Digitale Transformation für den Mittelstand

Digitale Transformation beschreibt den tiefgreifenden Wandel von Geschäftsmodellen, Prozessen und der Unternehmenskultur durch den Einsatz digitaler Technologien. Sie ist mehr als Digitalisierung – sie bedeutet, Geschäftsabläufe neu zu denken. Ursachen für diese Entwicklung sind technologische Innovationen, dynamische Kundenanforderungen und ein immer schnellerer Markt- und Wettbewerbswandel.

Digitale Transformation mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Gerade der Mittelstand steht vor der Herausforderung, mit modernen IT-Lösungen seine Prozesse zu digitalisieren und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Hierbei spielt die ERP-Software eine Schlüsselrolle, da sie Prozesse zentralisiert, automatisiert und integriert. Cloud-Technologien, Mobile-Apps und KI-gestützte Tools schaffen neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Die digitale Transformation betrifft alle Bereiche: von Vertrieb, Einkauf und Lager über Produktion bis zur Finanzbuchhaltung. Besonders wichtig ist dabei die Integration neuer Technologien wie MDE im Lager, E-Rechnung oder digitale Workflows, um Effizienz und Kundenzufriedenheit zu steigern.

Triebkräfte des Digitalen Wandels im Mittelstand

Definitionen: Digitalisierung bezeichnet die Umwandlung analoger Prozesse in digitale Formate. Digitale Transformation geht jedoch weiter – sie beschreibt die umfassende Neugestaltung von Geschäftsmodellen, Prozessen und Unternehmenskultur durch digitale Technologien.

Ursachen für den Wandel: Studien zeigen, dass der Mittelstand zunehmend unter Druck steht, sich anzupassen.

• Verändertes Kundenverhalten: Kunden erwarten schnelle, digitale Services, schnelle Lieferzeiten und reibungslose Bestellprozesse, beispielsweise über Onlineshops mit Echtzeitverfügbarkeit– von B2C bis B2B.
• Trend zu Kleinstmengen: Durch B2C-Bestellungen steigt die Nachfrage nach kleinen, häufigen Lieferungen, was effiziente Logistikprozesse erfordert.
• Lieferantenanforderungen: Digitale Schnittstellen und automatisierte Prozesse entlang der Supply Chain sind zur Standarderwartung geworden.
• Gesetzliche Vorgaben: Richtlinien wie die E-Rechnungspflicht oder gesetzliche Anforderungen zur digitalen Archivierung zwingen Unternehmen zur Umstellung.
• Technologische Entwicklungen: Fortschritte wie KI-Unterstützung durch LLM (Large Language Models) optimieren Prozesse, etwa durch automatisierte Kundenkommunikation und intelligente Datenauswertungen.

Erkenntnisse aus Studien: Laut einer Bitkom-Umfrage haben 80 % der mittelständischen Unternehmen digitale Projekte gestartet, doch nur 30 % setzen konsequent auf digitale Geschäftsmodelle.

Besonders im Bereich ERP-Software gibt es Nachholbedarf. Studien belegen, dass Unternehmen mit einer modernen ERP-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central durch integrierte Prozesse, digitale Workflows und Automatisierungen schneller auf Marktveränderungen reagieren und sich Wettbewerbsvorteile sichern.

Digitale Transformation: Typische Ziele der Unternehmen

Unternehmen verfolgen mit der digitalen Transformation vor allem das Ziel, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, Prozesse zu optimieren und neue Geschäftsmodelle zu erschließen.

• Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz von ERP-Software wie Microsoft Dynamics 365 Business Central werden Prozesse automatisiert und Workflows digitalisiert. Beispiele sind die Einführung von E-Rechnungen, digitale Workflows im Bestellwesen oder automatisierte Buchungen.
• Bessere Kundenorientierung: Personalisierte Angebote, schnellerer Service und nahtlose Bestellprozesse über Onlineshops erfüllen die steigenden Erwartungen moderner Kunden.
• Optimierte Lieferketten: Mit Echtzeit-Daten in der Supply Chain können Lieferungen effizienter geplant und der Trend zu Kleinstmengen im Versand besser bewältigt werden.
• Datenbasierte Entscheidungen: Durch den Einsatz von KI-Unterstützung durch LLM (Large Language Models) und integrierten Analyse-Tools werden bessere Prognosen erstellt.
• Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit: Cloud-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bieten flexible Erweiterbarkeit, z. B. durch Extensions.

Die Digitale Transformation zielt somit nicht nur auf Prozessverbesserungen ab, sondern auch auf langfristige Innovationskraft und nachhaltiges Wachstum.

Digitale Transformation: Zukünftige Trends

Die digitale Transformation entwickelt sich kontinuierlich weiter. Hier sind wichtige Trends, die den Mittelstand in den kommenden Jahren prägen werden.

• Künstliche Intelligenz (KI) und LLM (Large Language Models): Unternehmen setzen verstärkt auf KI-gestützte Tools, wie Microsoft Copilot, um Prozesse zu automatisieren, Kundenanfragen effizient zu beantworten und Datenanalysen zu optimieren.
• Hyperautomatisierung: Durch die Kombination von ERP-Software, RPA (Robotic Process Automation) und digitalen Workflows werden Prozesse vollständig automatisiert – von der Auftragsabwicklung bis zur Buchhaltung.
• Erweiterte Cloud-Integration: Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, um standortunabhängig, skalierbar und sicher zu arbeiten.
• Nachhaltigkeit durch Digitalisierung: Umweltfreundliche Prozesse, papierlose Workflows und digitale Rechnungsstellung tragen zur Nachhaltigkeit bei.
• B2C-getriebene Innovationen: Trends wie Same-Day-Delivery, Kleinstmengenversand und personalisierte Kundenkommunikation werden aus dem B2C-Bereich auf B2B-Prozesse übertragen.

Diese Trends verdeutlichen, dass moderne ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central eine Schlüsselrolle in der zukünftigen Digitalisierungsstrategie spielen.

Digitale Transformation: ERP-Software ist zentral für den Mittelstand

ERP-Software, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, bildet das Herzstück der digitalen Transformation. Sie vernetzt Geschäftsprozesse, automatisiert Abläufe und schafft die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen. Besonders im Mittelstand entstehen neue Anforderungen, die ERP-Lösungen effizient abdecken.

• Onlineshops & Fulfillment: Die Integration von ERP-Systemen ermöglicht eine Echtzeit-Synchronisation von Bestellungen, Lagerbeständen und Versandprozessen.
• Supply Chain & Lieferkette: Das Supply Chain Management wird durch automatisierte Prozesse und Echtzeit-Tracking optimiert.
• Versandlösung & Rücknahmen: ERP-gestützte Prozesse vereinfachen Versandetiketten, Tracking sowie Retourenmanagement.
• Lagerprozesse: Mobile Datenerfassung (MDE) und digitale Workflows beschleunigen Kommissionierung und Wareneingänge.
• E-Rechnung & Workflows: Digitale Rechnungsprozesse sparen Zeit und erfüllen gesetzliche Vorgaben.
• Anpassbarkeit & Individualisierung: Erweiterbare Module und Extensions ermöglichen eine flexible Reaktion auf Marktveränderungen.

Durch diese Integration steigert Microsoft Dynamics 365 Business Central die Effizienz, verbessert die Reaktionsfähigkeit und unterstützt Unternehmen, dynamische Marktanforderungen und gesetzliche Vorgaben schnell umzusetzen.

Digitale Transformation von Geschäftsprozessen mit ERP-Software – Praxisbeispiele anhand von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfassende ERP-Lösung, die durch ihre Cloud-Architektur, Browser-Technologie und mobilen Apps für Smartphones und Tablets alle Geschäftsprozesse digitalisiert und vernetzt.

E-Commerce und Zahlungsverkehr

Onlineshops, sei es Shopify oder individuell per API, sind nahtlos angebunden. Bestellungen werden automatisch ins ERP übernommen, Zahlungen geprüft und Rechnungen über digitale Workflows erstellt.

Lagerlogistik und Fulfillment

Im Lager unterstützen MDE-Geräte die Kommissionierung. Etiketten für den Versand werden automatisch erstellt, inklusive Datenübergabe an Versanddienstleister. Der gesamte Verpackungsprozess wird digital dokumentiert. Retouren werden über digitale Workflows und das integrierte DMS (Dokumentenmanagementsystem) verwaltet.

Supply Chain und Lieferkette

Dank Echtzeit-Tracking und automatisierten Workflows wird die gesamte Lieferkette optimiert. Besonders der Trend zu Kleinstmengen im B2C-Bereich lässt sich effizient bewältigen.

E-Rechnung und Digitale Archivierung

Rechnungen werden automatisch erstellt, als E-Rechnung versendet und rechtssicher digital archiviert. Alle Prozesse erfolgen in der Cloud und sind jederzeit über den Browser abrufbar.

Analyse und KI-Unterstützung

Integrierte Datenanalysen ermöglichen Auswertungen in Echtzeit, beispielsweise über Pivot-Reports. KI-gestützte Funktionen durch Copilot helfen bei Prognosen und automatisierten Empfehlungen.

Flexibilität und Zukunftssicherheit

Alle Elemente der Benutzeroberfläche können mit der Personalisieren-Funktion für Mitarbeiter und Gruppenprofile einfach individuell angeordnet werden. Datenmodell, Bildschirmseiten und Funktionen werden durch Extensions, mit Standard-Addons, branchenspezifischen ISV-Lösungen oder kundenindividuelle Anpassungen erweitert. Durch die Extension-Technologie sind auch kundenindividuelle Erweiterungen updatefähig und bleiben bei Updates erhalten. Regelmäßige Updates bieten Verbesserungen und neue Features und werden automatisiert eingespielt, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Microsoft Dynamics 365 Business Central zeigt damit, wie digitale Transformation Prozesse optimiert, Daten intelligent verknüpft und Unternehmen fit für den schnellen Wandel macht.

Digitale Transformation: Vorteile für den Mittelstand

• Prozessoptimierung: Durch digitale Workflows, automatisierte Rechnungsverarbeitung (E-Rechnung) und integrierte Versandlösungen werden Abläufe beschleunigt und Fehlerquellen reduziert.
• Höhere Flexibilität: Cloud-ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglichen den Zugriff auf Unternehmensdaten jederzeit und von überall – per Browser, Smartphone oder Tablet-App.
• Bessere Entscheidungen: Echtzeit-Datenanalysen und KI-gestützte Auswertungen durch CoPilot liefern wichtige Einblicke für eine fundierte Geschäftsstrategie.
• Kundenzufriedenheit: Verbesserte Prozesse im E-Commerce, schnelle Auftragsabwicklung und einfache Retouren steigern die Servicequalität.
• Zukunftssicherheit: Durch regelmäßige, automatisierte Updates und die Erweiterbarkeit über Extensions bleibt das System stets aktuell und anpassungsfähig.

Die digitale Transformation bietet mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile, um effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden.

Digitale Transformation: Herausforderungen für den Mittelstand

• Datenqualität: Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten behindern die Digitalisierung.
• Akzeptanz der Mitarbeiter: Widerstände gegen neue Prozesse und Technologien bremsen den Wandel.
• Komplexität der Integration: Die Anbindung bestehender Systeme, z. B. Onlineshops oder Versandlösungen, erfordert Erfahrung.
• Kosten und Ressourcen: Hohe Investitionen und fehlendes IT-Know-how stellen Hürden dar.
• Datensicherheit: Der Schutz sensibler Informationen muss gewährleistet werden.

Eine klare Strategie und erfahrene Partner wie ags helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Erfolgsfaktoren bei der digitalen Transformation für den Mittelstand

• Klare Zieldefinition: Messbare Ziele schaffen Orientierung und Fokus.
• Fachübergreifende Zusammenarbeit: IT, Fachabteilungen und Geschäftsführung arbeiten gemeinsam an der Umsetzung.
• Change-Management: Schulungen und Kommunikation fördern die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
• Flexible Technologien: Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bieten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit.
• Erfahrene Partner: Ein kompetenter Implementierungspartner begleitet den Prozess und unterstützt bei der Vermeidung typischer Fehler.

Diese Faktoren bilden das Fundament für eine nachhaltige und zukunftsorientierte digitale Transformation.

ags als Partner der digitalen Transformation für den Mittelstand

ags ist ein erfahrener Partner für mittelständische Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation. Mit über 25 Jahren Erfahrung bietet ags maßgeschneiderte Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Als zertifizierter Microsoft-Partner unterstützt ags bei der ERP Einführung und Integration von ERP-Systemen, Onlineshops, Versandlösungen und MDE-Technik im Lager. Besondere Stärken von ags sind:

• Individuelle Beratung: Workshops zur Analyse und Optimierung bestehender Prozesse.
• Praxisnahe Lösungen: Implementierung digitaler Workflows, E-Rechnungen und KI-gestützter Tools wie Copilot.
• Technische Kompetenz: Entwicklung maßgeschneiderter Extensions, Apps und API-Integrationen.
• Langfristige Begleitung: Support, Schulungen und regelmäßige Updates zur Sicherstellung eines zukunftssicheren Systems.

Mit ags profitieren Unternehmen von einer durchgängigen digitalen Prozesskette – von der Bestellung bis zur Auswertung – und schaffen die Basis für nachhaltiges Wachstum.

Ansprechpartner für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:

Richard Neuburg

ags andreas gruber software GmbH
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