Instandhaltungssoftware richtig auswählen

Ludwigshafen am Rhein, 20. August 2020 - Um die Instandhaltung im Unternehmen zu optimieren, benötigt man eine performante Instandhaltungssoftware. Allerdings ist es nicht einfach, aus der Vielzahl von angebotenen Instandhaltungsplanungssystemen (IPS) das passende System zu finden. Aus diesem Grund sollte man in der Auswahl- und Vergleichsphase einige wichtige Aspekte beachten, um ein sicheres und wirtschaftlich sinnvolles Investment zu tätigen. 

Das Auswahlverfahren für eine Instandhaltungssoftware kann schon deshalb herausfordernd sein, da in der Regel mehrere Abteilungen an diesem Prozess beteiligt sind. Daher ein sinnvoller erster Schritt: Die Fachabteilung Instandhaltung fasst ihre konkreten Wünsche und Bedarfe zusammen – im Optimalfall in einem Lastenheft. Unter Aspekten der Integration in die bestehende Systemlandschaft kommen in den folgenden Prozessschritten die Abteilungen IT und Controlling ins Spiel. Die Instandhaltungsabteilung sollte aber der finale Entscheider bleiben – denn jedes System ist immer nur so gut wie der Anwender. 

Niedrige Budgets in Instandhaltungsabteilungen führen häufig auch dazu, dass der Preis eines Systems zum maßgeblichen Entscheidungsfaktor wird. Aber die Freude an einem guten Produkt hält länger an als die über einen günstigen Preis. Derart sollte man nachfolgende Aspekte prüfen und berücksichtigen, wenn man mit einer Instandhaltungssoftware einen wertschöpfenden Beitrag leisten und sich nicht nur verwalten will. 

Grundanforderungen an eine Instandhaltungssoftware

Achten Sie bei der Auswahl und dem Erwerb einer Instandhaltungssoftware auf grundlegend wichtige Funktionen: 

• Können vorhandene Daten aus der Instandhaltung, die meist in  Excel-Dateien  vorliegen, bequem und einfach  implementiert  werden? 

• Ein integriertes  Expertensystem  ist sinnvoll, da viele Instandhaltungsabteilungen nur über eine unvollständige Datenbasis verfügen. Praxiserprobte Daten und Informationen führen zu kurzen Einführungszeiten und effektivem Arbeiten. 

• Kann der  digitale Zwilling  in Anlehnung an die DIN 31051 bis auf die Komponentenebene abgebildet werden? Das ist wichtig für spätere Analysen, denn es sind Komponenten und nicht ganze Maschinen, die Störungen oder Stillstände verursachen. 

• Können alle Instandhaltungsstrategien und erforderlichen Verfügbarkeiten in der Instandhaltungssoftware abgebildet werden? In der Praxis erfordern Anlagenrisiko und Anlagenkosten unterschiedliche Instandhaltungsintensitäten und das muss ein gutes Produkt abbilden können.

• Können Betriebszeiten und standortspezifische Umweltbedingungen berücksichtigt werden? Eine Komponente, die 24/7 im Staubbetrieb läuft, erfordert mehr Instandhaltungsintensität als die baugleiche Komponente, die im Reinraum im Einschichtbetrieb arbeitet.

• Im Stammdaten-Management der Instandhaltungssoftware sollten alle Kostenstellen und für den Instandhalter wichtigen Informationen (Konstruktions- und Elektropläne, Handbücher, Anleitungen, Historie etc.) hinterlegt werden können. So kann man ohne großes Suchen direkt vor Ort effektiv arbeiten.

• Alle Instandhaltungsarbeiten sollten in übersichtlicher Form, nach Prioritäten gewichtet, dargestellt und termingerecht erinnert werden. So wird nichts vergessen und man ist rechts- und auditsicher aufgestellt.

• Wie  nutzerfreundlich  und intuitiv  ist die Instandhaltungssoftware? Der „Mann an der Maschine“ liefert die wichtigsten Daten für spätere Auswertungen und Analysen. Eine einfache Handhabe führt zu hoher Akzeptanz – und die Nachvollziehbarkeit von zeiteinsparenden Prozessen hilft ferner beim Change-Management.

Kann eine Instandhaltungssoftware mit meinen Bedarfen wachsen?

Häufig kommt es zu versunkenen Kosten, wenn ein System nur Basisfunktionen abbildet und zusätzliche Bedarfe teuer nachprogrammiert werden müssen – sofern das überhaupt möglich ist.

Aus diesem Grund ist es wichtig zu prüfen:

• Ist die Instandhaltungssoftware modular aufgebaut und kann sie wichtige weitere Anforderungen abbilden? Was kosten diese und was bringen sie einem? Ein guter Anbieter sollte wertschöpfende Aspekte in einer Kosten-Nutzen- oder ROI-Analyse in Zahlen berechnen können.

• Kann man die Mobilstrategie des Unternehmens abbilden? Gibt es eine APP, mit der man die Instandhaltungssoftware on- und offline noch schneller und effizienter nutzen kann? Können Barcodes- und QR-Codes in die Erfassungsprozesse eingebunden werden? Können Störmeldungen mit Bild-, Video- und Audiodateien angereichert werden? Kann ich den Bestand und Lagerort benötigter Ersatzteile mobil überprüfen und bequem per Scan auf einen Auftrag und die richtige Kostenstelle buchen?

• Können alle internen, externen und gesetzlichen Prüfungen rechts- und auditsicher abgebildet werden? Können Prüfprotokolle bedarfsgerecht per Layout-Konfigurator erstellt werden? Werden nach nicht erfolgreichen Prüfungen Maßnahmen erstellt und mit Planfertigstellungsdaten gemonitort?

• Kann die Personalplanung in der Instandhaltungssoftware abgebildet werden? Neben der reinen Verwaltung des Personalstamms ist es wichtig zu wissen, welche Erfahrung und Qualifikation das Personal hat und wer gerade an welchen Aufträgen arbeitet.

• Gibt es eine Fremdfirmenverwaltung? Auf Grund von Kostenaspekten kommen im Instandhaltungsbereich in vielen Unternehmen Fremdfirmen zu Einsatz. Können deren Tätigkeiten im System geplant, gesteuert und transparent dargestellt werden? 

• Kann man das Know-how der Instandhaltungsabteilung im Unternehmen halten? Häufig wandert wertvolles Know-how von erfahrenen Instandhaltern beim Verlassen des Unternehmens oder durch Outsourcing ab. Prüfen Sie, ob eine Instandhaltungssoftware über eine Funktion der automatisierten Wissensarbeit verfügt.

• Verfügt die Software über eine Künstliche Intelligenz? Optimiert die Funktion des lebenslangen Lernens Instandhaltungsprozesse und Instandhaltungszyklen? Muss man Instandhaltungs- und Wartungspläne immer wieder selbst erstellen, oder liefert die Instandhaltungssoftware diese Pläne automatisiert?

• Welche Analysefunktionen bietet einem das System? Welche Kennzahlen sind relevant und können den wertschöpfenden Beitrag der Instandhaltung widerspiegeln? Können Schwachstellenanalysen erstellt werden? Können Ersatzteilbestände auf das betriebsspezifisch notwendige Maß reduziert werden?

Integration

• Wie kann die neue Instandhaltungssoftware in meine bestehende IT-Systemlandschaft integriert werden?

• Sind Möglichkeiten des Im- und Exports aus Excel-Dateien, Access Datenbanken und CSV-Dateien gegeben? Werden nur Standard-Schnittstellen zu Drittsystemen angeboten, die gegebenenfalls nachprogrammiert werden müssen, oder gibt es die Option von offenen Schnittstellen? Werden in der Architektur auch webbasierte Schnittstellen angeboten?

Referenzen der Instandhaltungssoftware

Vor der finalen Entscheidung für ein neues Management-System sollte man die Referenzen der einzelnen Anbieter überprüfen. Hierbei gilt: je namhafter die Referenz, desto sicherer können Sie sein, dass alle Prüfkriterien für eine Instandhaltungssoftware erfolgreich durchlaufen wurden – gegebenenfalls sogar auf internationalem Standard. 

In der Praxis empfiehlt sich jedoch immer ein Referenzbesuch oder -gespräch mit einem Bestandskunden. Sprechen Sie mit dem Instandhaltungs- oder technischen Leiter, aber auch mit der IT-Abteilung und besonders mit Anwendern im Feld über Erfahrungen zur Software. Wie ist die Supportqualität und die Qualität der beratenden Dienstleistung? Ebenso ist ein Besuch des Anbieters hilfreich, um Entscheidungen unter Sicherheit zu treffen. 

Finale Tipps zur richtigen Auswahl der Instandhaltungssoftware

• Erfragen Sie die Möglichkeit, die Software im Rahmen eines Pilotprojekts testen zu können.

• Berücksichtigen Sie die durchschnittliche Einführungsdauer sowie die Zeit und Ressourcen, die Sie selbst in die Einführung investieren. Nur so können Sie Amortisationszeiten richtig berechnen. Ein guter Anbieter wird Ihnen hierbei sicherlich behilflich sein können.

• Welche Lizenzmodelle werden angeboten? Für Kleinunternehmen ist SaaS eine empfehlenswerte Alternative. Bei größeren Unternehmen sollte man das neue Management-System als zentrale, abteilungsübergreifende Informationsplattform ansehen. Fragen Sie nach Standort-Lizenzen mit unbeschränkter Nutzerzahl.

Ergebnisse aus einem Vergleich von Instandhaltungssoftwarelösungen

Die Softwarelösungen des DIVA® Ecosystem der IAS MEXIS GmbH erfüllt die beschriebenen Anforderungen.

DIVA® DYNAMICS ist die erste selbstlernende Instandhaltungssoftware für eine verfügbarkeitsgesteuerte Instandhaltung und garantiert eine bedienerfreundliche sowie rechts- und auditsichere Umsetzung Ihrer Instandhaltungsaufgaben. Und vieles mehr.

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