Die Digitalisierung in Unternehmen hat Fahrt aufgenommen, stoppt aber häufig bei der Vertragsverwaltung, die vielerorts noch analog umgesetzt wird. Firmen verpassen nicht selten Kündigungsfristen, investieren Zeit in lästige Recherche und treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Informationen und Unwissenheit. Mit dem digitalen Vertragsmanagement schafft PROXESS Abhilfe. So muss der gesamte Bestand an Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen nicht mehr in mühevoller Handarbeit verwaltet werden. Das PROXESS Vertragsmanagement bündelt alle Dokumente in einem einheitlichen, zentralen System mit komfortablen Such- und Filterfunktionen – ist dabei aber weit mehr als eine digitalisierte Ablage.
Als Wecker für Auslauf- und Kündigungsfristen trägt die Lösung wesentlich zur Kostensenkung bei – ungewollte Vertragsverlängerungen sind Vergangenheit. Die Verantwortlichen werden auf Wunsch automatisch per E-Mail erinnert und gewarnt. So sind sie ganz ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Dank der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Mit wenigen Klicks erhalten sie Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.
Nicht nur, aber insbesondere bei Verträgen spielen die rechtssichere Archivierung und die Zugriffsregelung eine entscheidende Rolle. Es handelt sich nicht selten um sensible Daten oder vertrauliche Informationen. Entsprechend verfügt das PROXESS Vertragsmanagement über ein umfassendes Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren PROXESS Archiv digital abgespeichert.
Die Integration in ein persönliches MS Outlook-Postfach ist ebenfalls möglich. PROXESS vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen selbst bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.
Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Über Standardschnittstellen erfolgt die einfache Anbindung weiterer Drittsysteme.