Was versteht man unter Zahlungsvorschlagslisten?
Zahlungsvorschlagslisten sind Dokumente oder Berichte, die automatisch oder manuell von Finanzsoftware erstellt werden, um Vorschläge für Zahlungen an Lieferanten oder andere Gläubiger zu generieren. Sie basieren auf offenen Rechnungen und offenen Posten und helfen dabei, die Zahlungsabwicklung zu optimieren und zu automatisieren. Solche Listen berücksichtigen in der Regel Fälligkeitstermine, Zahlungsbedingungen und Prioritäten.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Zahlungsvorschlagslisten":
- Erstellung von Vorschlagslisten: Automatische Generierung von Zahlungsvorschlägen basierend auf offenen Rechnungen, Zahlungsbedingungen und Prioritäten.
- Priorisierung: Möglichkeit zur Priorisierung von Zahlungen nach Fälligkeit, Dringlichkeit oder Zahlungsbedingungen.
- Anpassung und Bearbeitung: Funktion zur manuellen Anpassung und Bearbeitung von Vorschlägen, um spezifische Zahlungswünsche oder -bedingungen zu berücksichtigen.
- Integration mit Buchhaltungssystemen: Verknüpfung der Vorschlagslisten mit Buchhaltungssystemen, um die Konsistenz der Zahlungsinformationen sicherzustellen.
- Genehmigungsworkflows: Implementierung von Genehmigungsprozessen, um sicherzustellen, dass Zahlungen nur nach entsprechender Freigabe durchgeführt werden.
- Berichterstellung: Erstellung von Berichten über die geplanten Zahlungen, einschließlich der Details der Vorschlagsliste und des Status der Rechnungen.
- Automatische Zahlungsabwicklung: Möglichkeit zur Automatisierung der Zahlungsausführung direkt aus der Vorschlagsliste heraus, einschließlich der Integration von Zahlungsdiensten.
- Archivierung und Dokumentation: Sicherstellung der Archivierung und Dokumentation aller Vorschläge und durchgeführten Zahlungen für spätere Prüfungen und Audits.
Beispiele für „Zahlungsvorschlagslisten“:
- Monatliche Vorschlagsliste: Eine Liste von Zahlungen, die am Monatsende fällig sind und zur automatischen Ausführung vorbereitet werden.
- Priorisierte Vorschlagsliste: Eine Liste, die Zahlungen nach Dringlichkeit priorisiert, um sicherzustellen, dass wichtige Rechnungen rechtzeitig beglichen werden.
- Teilzahlungsplan: Vorschlagsliste für Zahlungen in Teilbeträgen, z.B. für größere Rechnungen, die in mehreren Raten beglichen werden.
- Rechnungen mit Rabatten: Vorschlagsliste, die Rechnungen berücksichtigt, bei denen Skonti oder Rabatte für frühzeitige Zahlungen gewährt werden können.
- Abgleich von offenen Posten: Vorschlagsliste, die offene Posten abgleicht und Zahlungsvorschläge basierend auf offenen Rechnungen erstellt.