Download Infografik - Tipps für die Auswahl einer HR-Software

In dieser Infografik zum Thema "Auswahl einer HR-Software" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Funktionen von HR-Software zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren Informationen unserer "Software-Tipps zur Auswahl betrieblicher Software" dar.

Tipps für die Auswahl einer HR-Software

Quick-Tipps für einen Vergleich

Analysieren Sie die bestehenden HR-Prozesse!

Sollen neue Prozesse eingeführt werden?

Eine Softwareeinführung bietet die Chance, bestehende Prozesse zu überprüfen und neue Strategien zu entwickeln bzw. Abläufe in Abteilungen auch neu zu gestalten. Nutzen Sie die Chance für diese Analyse der bestehenden Unternehmensprozesse in der Personalabteilung. Wählen Sie eine Software, die zu diesen Prozessen passt bzw. diese sinnvoll ändern oder ergänzen kann.

Wie umfangreich ist das Rechte- und Rollenmanagement?

Sind alle erforderlichen Rollen verfügbar?

Prüfen Sie, ob die HR-Software alle wesentlichen Rollen abbildet und deren Rechte entsprechend der Anforderungen gesteuert werden können. Achten Sie dabei auf Rollen für Mitarbeiter, HR und Führungskräfte, aber auch z. B. auf Rollen für Betriebsrat, Bewerber, Datenschutzbeauftragten.

Welche Schnittstellen umfasst das HR-System?

Können weitere Systeme angebunden werden?

Nicht jeder Anbieter von HR-Software hat alle gewünschten Module und Funktionen im Programm. Achten Sie bei der Auswahl der Personalmanagementsoftware daher auf das Schnittstellenkonzept! Können weitere System flexibel und bidirektional angebunden werden? Ist zum Beispiel eine Integration zu einem Learning Management System möglich? Kann die HR-Software mit Microsoft bzw. Google Kalender synchronisiert werden?

Denken Sie an die Datenmigration!

Können die bisherigen Personaldaten übernommen werden?

Achten Sie bei der Auswahl einer neuen HR-Software darauf, das Ihre bisherigen Personaldaten korrekt übernommen werden können. Können oder müssen die Daten an eine neue Struktur angepasst oder in ein neues Format gebracht werden? Stellen Sie gemeinsam mit dem Anbieter einen Plan für die Datenmigration auf und validieren Sie die Daten nach der erfolgten Migration. Denken Sie vor allem vor Beginn der Migration an eine Datensicherung!

Must have und nice to have?

Welches strategische HR-Ziel verfolgen Sie?

Erarbeiten Sie vor der Auswahl der Personalmanagementsoftware ein eindeutiges strategisches HR-Zielbild. Welche HR-Funktionen sind ein absolutes Muss und welche Features sind nice to have. Erarbeiten Sie einen Kriterienkatalog. Auf dieser Entscheidungsgrundlage können Sie festlegen, ob Sie Standardsoftware einführen können und ob Sie gegebenenfalls unternehmensspezifische Funktionen benötigen.

Prüfen Sie die Leistungsreviews!

Welche Vorlagen gibt es für Bewertungen?

Fragen Sie den Anbieter nach den Review-Prozessen. Wie lange dauert es, einen Review-Prozess zu erstellen? Umfasst die HR-Software Vorlagen für Bewertungen. Können diese an Ihre Anforderungen angepasst werden?

Gibt es eine Demoversion?

Können Sie die HR-Software testen?

Viele Anbieter bieten kostenlose Demoversionen an. Nutzen Sie diese Demoversion für einen Test das Funktionsumfangs der Lösung. Gleichzeitig sammeln Sie Erfahrung über die Benutzerfreundlichkeit der Software. Unter Umständen können Sie sogar den Import Ihrer Daten in einem gewissen Umfang testen.

Wie sieht die Update- bzw. Release-Planung aus?

Welche weiteren Entwicklungen stehen im Fokus des Anbieters?

Achten Sie auf die Release-Planung des HR-Software-Anbieters! Jeder Releasewechsel einer Software benötigt interne Ressourcen für das Testen. Denken Sie bei den Releases auch an evtl. Freigaben von Betriebsrat bzw. Datenschutz. Vor der Auswahl sollten Sie sich die Frage nach der generellen HR-IT-Architektur in Ihrem Unternehmen stellen. Wie viele Softwareanbieter können und wollen Sie in Bezug auf das Lizenz- und Releasemanagement verwalten?

Bietet die HR-Software ein Lern- bzw. Fortbildungsmanagement?

Denken Sie an die Personalentwicklung!

Prüfen Sie, ob mit dem Personalentwicklungsmodul auch das Fortbildungsprogramm und dessen -maßnahmen zu planen sind. Achten Sie unter anderem darauf, das auch allgemeine Daten ihrer Teilnehmer und Dozenten inklusive Kosten, Arbeitszeiten und so weiter zu verwalten sind.

Umfasst die HR-Software Employee- und Management Self-Services?

Self-Services entlasten die Personalabteilung!

Employee-Self-Services und Management Self-Services können die administrativen Aufwände in der Personalabteilung erheblich reduzieren. Self-Services stärken die Eigenverantwortung von Mitarbeitern und steigern zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Umfasst die HR-Software ein Talentmanagement?

Setzen Sie auf die zielgerichtete Förderung von Mitarbeitern!

Ein nachhaltiges Talentmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Personalmanagements. Potenzial der Mitarbeiter zu erkennen und gezielt zu fördern und damit auch an das Unternehmen zu binden, ist in Zeiten des Fachkräftemangels äußerst wichtig.

Welche HR-Analysen bietet die Software?

Profitieren Sie von einer vorausschauenden Personalplanung!

HR Analysen können weit über das bisherige Personalcontrolling hinausgehen. Vor allem als größeres Unternehmen profitieren Sie von HR-Analysen. Belegschaftsstrukturen können ausgewertet werden, um sie gezielt an zukünftige Anforderungen anzupassen. Qualitative als auch quantitative Daten zur Personalstruktur sollten dabei berücksichtigt werden können. Beachten Sie dabei das bestimmte Auswertungen u. U. der Mitbestimmungspflicht unterliegen.

Achten Sie auf Datensicherheit und Datenschutz!

Ist die HR-Software DSGVO-konform?

Da die Software personenbezogene Daten verarbeitet, sollten Sie auf die größtmögliche Datensicherheit und den Datenschutz achten. Ist die Software DSGVO-konform? Wollen Sie eine Cloud-HR-Software nutzen, sollten Sie auch auf verschlüsselte Übertragung achten. Liegen Zertifizierungen vor? Ist der Serverstandort in Deutschland oder zumindest der EU?

Ist die HR-Software modular aufgebaut?

Kann die Software leicht angepasst werden?

Ist die Software modular aufgebaut, kann die Software pro Modul eingeführt werden. Prüfen Sie, ob sich die Software durch Parametrisierung einfach an Ihre Prozesse anpassen lässt. Ändern sich Ihre HR-Prozesse in der Zukunft, sollte durch Anpassung der Parameter oder durch den Einsatz weiterer Module eine Anpassung an diese veränderten Prozesse möglich sein.

Wie mobil ist die HR-Software?

Werden Apps angeboten?

Achten Sie auf die Mobiltauglichkeit der HR-Software! Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, aktuelle Infos und vieles mehr sollten möglichst einfach und komfortabel per App von Mitarbeitern aufgerufen werden können. Auch für HR-Software gilt mittlerweile, das sie mobil einsetzbar sein sollte. Je flexibler (mobiler) die Software gestaltet ist, desto weniger stationärer Aufwand entsteht in der Personalabteilung.

Umfasst die HR-Software ein Onboarding Modul?

Gibt es das Onboarding Modul als App?

Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern geht schneller und ist effizienter, wenn es digital begleitet wird. Onboarding Funktionen sind daher von Vorteil. Das systematische Einführen eines neuen Arbeitskollegen in seinen Arbeits- und Einsatzbereich kann ein digitaler Einarbeitungsplan z.B. per App unterstützen. Der neue Mitarbeiter kann per App dann alle wichtigen Informationen über das Smartphone aufrufen.

Umfasst die Software ein Personalportal?

Kann das Portal an das Corporate Design angepasst werden?

Klären Sie, ob die HR-Software ein Personalportal umfasst und ob dies an Ihr Corporate Design angepasst werden kann. Können beispielsweise Organigramm, Telefonverzeichnis, gemeinsame Kalender, Newsletter oder Infos für Mitarbeiter einfach verwaltet und in einem für die Mitarbeiter vertrauten Layout präsentiert werden?

Achten Sie auf die Seriosität des Softwareanbieters!

Welche Referenzen weist der Anbieter auf?

Da die HR-Software sensible, personenbezogene Daten verarbeitet, sollten Sie einen Softwareanbieter aussuchen, der am Markt bekannt ist und mit dessen Software bereits erfolgreich Projekte umgesetzt worden. Fragen Sie nach, welche Referenzen im HR-Bereich vorliegen und ob der Anbieter eine langfristige Strategie verfolgt.

Wie verläuft die Kommunikation mit dem Anbieter?

Ist der Austausch partnerschaftlich und erfüllt er Ihre Erwartungen?

Die Implementierung von HR-Software ist umfangreich. Es ist daher wichtig, dass Sie sich mit dem Anbieter auf Augenhöhe partnerschaftlich, offen und transparent austauschen können. Wichtig ist auch, dass Sie die Fachsprache des Anbieters verstehen und sprechen.

Wie ist der Support des Anbieters?

Fragen Sie nach den SLA-Zeiten?

Fragen Sie nach, wie die Support Zeiten aussehen. Bietet der Anbieter flexible Zeiten an? Wünschenswert sind Anwenderschulungen nach der Implementierung der Software bzw. schon zu Beginn des Projekts. Gibt es einen ganztägigen telefonischen Support bzw. ein Online-Portal mit Ticketsystem? Bei Fragen des Supports sollten Sie keine Kompromisse eingehen, denn Notfälle oder Probleme bei Funktionen wie z.B. der Lohn- und Gehaltsabrechnung können schnell zu Unmut im Unternehmen führen.

Software für Personalmanagement - HR Software

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet stetig voran. Ein wichtiger Bereich bei der Digitalisierung ist das Personalmanagement. Moderne HR Software entlastet die Administration und sorgt für effiziente Workflows. Software für das Personalmanagement setzt in der Regel auf eine gemeinsame HR-Datenbank und die sichere Speicherung von Personaldaten unter Einhaltung des Datenschutzes. Zu den Trends bei der HR-Software gehören neben dem Cloud-Computing und dem mobilen Zugriff unter anderem die Integration von KI in die Bewerberauswahl (Recruiting) und das digitale Onboarding. Weitere Schwerpunkte werden zudem auf das Talentmanagement, das Wissensmanagement bzw. Lernmanagement und Personal (Employee) Self Services gelegt.

Wichtige Bausteine und Funktionen

Recruiting

Bewerbermanagement

Onboarding

Digitale Personalakte

Personalportal

Personaleinsatzplanung

Zeitwirtschaft

Urlaubsplanung

Talentmanagement,

Leistungsmanagement

Lernmanagement

Payroll

Typische weitere Module und ergänzende Funktionen

Skill Management

Reisekostenmanagement

Applicant Tracking Systeme

Mitarbeitergespräche

Compliance Management

Arbeitszeugnis

Software-Recherche

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Nutzen Sie für Ihre Recherche Marktübersichten wie z.B. www.softguide.de. Falls die Recherche nach der passenden Software zu viel Ihrer Zeit beansprucht, übermitteln Sie uns Ihre Anforderungen und wir recherchieren kostenlos und unverbindlich für Sie!

SoftGuide GmbH & Co. KG

Am Gänsekamp 10

DE-38446 Wolfsburg

Internet: https://www.softguide.de

E-Mail: service@softguide.de

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Quelle: SoftGuide

Betriebliche Anwendungsbereiche

Branchenspezifische Software

Standard- und Systemsoftware

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Recruiting

Bewerbermanagement

Onboarding

Digitale Personalakte

Personalportal

Personaleinsatzplanung

Zeitwirtschaft

Urlaubsplanung

Talentmanagement,

Leistungsmanagement

Lernmanagement

Payroll

Skill Management

Reisekostenmanagement

Applicant Tracking Systeme

Mitarbeitergespräche

Compliance Management

Arbeitszeugnis