In dieser Infografik zum Thema "Auswahl einer Workflow Software" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Funktionen von Workflow Software zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren Informationen unserer "Software-Tipps zur Auswahl betrieblicher Software" dar.
Tipps für die Auswahl einer
Workflow Software
Quick-Tipps für einen Vergleich
Gibt es ein Workflow Dashboard?
Ist das Dashboard übersichtlich gestaltet?
Ein Workflow Dashboard bietet eine umfassende Übersicht über sämtliche aktiven, beendeten, überfälligen, abgebrochenen und gesamten Workflows. Gibt es beispielsweise farbliche Unterscheidungen je nach Dringlichkeit der Tasks, die zu bearbeiten sind? Werden die Informationen übersichtlich z.B. in Form von
Tabellen oder Diagrammen angezeigt?
Bietet die Workflow Software ein Versionsmanagement?
Können Sie zwischen den Versionen wechseln?
Mit der Workflow-Versionierung können Sie mehrere Versionen Workflows ablegen. Bestimmte Versionen können dann genutzt werden, während andere Versionen getestet werden können. Nach erfolgter Testung kann diese Version dann implementiert werden. Kann diese Implementierung einfach und unkompliziert per Klick erfolgen?
Können Workflows ohne Code programmiert werden?
Gibt es einen WYSIWYG-Workflow-Designer?
Achten Sie bei der Auswahl der Workflow Software darauf, ob es einen einfach zu bedienenden Workflow Designer gibt! Basiert dieser Designer auf grafischen Elementen? Es ist ein deutlicher Vorteil, wenn ein Workflow ohne Codeprogrammierung erstellt werden kann. Klären Sie auch, ob der Workflow-Designer bzw. der Editor es ermöglicht, bei Bedarf einem Prozess einen weiteren Zweig mit zusätzlichen Aufgaben hinzuzufügen.
Wie ist die Benutzerrechtevergabe der Software geregelt?
Werden die Nutzerrechte übersichtlich dargestellt?
Prüfen Sie bei der Auswahl eines Workflow Management Systems, wie die Rechtevergabe für die Nutzer geregelt ist. Können Sie festlegen, was jeder Benutzer sehen und bearbeiten kann? Haben Änderungen an den Benutzerrechten eines Workflows Auswirkungen auf die Ausführung? Beachten Sie das Workflows vertrauliche Informationen enthalten können, die nicht für alle Benutzer oder Anwendergruppen freigegeben werden sollten.
Bietet das Workflow Management System einen Formulareditor?
Konfigurierbare Formulare für Workflows sind wichtig!
Umfasst das Workflow Management System einen Formulargenerator oder Formulareditor? Insbesondere grafische Formulareditoren erlauben die einfache und komfortable Erstellung, die dann die jeweils relevanten Daten für den Workflow erheben können. Prüfen Sie, ob sich die grafische Benutzeroberfläche des Formulareditors per Drag & Drop bedienen lässt?
Workflow Management Systeme
Ein Workflow Management System soll Organisationen unterstützen, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Ein Workflow Management System ist in der Regel cloudbasiert. Es setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Ein Workflow Designer sollte möglichst per Drag & Drop und ohne Programmierung genutzt werden können. Das System stellt oft auch vordefinierte Vorlagen für Prozesse zur Verfügung. Die Aufgabe des Systems besteht zudem in der Ausführung und Überwachung der definierten Prozesse. Workflow Software ist in der Regel eng mit dem Business Process Management verknüpft und wir unter anderem im Bereich HR, im Dokumentenmanagement und im Projektmanagement eingesetzt.
Wichtige Bausteine und Funktionen
Workflowdesigner
Formulardesigner
Workflow Überwachung
Zeitsteuerung
BPMN Workflows
Benachrichtigungssystem
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Rechte- und Rollenmanagement
Dashboard
Typische weitere Module und ergänzende Funktionen
Kontrolle der Aufgaben mittels Ampelsystem
Vorlagen für typische Prozesse
Definieren und Zuweisen von Aufgaben für Kollegen
Webbasierter Zugriff ohne Desktop-Installation
Teamwebsites
Paralleler Ablauf von Teilprozessen
Standardisierte Schnittstellen
Aufgabenmanagement
Compliance-Verfolgung
Software-Recherche
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Quelle: SoftGuide