Lahr, 15.06.2022 - Mit Begriffen wie „Digitaler Workflow“ und „Automatische Belegerkennung“ wird viel geworben, aber wie kann ich eine solche Anwendung tatsächlich effizienzsteigernd und gewinnbringend für mein Unternehmen umsetzen? Als Digitalisierungsexperte für Einzel- und Variantenfertiger - vor allem im Maschinen- und Anlagenbau - geben wir Ihnen mit diesem Beitrag einen ersten Überblick darüber was es zu beachten gilt, wenn Sie Ihren Rechnungs-workflow digitalisieren möchten.
Fokus auf drei Kriterien: Prozess, Sicherheit, Kosten
In erster Linie ist es für jedes Unternehmen mit Digitalisierungsplänen wichtig, die internen und externen Prozesse zu beleuchten, die von dem Vorhaben betroffen sind.
Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang folgende Fragen:
- Wie hoch ist unser Belegaufkommen?
- Welche Belegarten gibt es?
- Wie komplex sind die Belege, d.h. welche Informationen benötigen wir im ERP-System?
- Um welche Dateitypen handelt es sich und wie werden diese bereitgestellt?
- Wieviel Zeit nimmt die Bearbeitung in Anspruch?
Wenn diese Fragen bei ihnen geklärt sind und Sie sich für eine digitale Belegerkennung entscheiden, macht es Sinn zu prüfen, welche Möglichkeiten Ihre bestehenden Systeme bieten. SIVAS-Kunden können beispielsweise diesen Service mit einem Kontingent an Freibelegen sofort nutzen.
Heterogene Ausgangslage – branchenspezifische Lösung
Typisch für die meisten unserer Kunden im Maschinen- und Anlagenbau ist eine sehr heterogene Ausgangslage in Bezug auf den Digitalisierungsgrad, die Systeme, Dokumente und nicht zuletzt die involvierten Interessenvertreter.
Beim Entwickeln unseres Moduls haben wir uns auf genau diese Anforderungen konzentriert und eine Lösung speziell für mittelständische Maschinen- und Anlagenbauer erschaffen, die durch ihre tiefgreifende Integration in das ERP-System viel mehr als nur eine Blindverbuchung ermöglicht. Unser System liest die Formate PDF, ZUGFeRD und Xrechnung ein, sodass alle Lieferanten eingebunden werden können. Dank der hohen Erkennungsrate werden redundante, manuelle Tätigkeiten stark reduziert. Trotzdem fragen Sie sich wahrscheinlich, ob sich die Investition lohnt. Dazu die gute Nachricht: Es gibt Software zur automatischen Belegerkennung, die am Erfolg gemessen wird. Im Rahmen eines solchen Servicemodells (SaaS) wie z.B. in SIVAS.ERP bezahlen Sie nur das, was auch tatsächlich geleistet wird – ohne Invest oder Einmalkosten.
Wie sieht der Prozess genau aus?
Per E-Mail eingehende PDF-Anhänge werden extrahiert und vom Anwender für die Erkennung freigegeben. Eine alternative Möglichkeit ist ein Automatismus für eine sogenannte White List. Die Abholung erfolgt dabei in Zyklen, in der Regel nachts oder zusätzlich in der Mittagspause, je nach Arbeitsrhythmus der zuständigen Mitarbeiter. Beim Verarbeitungsprozess werden Pflichtfelder aus den Dokumenten ausgelesen und den vorhandenen ERP-Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) gegenübergestellt. Die Buchungen selbst führt der Anwender durch, unterstützt durch die Ampelfunktion und die Dokumentenvorschau der eingehenden Belege und Bestellungen aus dem ERP (siehe Maske). Bei Bedarf kann der Anwender ein erneutes Training des Belegs anfordern.
Unser Fazit nach unserem ersten Jahr mit dem Tool: Die Belegerkennung ist ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation, mit dem dank des geringen Einführungsrisikos und der hohen Anwenderakzeptanz schnelle Benefits möglich sind. Dennoch liegt unser Fokus auf der Optimierung des Gesamtprozesses, d.h. eine Integration der Folgeprozesse ist uns wichtiger als eine Fixierung auf eine Erkennungsrate von 100%.