Was versteht man unter Zentrale Dokumentation?
Der Begriff "Zentrale Dokumentation" bezieht sich auf die systematische Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Informationen und Dokumenten an einem zentralen Ort. Sie ermöglicht es Unternehmen, alle relevanten Informationen an einem einzigen Ort zu speichern und darauf zuzugreifen. Dies erleichtert die Verwaltung, den Zugriff und die Nachverfolgung von Dokumenten über verschiedene Abteilungen und Prozesse hinweg. Zentrale Dokumentation ist insbesondere in Unternehmen wichtig, die strenge Compliance- und Qualitätsanforderungen erfüllen müssen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Zentrale Dokumentation":
- Dokumentenmanagement: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, einschließlich Versionierung, Freigabeprozessen und Zugriffskontrollen.
- Automatisierte Workflows: Erstellung automatisierter Prozesse zur Verwaltung von Dokumenten, wie z. B. Genehmigungs- und Freigabeworkflows.
- Audit-Trail: Verfolgung aller Änderungen an Dokumenten, um sicherzustellen, dass Änderungen nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert sind.
- Zugriffssteuerung: Detaillierte Berechtigungen und Rollen zur Steuerung des Zugriffs auf Dokumente, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Suche und Indizierung: Leistungsstarke Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, schnell auf Dokumente und Informationen zuzugreifen.
- Archivierung und Compliance: Langzeitarchivierung von Dokumenten und Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, wie z. B. DSGVO oder GoBD.
- Integration mit anderen Systemen: Verbindung der zentralen Dokumentation mit anderen Softwarelösungen, wie z. B. ERP- oder CRM-Systemen, um nahtlose Workflows zu gewährleisten.