In dieser Infografik zum Thema "EDI Software" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Funktionen von EDI Software zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren Informationen unserer "Software-Tipps zur Auswahl betrieblicher Software" dar.
Tipps für die Auswahl von
EDI Software
Quick-Tipps für einen Vergleich
Was ist EDI Software
EDI Software sorgt mit verschiedenen Komponenten für den elektronischen Austausch von geschäftlichen Dokumenten wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen, Lieferaufträgen und so weiter. Das EDI Verfahren ersetzt dabei den Papieraustausch zwischen den Geschäftspartnern. Strukturierte Daten werden elektronisch zwischen den Partnern mittels bestimmten Nachrichtenstandards ausgetauscht. Für die Anwendung werden Kommunikationsprotokolle (Austauschprotokolle) und Dokumentenstandards bzw. Nachrichtenstandards benötigt. Die Anbindung kann über den Eigenbetrieb der EDI Software im Unternehmen, WebEDI oder EDI-Outsourcing erfolgen.
Vorteile für Unternehmen durch die Nutzung von EDI
Höhere Geschwindigkeit gegenüber papierbasierten Prozessen
Reduktion von Fehlern
Höhere Dunkelbuchungsquote
Direkte Weiterverarbeitung von Nachrichten im ERP
Effizientere Supply Chain
Kosteneinsparungen durch Vermeidung von Doppelarbeit
Reduktion von stornierten Bestellungen
Verbesserte Lagernutzung
Wichtige EDI Kommunikationsprotokolle
Neben den Standards und Nachrichtenformaten spielt das EDI Kommunikationsprotokoll eine wichtige Rolle im EDI Verfahren. Diese Übertragungsprotokolle bestimmen die Art und Weise, wie die EDI-Dokumente ausgetauscht werden sollen. Bei bestimmten Branchen kann ein Kommunikationsprotokoll zur Marktkommunikation definiert sein. Beispiel: Strom-Branche und der Einsatz des Kommunikationsprotokolls AS4.
- AS1, AS2, AS3, AS4
- OFTP, OFTP2
- FTP, SFTP, FTPS
- HTTP, HTTPS
- X.400 (E-Mail-Protokoll)
Wichtige Bausteine und Funktionen
Kommunikationsprotokolle
Nachrichtenstandards
Dokumentenindizierung
Dokumentenklassifikation
Schnittstellen
Datensynchronisation
EDI-Konverter
Konverterverwaltung
EDI-Viewer
Alarmfunktion
Dokumentarchivierung
Dokumentarchivierung
Stichwort: Kommunikationsstandards!
Bildet die EDI Software die benötigten Standards bzw. Protokolle ab?
Bei der Auswahl einer EDI Software ist es wichtig zu prüfen, welche Kommunikationsstandards bzw. Kommunikationsprotokolle (z.B. AS2, OFTP2, FTP, HTTPS, X.400) abgebildet werden! Werden die für Ihre Branche maßgeblichen Standards (zum Beispiel AS4 für die Marktkommunikation im Bereich Strom) unterstützt?
Stichwort: Betrieb der Software!
Soll die EDI Software On-Premises oder als Cloud-Service laufen?
Für die Auswahl einer EDI Software sollten Sie abwägen, ob Sie eine On-Premises Software einsetzen wollen oder EDI auslagern und einen EDI Serviceanbieter wählen. Die Auslagerung bietet sich vor allem dann an, wenn Sie nur wenige EDI Nachrichten pro Tag austauschen. Bedenken Sie, dass für den Betrieb einer EDI Lösung im eigenen Haus geschultes Personal vorhanden sein sollte.
Stichwort: Nachrichtenaustausch!
Achten Sie auf die Schnittstellen!
Prüfen Sie bei der Auswahl einer EDI Software, ob die passenden Schnittstellen für Ihre Anforderungen vorhanden sind. Die EDI Software muss Daten mit Drittsoftware wie dem ERP, der Warenwirtschaft, der Lagerwirtschaft oder E-Commerce Anwendungen austauschen können.
Stichwort: Verschlüsselung!
Achten Sie auf die Sicherheitsstandards der EDI Software!
Achten Sie bei der Auswahl auf die Sicherheitsstandards der EDI Software bzw. des EDI Anbieters. Die Software sollte die aktuellen Sicherheitsstandards abbilden und Sicherheit bei der Übertragung der EDI Nachrichten gewährleisten. Die Nachrichten sollten auch im Speicher verschlüsselt abgelegt sein.
Stichwort: Übersichtlichkeit!
Wie wird das EDI Transaktionsgeschehen präsentiert?
Die Übersichtlichkeit der EDI Software ist wichtig für einen einfachen und nutzerfreundlichen Einsatz. Prüfen Sie, wie das Transaktionsgeschehen dargestellt wird! Gibt es zum Beispiel einen Monitor oder ein Dashboard, mit dem Sie einen schnellen Überblick über die Transaktionen haben. Können Nachrichten über diesen Monitor als PDF angezeigt, via E-Mail versendet oder direkt heruntergeladen werden?
Stichwort: Beweislage!
Bietet die EDI Software eine revisionssichere Archvierung?
Prüfen Sie bei der Auswahl der EDI Software, ob diese eine revisionssichere Archivierung umfasst? Fragen Sie den Anbieter, ob alle relevanten Daten (EDI-Nachricht, Kommunikationslog, korrespondierende ERP-Datei) in einem Archiv abgelegt werden. Gibt es spezielle Archiv-Workflows, die eingerichtet werden können?
Stichwort: Fehlerbehandlung!
Werden Benachrichtigungen bei auftretenden Fehlern versendet?
Fragen Sie den Anbieter der EDI Software, ob Sie benachrichtigt werden, falls es zu Fehlern in der Übertragung bzw. in der Verarbeitung der EDI Nachrichten und somit in Folge in der Lieferkette kommt. Diese Benachrichtigungen sind äußerst wichtig, damit Sie umgehend auf diese Fehler reagieren können.
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Quelle: SoftGuide