In dieser Infografik zum Thema "Software für die Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Funktionen von RPA Tools zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren Informationen unserer "Software-Tipps zur Auswahl betrieblicher Software" dar.
Tipps für die Auswahl
von RPA Tools
Quick-Tipps für einen Vergleich
Wie erfolgt die Prozessfindung?
Ist manuelles Eingreifen nötig?
Achten Sie bei der Auswahl eines RPA-Tools darauf, wie die Software Prozessschritte und Prozesskomponenten erkennt und definiert! Gibt es die Option, Benutzeraktionen aufzuzeichnen und zu analysieren und dann maschinelles Lernen einzusetzen, um Prozessregeln festzulegen? Müssen einzelne Schritte manuell ausgeführt werden? Umfasst die Software ein Tool zur Bewertung digitaler Prozesse, um das Nutzerverhalten zu bewerten und die passenden Prozesse für die Automatisierung zu identifizieren.
Wie einfach ist das Einrichten der Bots?
Wie viel Programmierarbeit ist notwendig?
Schauen Sie sich die Tool-Sets der verschiedenen RPA-Anbieter an. Wie ist das Designstudio für Bots aufgebaut? Gibt es eine einfache Möglichkeit, RPA-Workflows auf der Basis von erkannten Aufgaben einzurichten? Wie groß ist der Umfang der zu leistenden Programmierarbeit? Gibt es Low-Code- oder No-Code-Funktionen? Wird der Entwurfsablauf durch Bot-Bibliotheken unterstützt, die für gängige Prozesstypen bereits einsatzbereite Funktionen bieten? Von der Wahl des passenden RPA-Tools hängt auch ab, wie viel Personal Sie für die Entwicklung und Bereitstellung der Bots benötigen.
Wie gut funktioniert die Bot Wartung und Verwaltung?
Stichwort: Bot-Kontrollzentrum
Bei der Auswahl der RPA-Plattform sollten Sie auf ein intelligentes Befehls- und Kontrollzentrum für Bots achten, von dem aus Sie die technische und funktionale Leistung der Bots überwachen und steuern können. Das Zentrum sollte Ihre Experten automatisch alarmieren, wenn Probleme auftreten. Die funktionale Leistung sollte von den Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse diktiert werden, die sicherstellen sollten, dass jeder Bot die Aufgaben erledigt, die er erledigen soll und dass das Unternehmen den maximalen Automatisierungsgrad des Bots für einen bestimmten Prozess erhält.
Ist das RPA Tool gut bedienbar?
Wie sieht es mit der Usability aus?
Wählen Sie das RPA Tool auch nach der Bedienbarkeit aus. Es sollte einfach zu bedienen und flexibel genug sein, um grundlegende Automatisierungsprozesse zu unterstützen. Gleichzeitig sollte für das Tool nur wenig Schulung erforderlich sein. Es sollte benutzerfreundlich und leicht zu steuern sein. Gibt es beispielsweise Personas für unterschiedliche Benutzergruppen? Administratoren könnten dann z.B. alle Programmierfunktionen zur Verfügung haben, während Unternehmensanalysten ohne Programmierkenntnisse das Tool ebenfalls nutzen können. Das Tool sollte u.a. Benachrichtigungen über anstehende Aktionen, ROI-Dashboards und verschiedene andere Überwachungs- und Kontrollmechanismen für die unterschiedlichen Personas bieten.
Einfache Skalierung bei steigenden Workloads!
Stichwort: Robot-as-a-Service (RaaS)
Die generelle Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil von RPA Tools. Bei der Auswahl eines Tools sollten Sie nicht nur die Anzahl der Instanzen eines Prozesses berücksichtigen oder an die mögliche Erweiterung des Anwendungsbereiches denken. Auch die Robotik-Kenntnisse, die in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, spielen eine Rolle bei der Auswahl. Ist das Wissen über Robotik in Ihrem Unternehmen eher begrenzt, eignen sich unter Umständen Robotic-as-a-Service (RaaS) Lösungen für den schnellen und einfachen Einstieg in die Automatisierung. RaaS senkt insbesondere für kleinere Unternehmen die Einstiegshürde, um RPA Lösungen zu testen und zu erproben.
Jede Regel hat eine Ausnahme!
Welche Techniken für Ausnahmebehandlung gibt es?
Das RPA-Tool Ihrer Wahl sollte über ein gut durchdachtes Verfahren zur Behandlung von Ausnahmen verfügen. Fehler sollten während der Automatisierung schnell erkannt werden. Sollten die festgestellten Fehler keine menschliche Aufmerksamkeit erfordern, sollten diese Fehler automatisch behandelt werden können. Sind Ihre Prozesse fehleranfällig, ist es daher ratsam, ein RPA-Tool mit guten Techniken zur Behandlung von Ausnahmen zu wählen.
Achten Sie auf technische Merkmale!
Stichwort: Sicherheit!
Die Software-Roboter werden unter Umständen mit persönlichen Daten umgehen. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines RPA-Tools auf die Sicherheitsfeatures des Tools achten. Wie werden Datenschutzprobleme, vertrauliche Daten usw. behandelt? Das RPA Tool sollte komplett in die Sicherheitsstrategie Ihres Unternehmens eingebunden werden können.
Ein zuverlässiger Anbieter ist wichtig!
Wie ist der Support?
Haben Sie technisch versierte Mitarbeiter, die RPA-Bots selbst programmieren können? Benötigen Sie Unterstützung durch den Anbieter des RPA Tools? Achten Sie bei der Auswahl eines RPA Tools nicht nur auf die Software selbst, sondern auch auf den Anbieter-Support. Eine zuverlässige und reibungslose Unterstützung ist wichtig bei der Automatisierung von Prozessen im Unternehmen. Hierbei zählt nicht nur der Support bei der Einführung und bei Problemen, sondern auch das Angebot an Schulungen.
Ist eine leichte Einbindung in Ihre Systeme möglich?
Stichwort: Implementierung!
Achten Sie bei der Auswahl des RPA Tools auf die Integrationsfähigkeit mit den bestehenden Systemen. Eine einfache Integration ist wichtig, um längere Ausfallzeiten zu vermeiden und einen möglichst reibungslosen Übergang zur Automatisierung zu ermöglichen. Zusätzlicher Tipp für die Einbindung: Starten Sie nicht nur small, sondern eher micro! Automatisieren Sie zunächst einfache, einzelne Prozesse, die nicht viel Zeit benötigen.
Tools zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA)
Die Automatisierung von Prozessen schreitet voran. Unternehmen setzen für die Automatisierung von Prozessen immer häufiger robotergestützte Prozessautomatisierungswerkzeuge ein, die sie dabei unterstützen sollen, die Produktivität zu optimieren. Mithilfe der RPA Tools werden Softwareroboter erzeugt. RPA Tools sind am Markt zahlreich vorhanden. Der Aufbau und die Struktur eines solchen RPA Tools legt die optimale Nutzung fest. Der Funktionsumfang eines RPA kann dabei sehr vielfältig und umfassend sein.
Es gibt verschiedene Arten der Automatisierung durch RPA Tools. Roboter können nicht-assistiert (unattended) auf virtuellen Maschinen ausgeführt werden. Hierbei bearbeiten die Software-Roboter Geschäftsprozesse nach einem festgelegten Zeitplan ohne menschliche Einwirkung. RPA Bots können als assistierte Automatisierung (attended) auf Benutzer-Desktops ausgeführt werden. Hier wird der Bot durch den Mitarbeiter gestartet und gesteuert. Typische Beispiele hierfür finden sich im Service Desk oder Helpdesk.
Es gibt verschiedene Arten der Automatisierung durch RPA Tools. Roboter können nicht-assistiert (unattended) auf virtuellen Maschinen ausgeführt werden. Hierbei bearbeiten die Software-Roboter Geschäftsprozesse nach einem festgelegten Zeitplan ohne menschliche Einwirkung. RPA Bots können als assistierte Automatisierung (attended) auf Benutzer-Desktops ausgeführt werden. Hier wird der Bot durch den Mitarbeiter gestartet und gesteuert. Typische Beispiele hierfür finden sich im Service Desk oder Helpdesk.
Wichtige Bausteine und Funktionen
Identifizierung von Prozessen
Automatisierungs-Workflows
Separate Arbeitsumgebungen
Benutzerberechtigungen und Rollen
Entwurf Prozessaufzeichnungen
Fehlerbeseitigung
Dashboard für Management und Überwachung
Planung der Roboter
Start der Roboter
Verwaltung der Roboter
Regelbasierte Ausnahmebehandlung
Protokolle / Logfiles
Software-Recherche
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Quelle: SoftGuide