Mannheim, 25.10.2023: Flintec Zeiterfassung mit selbstständigem Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten. Mit dem Modul Workflow führt die betroffene Person zeitversetzte Extra-Buchung selbstständig per App auf dem Smartphone durch. Durch das Genehmigungsverfahren wird die Extra-Buchung zur Genehmigung oder Kenntnisnahme an die zuständige Person weitergegeben. Flintec hat das Modul Workflow in die App für mobile Zeiterfassung integriert.
Zeitversetzte Buchungen
Mit der mobilen Zeiterfassung von Flintec wird die Zeit unkompliziert per App erfasst. Die buchende Person erfasst die Zeit mit den Buchungsarten (z.B. „Kommen“, „Gehen“) über das Smartphone, die Smartwatch oder den Browser. Die Standard-Buchungen erfolgen üblicherweise in Echtzeit. Neben diesen Standard-Buchungen gibt es Extra-Buchungen wie beispielsweise das Nachbuchen und das Buchen von Fehlzeiten. Die Extra-Buchungen erfolgen zeitversetzt, da sie zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden.
Flintec Modul Workflow für selbstständige Extra-Buchungen
Die Bewertung der Extra-Buchungen erfolgt durch die Zeitwirtschaft. Mit dem Flintec Modul Workflow werden Extra-Buchungen selbstständig durch die buchende Person in der Flintec App durchgeführt. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Buchungen, wird ein aktueller Zeitstempel der Extra-Buchung hinzugefügt. Auf Kundenwunsch werden Regeln für die Extra-Buchungen konfiguriert. Ein Beispiel für eine Buchungsregel ist das Buchen innerhalb eines definierten Zeitfensters. Bei Unterschreitung oder Überschreitung dieses Zeitfensters wird die Buchung abgelehnt. Das Modul Workflow automatisiert Genehmigungsverfahren im Rahmen der Zeiterfassung. Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Dadurch werden ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weitergegeben“ erklärt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Durch das selbstständige Buchen und die Weitergabe ausschließlich korrekter Buchungen wird der Prozess optimiert und die Personalabteilung entlastet.
Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten
Das Nachbuchen ist eine Extra-Buchung. Die Buchungen werden nachträglich durchgeführt. Dabei wird der Ziel-Zeitstempel (Datum/Uhrzeit), die Buchungsart (z.B. „Kommen“, „Gehen“) und der Grund für das Nachbuchen (konfigurierbar z.B. Notfall, vergessen) erfasst. Die Extra-Buchung wird von der betroffenen Person mobil per App durchgeführt. Fehlzeiten sind Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, für die Lohn gezahlt wird. Das Buchen von Fehlzeiten sind Zeitbuchungen, die nachträglich oder im Voraus durchgeführt werden. Bei der Erfassung von Fehlzeiten durch die betroffene Person werden der Ziel-Zeitstempel (Datum/Uhrzeit), die Buchungsart (z.B. „Fehlzeiten-Beginn“, „Fehlzeiten-Ende“) und der Grund für die Fehlzeit (z.B. Urlaub, Krankheit) erfasst.
Genehmigen, verwalten und buchen im Flintec T-Inspect
Genehmigungsbedürftige Prozesse werden als Workflow unternehmensspezifisch digitalisiert. Das Nachbuchen und das Buchen von Abwesenheiten sind im Rahmen eines Genehmigungsverfahren als Workflow definierbar. „Gerade bei den Extra-Buchungen sind Genehmigungen ein zentrales Thema für viele Unternehmen“ sagt Feiereisen. Der Antrag wird durch die betroffene Person in der App selbstständig erstellt. Die zuständige Person wird per Email über den Handlungsbedarf informiert. Die Genehmigung, Kenntnisnahme oder Ablehnung des Antrages erfolgt durch die zuständige Person in der Verwaltungsoberfläche Flintec T-Inspect. „Hier buchen z.B. Gruppenleiter für ihre Mitarbeiter“ erklärt Feiereisen. Extra-Buchungen werden im Flintec T-Inspect direkt durch die Drittstelle durchgeführt. Eine Drittstelle sind autorisierte Personen z.B. die Personalabteilung oder Führungskräfte. Im Flintec T-Inspect werden die Stammdaten verwaltet und die erfassten Daten verwaltet.
Flintec App für mobile Zeiterfassung
Flintec hat die native App für das Smartphone und die Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem entwickelt. Darüber hinaus verfügt Flintec über eine betriebssystem-unabhängige Web App. Die Flintec App wird entweder individuell durch den Mitarbeiter über den jeweiligen Store installiert oder zentral durch das Unternehmen über ein EMM-System.