Die HORSTMANNGROUP ist ein Unternehmensverbund aus fünf Industriezweigen mit Hauptsitz in Bielefeld. Seit über 30 Jahren unterstützt die FibuNet Software für Rechnungswesen bei der Mehrzahl der Gruppengesellschaften die buchhalterischen und kaufmännischen Prozesse, beispielsweise auch bei der Krause-Biagosch GmbH. Im Rahmen der voranschreitenden Digitalisierung lag es nahe, die Prozesse der Rechnungsbearbeitung mit FibuNet webIC zu automatisieren. Nach erfolgreicher Realisierung des ersten Teilschrittes ist die FibuNet webIC-Software seit Ende April 2022 bei Krause-Biagosch produktiv im Einsatz und soll nun in weiteren Gruppengesellschaften eingeführt werden.
Krause-Biagosch ist die größte operative Gesellschaft des Teilbereichs Technoprint der HORSTMANNGROUP und war einer der ersten FibuNet-Kunden überhaupt. Seit inzwischen über 30 Jahren unterstützt die FibuNet Finanzbuchhaltung einschließlich Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung die kaufmännischen Prozesse in diesem Unternehmen und den anderen Gruppengesellschaften.
Wegen der langjährigen Nutzung der FibuNet-Software lag es nahe, die an die Finanzbuchhaltung angrenzenden Prozesse der Rechnungsbearbeitung mithilfe von FibuNet webIC zu automatisieren. FibuNet webIC leitet auf elektronischem Wege eingegangene oder eingescannte Rechnungen in einen digitalisierten Genehmigungslauf weiter. Gesteuert vom integrierten Workflow prüfen bzw. genehmigen berechtigte Benutzer die Rechnungen in einem Vorgang nach einem rollenbasierten Regelwerk, das auf einfache Art nach den Kundenvorgaben konfiguriert wird. Alle Daten einschließlich Kontierungsvorschlag, digitale Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtliche Anhänge werden am Ende des Prozesses auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen.
Das Einführungsprojekt für webIC sah zunächst eine Pilotierung bei der M. Mühl & Co. GmbH vor. Nach erfolgreicher Inbetriebnahme Ende 2021 startete im Februar 2022 die Einführung bei Krause-Biagosch. Als weitere Ausbaustufe wurde das System um die OCR-Erkennung CaptureThis! der Firma CADOSYS ergänzt. Auf diesem Weg können die Buchungsdaten nun zunehmend automatisiert aus den Eingangsrechnungen ausgelesen werden.
Im Rahmen der Einführung von FibuNet webIC in beiden Gesellschaften waren keine Softwareprogrammierungen erforderlich. Neben der Installation und Schulung bestand die Hauptarbeit in der Erarbeitung und internen Abstimmung der Sollprozesse. Der in FibuNet webIC integrierte Workflow musste daraufhin lediglich mit Hilfe des einfach zu bedienenden, grafischen Workflow-Designers angepasst werden. Seit Ende April 2022 ist FibuNet webIC bei Krause-Biagosch produktiv im Einsatz und soll nun auf weitere Gruppengesellschaften ausgeweitet werden.
Laut Herrn Frank Erxmeier, Leiter Rechnungswesen des Bereiches Technoprint und Projektleiter, haben sich die Erwartungen an die Einführung von FibuNet webIC erfüllt. "Aufgrund der einfachen Handhabung des Systems konnten wir uns auf die Abläufe an sich konzentrieren. Die gute Nachvollziehbarkeit im Aufbau und in der Darstellung im webIC hat geholfen, schnell Akzeptanz zu erreichen und alle Beteiligten auf dem Weg mitzunehmen. Das Endergebnis ist eine erhebliche Verbesserung bezgl. Steuerung und Durchsatz in der Rechnungsbearbeitung."
Über die HORSTMANNGROUP und die Krause-Biagosch GmbH
Die HORSTMANNGROUP ist ein Verbund von Industrie-, Dienstleistungs- und Handelsunternehmen aus den Sparten Möbelindustrie, Graphische Industrie, Metallverarbeitende Industrie, Bäckereitechnik und IT & EDV. Zurzeit sind in der Gruppe ca. 1.200 Arbeitnehmer beschäftigt. Der Gruppenumsatz liegt bei ca. 300 Mio. Euro pro Jahr.
Mit der Übernahme der Krause-Biagosch GmbH in die Horstmann Group wurde 1975 der Grundstein der bis heute dynamischen Entwicklung der Gruppe gelegt. Die Krause-Biagosch GmbH mit Sitz in Bielefeld ist heute einer der weltweit führenden Hersteller von CTP- (Computer-to-Plate) und Workflow-Systemen für den Zeitungs- und den Akzidenzdruck.
Die Unternehmensgruppe ist über die Jahrzehnte durch weitere Unternehmensübernahmen gewachsen. Chronologisch hat sich die HORSTMANNGROUP von der grafischen Industrie über die Metallverarbeitung und IT-Branche zur Möbelindustrie und den Maschinenbau für die Bäckereitechnik entwickelt, ohne einen der vorherigen Industriebereiche zu verlassen. Zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit bieten alle Unternehmen qualifizierten After-Sales-Support und Service an.