Eine neue Software wird benötigt? Die bisherige Software reicht vom Funktionsumfang nicht mehr aus oder ist nicht mehr auf dem aktuellen Stand (unter technischen Aspekten oder es werden bestimmte Vorgaben nicht erfüllt)? Die Folge, ein neues Programm muss gesucht und ausgewählt werden. Zehn Praxistipps für die Auswahl von Software hat das SoftGuide Team bereits zu einem früheren Zeitpunkt für Sie zusammengestellt.
Dieser Artikel beschäftigt sich nun mit einem Teilaspekt der Softwareauswahl, nämlich dem des Vergleichs von verschiedenen Softwareprogrammen. Voraussetzung für einen Vergleich ist, Sie haben bereits verschiedene Programme, die in Frage kommen könnten, recherchiert.
Doch welche Aspekte berücksichtigen Sie jetzt am besten für eine tabellarische Übersicht?
Folgende Tipps können für einen aussagekräftigen Vergleich sorgen:
1. Unterscheiden Sie in Must-Have und nice-to-have
Die Unterscheidung in Must-Have und Nice-to-have bei den folgenden Aspekten ist wichtig, da ein ausgesuchtes Programm in der Regel nicht alle Ihre Anforderungen im Standard wirklich komplett erfüllen kann. Die Formulierung von KO-Kriterien (Must-Haves), die auf jeden Fall erfüllt werden müssen, ist zwingend erforderlich bei der Aufstellung der Zielkriterien. Wenn Sie ein Lastenheft oder zumindest eine Liste mit den wirklich notwendigen Features und den weniger wichtigen Anforderungen erstellt haben, lässt sich eine sicherere Auswahl treffen.
2. Listen Sie allgemeine Merkmale, Systemvoraussetzungen und die Funktionen der Programme auf.
Hierzu zählen beispielsweise die Betriebssystemversionen, benötigte Sprachen, Zeichensätze, Mandantenfähigkeit usw. aber eben auch die Funktionalitäten für Lagermanagement, Controlling, Stammdaten etc.. Die Auflistung bzw. das Abchecken der Funktionalitäten sollte sich hier nach dem tatsächlich benötigten Umfang richten, der bei einer eCommerce-Lösung natürlich anders ausfällt als bei einer Fahrtenbuchsoftware beispielsweise.
3. Sind die passenden Schnittstellen vorhanden?
In Ihrer Übersicht sollten Datenschnittstellen (Online-Marktplätze, GAEB, DATANORM, ...) Schnittstellen und Austauschformate zu vorhandener Software (CSV, CAD,...), vorhandener Hardware (Telefonanlage, etc.), Außendienst (mobiler Zugang, App, etc.) und Programmierschnittstellen (APIs) aufgeführt sein. Ein neues Programm mit umfangreichen Funktionen nützt nichts, wenn es nicht mit den vorhandenen weiteren Programmen im Unternehmen oder mit der für Sie wichtigen "Außenwelt" (Handelsverbände, Ausschreiber usw.) Daten austauschen kann bzw. die Altdaten in das neue System übernommen werden können. Die Einrichtung oder Anpassung solcher Schnittstellen machen oft einen erheblichen Anteil der Softwarekosten aus.
4. Gibt es eine Möglichkeit die Software zu testen?
Vermerken Sie in Ihrer Übersicht, ob es eine Demo-Version bzw. eine Möglichkeit für den Test gibt. Bei einem solchen Test lässt sich z.B. sehr schnell feststellen wie es sich mit der Benutzerfreundlichkeit bzw. der intuitiven Bedienung der Software, von der oft in Beschreibungen die Rede ist, tatsächlich verhält. Beurteilen Sie das Look & Feel der Software und testen Sie ein paar Ihrer typischen betrieblichen Problemstellungen durch.
5. Kosten der Programme auflisten
Bei den Kosten eine Software gilt es sowohl die Anschaffungskosten als auch Folgekosten wie die für Updates, evtl. Customizing, Wartung etc. mit aufzuführen. Je genauer Sie diese Kosten ermitteln können, desto stimmiger ist der tatsächliche Vergleich der verschiedenen Programmkosten. Oft sind die Preise der Software allerdings nicht direkt vergleichbar. Die Lizenzkosten (Miete, "Kauf", monatlich, jährlich, Wartung, Updates, etc.) fallen oft sehr verschieden aus. Vergleichen Sie daher am besten die Kosten der nächsten fünf Jahre.
6. Ist die Software aktuell und gibt es regelmäßige Updates?
Führen Sie in Ihrem Vergleich auf, ob die Software aktuell ist. Sind evtl. neue gesetzliche Normen berücksichtigt, gibt es regelmäßige Updates bzw. neue Releases?
7. Kann die Software um weitere Funktionen oder Module erweitert werden?
Ein weiterer wichtiger Punkt auf Ihrer Vergleichsliste sollten Erweiterungsmöglichkeiten sein. Wenn Sie bereits absehen können, dass sich weitere Geschäftsfelder in näherer Zukunft ergeben, Filialen eröffnet werden, sich Lagerstrukturen verändern usw., können ergänzende Module sehr hilfreich sein. Schauen Sie also ruhig, ob Module vorhanden sind, die Sie zwar nicht sofort aber evtl. in der Zukunft gebrauchen könnten. Sie könnten auch im Vergleich berücksichtigen, ob die Software eine sogenannte offene Architektur besitzt und Sie ggfs. selbst programmierte Funktionen hinzufügen können.
8. Gibt es Dokumentationen, Handbücher, Webinare etc.?
Last but not least - vermerken Sie für einen Vergleich von Software, ob und welche Arten von Hilfen, Dokumentationen, Webinare etc. gibt. Je umfangreicher und "komplizierter" die Software ist, desto wichtiger sind wirklich gute Dokumentationen. Viele Anbieter stellen mittlerweile Schulungsvideos zur Verfügung oder bieten regelmäßige Webinare zu ihrer Software an.
Ausschnitt aus einer Vergleichsliste von verschiedenen Softwareprogrammen, Quelle: SoftGuide 2019
Fazit:
Diese acht Punkte helfen bei einem direkten Vergleich von verschiedenen Programmen unterschiedlicher Anbieter, die für das Unternehmen geeignete Software auszuwählen. Natürlich stellen diese Punkte nur einen Schritt auf dem Weg zu einer neuen Software für ein Unternehmen dar. Weitere Punkte für eine Berücksichtigung bei der Auswahl sind z.B. das Standing der Softwarefirma am Markt, Datensicherheit bzw. Datenschutz, Customizing, Branchenerfahrung, Performance der Software, Projektmanagementerfahrung bei der Softwareeinführung um nur einige zu nennen.
Der Teufel steckt allerdings bei den vorgenannten acht Quick-Tipps im Detail, denn es stellt durchaus eine Schwierigkeit dar, bei den Anbietern von Software die entsprechenden Details herauszufinden. Oft werden zwar Highlights der jeweiligen Software herausgestellt, aber eine komplette Funktionsübersicht, Angaben zu vorhandenen Schnittstellen, Sprachen, Erweiterungsmöglichkeiten, Updates etc. sind meist sehr viel schwieriger, vor allem aber zeitaufwändiger zu ermitteln.
Äußerst hilfreich sind da Marktübersichten für Software wie beispielsweise SoftGuide sie bietet. Standardisierte Darstellungen der Software erleichtern auf dieser Plattform die Informationsbeschaffung. Eine weitere Möglichkeit diese Vorauswahl zu vereinfachen und zu einer Vergleichsübersicht zu gelangen, ist die Softwarerecherche inkl. Online-Ausschreibung, die SoftGuide unverbindlich und kostenfrei anbietet.
Autor: Dr. Ute Burghardi