Unternehmensprozesse sind in der Regel sehr spezifisch und individuell, da der Wettbewerb die Unternehmen zwingt, sich ständig weiter zu entwickeln. Um konkurrenzfähig zu sein müssen Vorgänge aber auch stetig optimiert werden. Bei der ERP Einführung stellt sich dann häufig die Frage, bildet das ERP die Gesamtheit der Unternehmensprozesse bereits im Standard ab, müssen bzw. können und sollten Unternehmensprozesse an die Software angepasst werden oder umgekehrt.
Ein Standard ERP besteht in der Regel aus einer ganzen Reihe an Funktionen und Modulen, die sich aus langjährigen Best-Practice Prozessen ergeben. Für viele Branchen werden die Standardfunktionen von ERP-Systemen um branchenspezifische Funktionen erweitert bzw. ergänzt. Auf diese Weise können einige wichtige Funktionalitäten für die Branche bereits mitgeliefert werden. Doch selbst Branchen-ERP-Systeme sind Standard-ERP Lösungen, die nicht alle individuellen Prozesse des jeweiligen Unternehmens vollumfänglich abbilden können.
Bei der ERP Einführung müssen selbstverständlich die vorhandenen Stammdaten eingelesen werden, das Corporate Design implementiert, die Lokalisierung vorgenommen werden und bereits vorhandene Einzellösungen entweder über Schnittstellen angebunden oder aber die bisherigen Daten aus diesen Einzellösungen übernommen werden.
Bei der Frage der Anpassung geht es daher weniger um das ob, sondern mehr um das wie und in welchem Umfang. ERPs sollten ein gewisses Maß an Anpassungsfähigkeit bzw. Flexibilität aufweisen, so dass die Software sich nicht nur an die vorhandenen Geschäftsprozesse anpassen lässt, sondern auch zukünftigen neuen Marktanforderungen gewachsen ist.
Doch nicht jede Form der Anpassung bzw. des Customizings ist gleichermaßen zu favorisieren. Der Einführung des ERP sollte also eine kritische Prüfung aller geschäftlichen Abläufe vorausgehen, so dass unter Umständen auch ein betrieblicher Prozess geändert wird und dem neuen ERP System angepasst wird und nicht umgekehrt.
Praktisch jedes ERP umfasst Parameter zur Abbildung besonderer Unternehmensanforderungen. Manche ERP verfügen allerdings über nur geringe Anpassungsmöglichkeiten, während andere eine breite Palette an Parametern umfassen und so recht individuell darüber angepasst werden können.
Der Vorteil dieser Form der Anpassung ist, dass der eigentlich Programmcode des ERP Systems nicht geändert wird. Das System bleibt weiterhin updatefähig.
Der Nachteil bei der Parametrisierung ist, wenn zu viele Parameter vorhanden sind, die aktiviert oder deaktiviert werden können. Hier kann evtl. das Aktivieren oder Deaktivieren bestimmter einzelner Einstellungen untereinander Abhängigkeiten erzeugen, die sich auf die Funktionalität auswirken.
Hierbei werden zusätzliche Tools genutzt, ohne das ERP-System zu verändern. Der Vorteil ist, dass keinerlei Veränderungen am Kernsystem erfolgen. Das Standard-ERP ist weiterhin releasefähig. Es werden fehlende Prozesse oder Funktionen durch zusätzliche Programme bzw. Add-Ons ergänzt.
Der Vorteil der Anpassungsprogrammierung bzw. des Codings liegt in der exakten Abbildung der eigenen Unternehmensprozesse. In der Regel dauert die Entwicklung allerdings deutlich länger und das ERP kommt daher wesentlicher später zum Einsatz und ist zudem auch teurer als ein Standard-ERP (sowohl bei der Erstellung des Codes als auch später in der Pflege des Systems).
Ein weiterer Nachteil des Codings ist der Verlust der “einfachen” Updatefähigkeit. Der individuell angepasste Code muss bei jedem Update wieder mitgenommen bzw. gesondert angepasst werden. Daher werden Updates bei modifizierten ERP Systemen oft vernachlässigt und nicht vorgenommen, so dass das System veraltet und unter Umständen Sicherheitslücken aufweist.
Wenn es also Code Anpassungen im ERP geben soll, ist es auf jeden Fall sinnvoll, auf einen gut dokumentierten Code zu achten. Spätere Updates und Anpassungen können dann leichter vorgenommen werden.
Eine Anpassung des ERP Systems ist die Regel. Der Umfang dieser Anpassungen hingegen kann sehr unterschiedlich ausfallen. Die verschiedenen Customizing Optionen haben jeweils Vor- und Nachteile, die jedes Unternehmen für sich bei der Einführung eines ERP Systems individuell abwägen muss. Generell ist es aber von Vorteil, wenn die einfache Updatefähigkeit des ERP erhalten bleibt.
Die Anpassungsmöglichkeiten von ERP-Systemen entwickeln sich immer mehr zu einem Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Mit einem ERP System, dass sich möglichst effizient an Prozessänderungen anpassen lässt, kann auf Marktveränderungen schneller reagiert werden. Es kann daher von Vorteil sein ein ERP auszuwählen, dass bereits über ein entsprechendes Customizing Tool verfügt, so dass gewisse Anpassungen (Datenbankerweiterungen, Programmaussprünge, Formularanpassungen, etc.) schneller und effizienter vorgenommen werden können.
Autor: Dr. Ute Burghardi