Start-Up: Geschäftsidee gefunden ✓ aber wie finde ich die passende Business Software?

Klar - eine zündende, erfolgversprechende Geschäftsidee muss es schon sein, eine Finanzierung muss stehen, brauche ich Geschäftsräume oder ein Lager, Auto, Personal, Versicherungen, Einrichtung und so weiter… Fragen gibt es im Zusammenhang mit dem Start-up eine ganze Menge, Antworten sind oft schon schwerer zu finden und auf jeden Fall sind viele Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Zukunft und vor allem den Erfolg der Unternehmung auswirken. Viele Übersichten im Internet zu “Wie mache ich mich selbstständig” listen meist sogar branchenspezifisch auf, was alles zu beachten ist. Aber listen sie wirklich ALLES auf?

Ach - da ist ja noch was - Laptop, PCs, Smartphones etc. (evtl. nutzen die Mitarbeiter eigene Smartphones und Tablets auch für die Arbeit? BYOD - Bring your own Device?) - ok - dann haben wir die Gerätschaften und nun - welches Betriebssystem und vor allem, welche Software und für welche Vorgänge?

Natürlich gibt es für die zumeist eher lästigen Büroarbeiten erst einmal eine freie oder auch kostenpflichtige Office Lösung. Aber bei Rechnung- und Buchhaltungssoftware, Software für Zeit- oder Projektmanagement, Customer Relationship Management System (CRM), Personalmanagement,  KPI und BI wird es dann schon schwieriger. Was wird für den Anfang alles benötigt? Wenn es unterschiedliche Softwarehersteller für beispielsweise das CRM und die Buchhaltung sind, können problemlos Daten ausgetauscht werden? Lieber doch ein Unternehmenssoftware (ERP-Software) für alle betrieblichen Prozesse? Auch vollumfängliche ERP Software gibt es bereits für Start-Ups.

Soll es eine Standardlösung sein oder gibt es eine Branchenlösung, deren Funktionen sich an den branchentypischen Anforderungen orientieren? Branchenlösungen bilden allerdings oft eine Art Idealzustand eines Unternehmen ab. Während viele etablierte Betriebe gewachsene Strukturen besitzen und sich oft schwer damit tun betriebliche Prozesse zu optimieren bzw. an die Software anzupassen, haben Start-Ups den großen Vorteil, dass die Abläufe und Strukturen noch nicht so gewachsen sind. Sie können sich leichter an die rationalen Vorgaben der Software anpassen.

Wie also am besten Vorgehen?

1. Bilden Sie ein Team für die Auswahl der geeigneten Software.

   Denken Sie daran, nicht nur allein zu überlegen, welche Software, App etc. in Frage kommen könnte. Mehr Leute - mehr Ideen was die Software können soll und worauf zu achten ist.  

2. Formulieren Sie Ihre Anforderungen möglichst genau und erstellen Sie ein Lastenheft

   Das Lastenheft umfasst die Beschreibung der Anforderungen an die Software und legt den gewünschten Zielzustand fest. Während Sie dieses Lastenheft erstellen, erheben Sie den Ist-Zustand und beschreiben möglichst genau den Zielzustand, den Sie mit Softwareeinführung erreichen wollen.

3. Überlegen Sie, was die Software kosten darf.

   Gerade für Start-Ups, die meist nur sehr wenige Nutzer-Lizenzen benötigen, gibt es oft recht günstige Möglichkeiten Software zu mieten. Die Nutzung von Gebrauchtsoftware ist natürlich auch möglich. Hierbei gibt es aber einiges zu beachten (Lizenz-Herkunft, Lizenz-Übertragung, Vernichtungserklärung etc.) und einige Fallstricke. Der Start ins Geschäftsleben sollte nicht mit illegal genutzten Lizenzen beginnen.

4. Setzen Sie einen Zeitrahmen fest Sie sollten für Ihr Projekt der Softwaresuche und -einführung einen Zeitplan entwerfen, in dem die einzelnen Projektphasen (Recherche, engere Auswahl und ggfs. Vorstellungen der jeweiligen Software im Betrieb, Endauswahl, Einführung vor Ort) festgehalten sind.

Es folgt die Marktrecherche:

Sie haben Ihr Team und das Lastenheft zusammengestellt, wissen jetzt genau was Sie wollen, wieviel es kosten darf und wann Sie damit spätestens arbeiten wollen und begeben sich auf die Suche.

Jetzt gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Sie besuchen eine Fachmesse. Dort haben Sie meist die Gelegenheit sich Softwarelösungen von unterschiedlichen Anbietern zeigen zu lassen und direkt Fragen zu klären.
2. Fachzeitschriften, fachliche Sites oder Blogs bieten Marktübersichten für Ihren Bereich an. Geben Sie z.B. “Marktübersicht Software und dann ein Stichwort für Ihre Branche oder Betriebszweig” in das Suchfeld Ihres Browsers ein.
3. Bei Software für umfangreiche Betriebsprozesse ist die externe Beratung durch eine Consultingfirma eine mögliche Alternative. Achten Sie aber darauf, dass der Berater fachlich für den gewünschten Bereich qualifiziert ist und herstellerneutrale Empfehlungen für Software abgibt. Tipp: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat gezielt für kleine und mittlere Unternehmen ein Förderprogramm“go-digital” mit verschiedenen Schwerpunkten (Digitalisierte Geschäftsprozesse, Digitale Markterschließung, IT-Sicherheit) aufgelegt. Vom BMWi autorisierte Beratungsunternehmen übernehmen dabei sowohl die Antragstellung für die Förderung als auch die eigentliche Beratung. Wobei Start-Ups nur dann von der Förderung von go-digital profitieren können, wenn bereits ein signifikanter Geschäftsbetrieb mit ausreichend Umsätzen erkennbar ist.
4. Lassen Sie sich einfach bei der Software-Recherche über eine neutrale, unabhängige und kostenfreie öffentlichen Ausschreibung im Internet unterstützen. Nutzen Sie für den Software-Vergleich beispielsweise die langjährige Markterfahrung eines Recherche -Teams, das potentiell geeignete Softwarelösungen für Sie findet und den Rechercheablauf und die Anbieterauswahl strukturiert für Sie aufbereitet, so dass Sie dann gezielt mit Softwareanbietern Kontakt aufnehmen können.

Fazit: Für Start-Ups ist die Entscheidung, welche Software genutzt werden soll, ebenso wichtig für den Geschäftserfolg wie für etablierte Unternehmen. Nehmen Sie sich die Zeit für die Recherche nach der für Sie passgenauen Software. Bedenken Sie dabei, dass ein Betrieb sehr dynamisch ist. Abläufe, Strukturen ändern sich mehr oder weniger schnell, Kundenwünsche oder Märkte ändern sich ebenso wie gesetzliche Regelungen.

Besonders in der Gründungsphase sind Anpassungen und Änderungen normal. Dadurch ändern sich die Anforderungen und flexible Anpassungen an die Software sind erforderlich. Sie sollten deshalb auf Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit der Lösung achten. Prüfen Sie die Customizing-Optionen. Im Zweifel sollten Sie eher eine “kleine” Lösung bevorzugen oder auf kostengünstige Standardsoftware zurückgreifen, bis sich die Anforderungen stabilisiert haben.

Autor: Dr. Ute Burghardi