Wolfsburg, den 30.11.2017 - Im Internet lassen sich viele Anleitungen und Checklisten finden, wenn es um die Auswahl und Beschaffung von neuer Software für das Unternehmen geht. Es gibt branchenspezifische Standard-Software, die für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen angepasst werden kann, aber auch Individual-Software, die für den speziellen Einsatz in Ihrem Unternehmen erstellt wird. Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software sollte nach einer gründlichen Analyse im Unternehmen über den Einsatzzweck erfolgen. Denn letztlich sollen mit der Einführung einer neuen Software betriebliche Abläufe verbessert werden.
Unabhängig von der Art der Software und der Branche in der sie eingesetzt wird, sind die folgenden Tipps wichtig:
1. Bilden Sie ein Team für die Auswahl der geeigneten Software.
Die Softwareauswahl sollten Sie nicht allein Ihrer IT-Abteilung oder dem IT-Fachmann in Ihrem Hause überlassen.
Besser ist es zum einen die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, die die Software später nutzen sollen bzw. an deren Maschinen sie eingesetzt werden wird usw. und zum anderen sich kompetente Begleitung von Fachleuten zu holen, die Erfahrung mit der Einführung der gewählten Software in Unternehmen haben. Natürlich spielen Umfang und Größe des Projektes eine Rolle beim Umfang und der Besetzung des Teams. Wenn Sie Fachleute von außen holen, lassen Sie sich ruhig Referenzen ähnlicher Projekte zeigen und legen Sie außerdem fest, welches Mitglied im Team welche Funktionen und Kompetenzen hat.
2. Erstellen Sie ein Lastenheft und formulieren Sie die Ziele dabei möglichst genau.
Das Lastenheft umfasst die Beschreibung der Anforderungen an die Software und legt den gewünschten Zielzustand fest. Während Sie dieses Lastenheft erstellen, erheben Sie den Ist-Zustand und beschreiben möglichst genau den Zielzustand, den Sie mit Softwareeinführung erreichen wollen. Typische Fragestellungen sind z.B. “Was soll die Software können?” - ”Unter welchen Bedingungen wird die Software eingesetzt?”. Berücksichtigen Sie dabei die Geschäftsprozesse, die von der Software Einführung betroffen sind und bedenken Sie, dass es unter Umständen Auswirkungen auf die Organisationsstruktur in Ihrem Unternehmen hat. Eine gute Vorlage für ein Lastenheft bietet beispielsweise das Mittelstand-Digital-Forum.
3. Legen Sie einen Kostenrahmen fest.
Die am häufigsten gestellte Frage am Anfang der Überlegungen bei der Softwareanschaffung ist die nach dem Preis. Meist wird bei dieser Frage nicht bedacht, dass die Folgekosten in der Regel bedeutender sind, als die reinen Anschaffungskosten. Zusatzkosten können entstehen, falls die Software nachträglich angepasst, durch Fehler bzw. unzweckmäßige Funktionen Kosten verursacht oder regelmäßig upgedated werden muss. Ein wichtiger Aspekt sind dabei die unterschiedlichen Lizenz- und Preismodelle. Da es die unterschiedlichsten Lizenzmodelle für Softwareprodukte gibt, ist es wichtig, sich sämtliche Varianten für die jeweilige Software erläutern zu lassen.
4. Lieber einen Gedanken mehr an Schnittstellen und Richtlinien verschwendet als einen zu wenig.
Unabhängig davon, ob Sie eine neue Software suchen, weil sich Ihr Betrieb oder Ihre Produktion verändert, sich Anforderungen oder Richtlinien geändert haben, liegen in der Regel bereits Daten vor, die Sie in das neue Programm (Betriebsdatenerfassung etc.) übernehmen müssen oder die das neue Programm an Maschinen oder andere Empfänger weitergeben soll. Dieser Im- und Export klappt nur, wenn die Daten in einem bestimmten, der Software bekanntem Format, vorliegen. Wichtig sind aber nicht nur Schnittstellen für Im- und Export innerhalb des Unternehmens, sondern auch solche für den Datenaustausch mit anderen. Wird z.B. die DATANORM- oder GAEB-Schnittstelle angeboten, werden die branchenspezifischen Normen und Richtlinien berücksichtigt? Listen Sie Ihren Bedarf an Schnittstellen, die Datenformate und die für Sie wichtigen Normen und Richtlinien möglichst komplett auf und klären Sie, ob die Software alle Anforderungen daran erfüllt.
5. Es folgt die Marktrecherche.
Sie haben Ihr Team und das Lastenheft zusammengestellt, wissen jetzt genau was Sie eigentlich wollen und sind nun auf der Suche. Sie haben dabei unterschiedliche Möglichkeiten auf die Sie zurückgreifen können. Messebesuche bieten die Gelegenheit sich bei unterschiedlichen Anbietern einen Überblick bzw. einen Einblick zu verschaffen. Immer wieder bieten auch Fachzeitschriften Marktstudien an. Solche Marktübersichten für Software gibt es natürlich auch online. Geben Sie z.B. “Marktübersicht Software und dann ein Stichwort für Ihre Branche oder Betriebszweig” in das Suchfeld Ihres Browsers ein. Alternativ könnten Sie externe Unterstützung durch einen Softwareberater oder eine Consultingfirma in Anspruch nehmen. Dann sollten Sie allerdings darauf achten, dass der Berater fachlich für den gewünschten Bereich qualifiziert ist und herstellerneutrale Empfehlungen für Software abgibt.
6. Legen Sie für Anbietergespräche und Präsentationen einen einheitlichen Rahmen fest!
Um die einzelnen Anbieter besser vergleichen zu können, geben Sie am besten eine einheitliche Struktur mit Fragen und ein zeitlichen Rahmen vor. Das gestaltet die Präsentationen effizienter und Sie können die Anbieter nach den Gesprächen gut miteinander vergleichen. Planen Sie dabei aber auch Zeit für das Hinterfragen der wichtigsten Punkten ein. So können Sie die Stärken und Schwächen der Anbieter besser erkennen.
7. Setzen Sie sich einen realistischen Zeitrahmen!
Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die für die Erstellung des Lastenheftes, den Auswahlprozess, die Anschaffung, ggfs. Anpassung und Einführung und Einarbeitung der Software nötig ist. Natürlich ist der benötigte Zeitrahmen abhängig von der Art der Software und des Umfangs. Zeit gewinnen Sie nicht, indem Sie die Erstellung des Lastenheftes überspringen. Ganz im Gegenteil, je genauer Sie sich vorher im Klaren sind, was die Software können soll und wie sie eingesetzt wird, desto schneller gelingt später die Implementierung. Bedenken Sie auch, dass Anbieter in aktuellen Projekten stecken und Kapazitäten für die Softwareinstallation oder evtl. Migration nicht unmittelbar zur Verfügung stehen. Planen Sie hier Vorlaufzeiten ein.
8. Achten Sie auf die Dokumentation!
Die Software-Dokumentation sollte nicht nur aus einem Benutzerhandbuch bestehen. Üblicherweise erhalten Sie Handbücher oder Online-Dokumentationen, wenn die Software installiert ist. Sie sollten zudem eine Installationsdokumentation erhalten. Diese enthält normalerweise die Beschreibung der erforderlichen Hardware und listet mögliche Betriebssysteme, Standardbibliotheken oder Laufzeitsysteme auf. Außerdem sollte nicht nur die Installation dokumentiert sein, sondern es sollten auch Update -Hinweise und De-Installationsanweisungen aufgeführt sein. Lassen Sie sich auch eine Datendokumentation aushändigen, die Datentypen und -formate, Import- und Exportschnittstellen angibt.
9. Backup sollte kein Fremdwort sein!
Überprüfen Sie im Vorfeld der Softwareeinführung, wie umfangreich die Sicherung Ihrer aktuellen Dateien ist. Sie sollten auf jeden Fall eine aktuelle Version Ihrer “Altdaten” vorliegen haben, bevor eine neue Software aktiv geschaltet wird. Fragen Sie den Anbieter, welchen Backup-Mechanismus (Volldatensicherung, Inkrementell oder Differentiell) und welche Speichermedien Sie für das neue System benötigen. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, ob Ihre Daten im eigenen Netzwerk oder in der Cloud gesichert werden können. Dies ist auch der geeignete Zeitpunkt um das IT-Sicherheitskonzept zu überprüfen. Kann die Wiederherstellung von Daten ohne Datenverlust im Betrieb durchgeführt werden?
10. Wie ist der Support?
Je komplexer und umfangreicher eine Software ist, umso notwendiger ist auch der Support des Anbieters. Hierfür sind eigene Support-Systeme zweckmäßig. Fragen Sie den Anbieter, welche Support-Systeme zur Verfügung stehen. Gibt es beispielsweise ein 24h Online-Support. Gibt es Live-Support (per Chat-System) zu den üblichen Arbeitszeiten?
Der Support kann sich dabei von der Beantwortung einer einfachen Frage, bis hin zur Lösung komplexer Problemstellungen oder dem direkten Zugriff durch den Anbieter auf Ihr System erstrecken. Wichtig ist hierbei, dass kompetente Support-Mitarbeiter seitens des Anbieters zur Verfügung stehen. Schnelle Hilfe kann für einen reibungslosen Betriebsablauf entscheidend sein.
Autor:
Dr. Ute Burghardi