Essen, 16. Juni 2020 - ags andreas gruber software gmbh hat die ERP-Bankensoftware move)bank auf Basis von Microsoft Dynamics™ NAV bei einem Kreditinstitut in Niedersachsen eingeführt.
Das genossenschaftliche Geldinstitut ist auf das Privatkundengeschäft spezialisiert und betreibt im norddeutschen Geschäftsgebiet 27 Geschäftsstellen für mehr als 330.000 Kunden.
Zur Steigerung der Effizienz, der Wirtschaftlichkeit und der Sicherheit in der Buchhaltung wurde ags beauftragt, move)bank auf Basis von Microsoft Dynamics™ NAV einzuführen.
In move)bank wird der komplette Workflow von der Rechnungserfassung bis zum Zahlungsausgleich dargestellt. So setzt die Freigabe einer Rechnung bei einem Lieferanten diesbezügliche, positiv verlaufene Budget- und Kompetenzprüfungen voraus. Die zugrundeliegende Budgetierung kann dabei konto-, kostenarten-, kostenstellen- oder projektabhängig erfolgen.
Würde der Rechnungsbetrag das Budget überschreiten, so wäre eine Freigabe der Rechnung nicht möglich. Andernfalls würde bereits der automatische Anstoß der auf die erfolgreiche Budgetprüfung folgenden Kompetenzprüfung das Budget für die spätere Fakturierung reservieren.
Die Kompetenzen der jeweiligen Mitarbeiter können sehr detailliert eingerichtet werden:
Neben betragsunabhängigen, generellen Vier-Augen-Prüfungen für bestimmte Belegarten, Kostenstellen oder Kostenarten können auch Grenzbeträge für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen hinterlegt werden. So kann die Freigabe eines Einkaufsbelegs bei hinreichender Kompetenz durch einen einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden. Bei nicht ausreichender Kompetenz ist dagegen die Genehmigung eines weiteren Benutzers mit entsprechender Kompetenz nötig. Ist die Genehmigung durch eine weitere Person erforderlich, so wird diese automatisch per Mail darüber informiert.
Die Zahlung der offenen Rechnungsbeträge wird mit Durchführung eines Zahlungsvorschlags zur Erstellung einer SEPA-Datei angestoßen.
In move)bank ist der Einkaufsbereich eng mit den Modulen Marketing, Materialwirtschaft sowie der Finanz- und Anlagenbuchhaltung verknüpft.
Dies begünstigt nicht nur eine einfache und intuitive Belegerfassung, vielmehr bildet es die Grundlage für eine präzise Kostenrechnung und ein effizientes Controlling.
So ist beispielsweise die Budgetauslastung jederzeit aktuell, differenziert nach bereits entstandenen und zukünftigen Aufwänden, detailliert darstellbar.
Die nächsten geplanten Projektschritte sind die Nutzung der Einkaufsbestellungen und die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems:
Bei Rechnungseingang soll der Beleg dann in move)bank erfasst, ein Barcodeetikett ausgedruckt und auf den Einkaufsbeleg aufgebracht werden. Nachdem dieser dann eingescannt worden ist, kann die hierdurch erzeugte Bilddatei jederzeit zu der jeweiligen Einkaufsrechnung in move)bank zur Ansicht gebracht werden.
Der physische Beleg wird dadurch weder bei der sachlichen Prüfung, noch im Rahmen einer durchzuführenden Genehmigungsprüfung benötigt. Bei der späteren Buchung der Rechnung wird der gescannte Beleg zudem zusammen mit zuvor definierten Schlagworten automatisch an das angeschlossene Dokumentenmanagementsystem übertragen.