von Aufgaben und Rollen: Zuordnung von Aktivitäten zu bestimmten Benutzerrollen oder Systemen.
- Festlegung von Bedingungen und Entscheidungspunkten: Integration von Wenn-Dann-Logiken zur Steuerung des Prozessflusses.
- Nutzung von Vorlagen und Best Practices: Bereitstellung wiederverwendbarer Workflow-Bausteine und Muster.
- Simulation von Prozessen: Testen und Analysieren der modellierten Workflows vor der Implementierung.
- Versionierung und Änderungsverfolgung: Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Workflows mit Änderungsdokumentation.
- Integration mit anderen Systemen: Anbindung von ERP-, CRM- oder DMS-Systemen zur vollständigen Prozessautomatisierung.
- Export und Import von Modellen: Unterstützung von Formaten wie BPMN 2.0 zur plattformübergreifenden Nutzung.
Beispiele für „Workflow-Modellierung“:
- Modellierung eines Onboarding-Prozesses mit Aufgaben für Personalabteilung, IT und Fachabteilung.
- Erstellung eines digitalen Freigabe-Workflows für Investitionsanträge mit mehreren Genehmigungsstufen.
- Abbildung eines Helpdesk-Prozesses mit Eskalationsstufen und automatisierter Ticketweiterleitung.
- Gestaltung eines Vertriebsworkflows vom Erstkontakt bis zur Vertragsunterzeichnung.
- Automatisierter Urlaubsantragsprozess mit Genehmigung durch Vorgesetzte und HR.
- Modellierung eines Qualitätsprüfungsprozesses mit Prüf-, Dokumentations- und Eskalationsschritten.
