Kaltenkirchen, 24. Januar 2020 - Um den zukünftigen Marktanforderungen gerecht zu werden und wettbewerbsfähig zu bleiben, digitalisiert der Energiehändler und Tankstellenbetreiber Otto Fricke & Co. GmbH zunehmend seine Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Ein wichtiger Beitrag zur Digitalisierung war dabei die Einführung von FibuNet webIC zur weitgehenden Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, was spürbare Vorteile in der kaufmännischen Steuerung zur Folge hat.
Die Otto Fricke & Co. GmbH vertreibt über ein öffentliches Tankstellennetz Kraftstoffe und Tankstellenzubehör sowie als Direktlieferant Heizöl, Kraftstoffe, Erdgas, Strom und Schmierstoffe unter der Marke AVIA. Als Branchenlösung für die Warenwirtschaft nutzt das Unternehmen die edoil-Software des Herstellers eurodata AG einschließlich Tankstellenabrechnung und Tankkartensystem. Die FibuNet-Finanzbuchhaltung ist dabei als integrierte Komponente der edoil-Lösung einschließlich Kostenrechnung und BankBlitz XL für die automatisierte Bearbeitung von Bankbuchungen seit 2017 im Einsatz.
Die Einführung von FibuNet webIC zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen startete Anfang 2019. Zusammen mit der Abbildung der unternehmensspezifischen Bearbeitungsprozesse im integrierten Workflow-Designer wurde FibuNet webIC für die besonderen Anforderungen von Otto Fricke & Co. GmbH konfiguriert. Dieser untergliedert die Bearbeitung der Rechnungen in den das Warenwirtschaftssystem edoil betreffenden Part der AVIA-Rechnungen und den die Kostenrechnung betreffenden Part, der verschiedene Lieferanten betrifft.
Alle Eingangsrechnungen werden seit der Inbetriebnahme des webIC unmittelbar nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Bei den die Kostenrechnung betreffenden, monatlich rund 400 Rechnungen, wird mittels der OCR-Software von CaptureThis! der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet, in die insgesamt 15 Mitarbeiter eingebunden sind. Nach Genehmigung bzw. Freigabe erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen nebst Kontierungsvorschlägen zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Die eingescannten AVIA-Rechnungen werden zusammen mit Lieferscheinen und Bestellungen im FibuNet webIC formell geprüft, bevor sie im angebundenen Dokumenten-Managementsystem FILERO archiviert werden. Deren Verbuchung erfolgt gesondert in edoil.
Der mit der Einführung von FibuNet webIC verbundene Nutzen ist vielfältig. Laut Claudia Otto, Projektleiterin bei der Otto Fricke & Co. GmbH, hat sich neben der erheblichen Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung vor allem die Transparenz enorm erhöht: „Für jede Rechnung kann jetzt sofort der Bearbeitungsstand ermittelt werden. Damit wird sichtbar, an welcher Stelle Rechnungen nicht zügig genug geprüft und freigegeben werden und man kann durch gezieltes Eingreifen Bearbeitungsstaus verhindern.“ Als weitere Vorteile werden seitens Otto Fricke & Co. GmbH vor allem die mit dem Workflow verbundene, strukturierte Arbeitsweise hervorgehoben sowie die mit der automatisierbaren, formellen Prüfung verbundene Rechtssicherheit. Mit der formellen Prüfung im webIC werden nämlich die formellen Bedingungen zur Geltendmachung der Vorsteuer gemäß § 14 UStG nun lückenlos erfüllt.