In dieser Infografik zum Thema "Formularmanagementsysteme" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Funktionen von Formularmanagementsystemen zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren Informationen unserer Software-Tipps für Formularmanagementsysteme dar.
Tipps für die Auswahl von
Formularmanagementsystemen
Quick-Tipps für einen Vergleich
Stichwort Speicherung von Formulardaten!
Können gespeicherte Formulardaten wiederverwendet werden?
Können eingegebene Daten beispielsweise nach Klicken auf ein Drucksymbol als PDF-Datei lokal gespeichert werden? Ist die gespeicherte Datei vor einer Veränderung geschützt? Werden Formulardaten in einer XML-Datei lokal abgelegt, können diese Daten wieder aufgerufen werden, um die Daten nochmals in weiteren Anträgen zu nutzen.
Stichwort Dateneingabe!
Kann ein Formular auch offline ausgefüllt werden?
Bietet das Formularmanagement die Möglichkeit, Formulare auch offline auszufüllen? Können Formulare heruntergeladen und lokal ausgefüllt werden? Ist es möglich, während des Ausfüllens am lokalen Rechner Versionsstände abzuspeichern und bei Bedarf auszudrucken?
Stichwort Sicherheit!
Gibt es online eine zeitliche Begrenzung für das Ausfüllen von Formularen?
Bei Formularmanagementsystemen wird online oft eine zeitliche Begrenzung eingesetzt für eine aktuelle Sitzung zum Ausfüllen von Formularen. Bei längerer Inaktivität muss dann das Formular neu geladen und entsprechend auch neu ausgefüllt werden. Können die eingegebenen Daten bzw. das Formular mit den Daten lokal zwischengespeichert werden, falls das Ausfüllen unterbrochen werden muss? Kann nach der Unterbrechung der Ausfüllvorgang fortgesetzt werden?
Stichwort Virenprüfung!
Ist eine Prüfung auf Schadinhalte beim Upload möglich?
Zusätzlich zu der Dateneingabe in Formularen werden oft auch Bilder, Textdateien oder andere Dokumente mit dem ausgefüllten Formular eingereicht. Erkundigen Sie sich beim Anbieter der Software, ob es Möglichkeiten gibt, beim Upload diese Dateien auf Viren oder andere Schadinhalte zu überprüfen!
Formularmanagementsysteme
Formulare können mithilfe eines Formularmanagementsystems zentral und redundanzfrei erstellt und verwaltet werden. Das System ist hierfür mit entsprechenden Funktionalitäten ausgestattet. Hierzu zählen vor allem Funktionen für das Design von Formularen. Oft steht dabei ein Baukastensystem oder ein Wizard zur Verfügung. Das System bietet meist Features für die Verwendung von Texten und Textbausteinen.
Das FMS unterstützt die medienbruchfreie Verarbeitung der Daten in Organisationen und sorgt in der Regel durch automatisierte Workflows für eine effiziente Übergabe der Daten an Fachverfahren. Diese Einbindung von Fachverfahren sowie der e-Akte gehört zu den Vorteilen beim Einsatz eines Formularmanagementsystems. Zu den Funktionen eines FMS zählen auch Plausibilitätsprüfungen zur Eingabevalidierung sowie die Bedienung diverser Ausgabekanäle.
Wichtige Bausteine und Funktionen
Onlineformulare
Sprachbasierte Formulare
Formularspezifischer Eingabewizard
Plausibilitätsprüfungen
Output Management
QR–Codes
Automatisierter Workflow
Revisionssichere Archivierung
Druckfunktion
Software-Recherche
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Quelle: SoftGuide