Karlsruhe, 22.06.2020 - Update-Projekte können einen großen Kostenfaktor für Unternehmen darstellen. Dies verdeutlichen ein paar Zahlen unabhängiger Stellen. Insgesamt wurden weltweit für das Jahr 2019 rund 458 Milliarden US-Dollar für Enterprise-Software ausgegeben, seit 2009 haben sich die Ausgaben verdoppelt. (Quelle: Statista). Da bedauerlicherweise immer noch ca. ein Drittel aller Projekte scheitern bzw. sogar etwa die Hälfte - wenn man den Projekterfolg hinsichtlich Einhaltung von Termin und Budget betrachtet – liegt hier ein großes finanzielles Risiko (Quelle: PMI).
Der Investitionsschutz steht bei Entscheidungen zur Einführung von Software ganz oben auf der Prioritätenliste von Unternehmen. Standardsoftware muss häufig durch Anpassungen oder Erweiterungen an die individuellen Prozesse des Kunden angeglichen werden bzw. manche Unternehmen setzen gleich auf Individualsoftware. Aber beide Arten von Software bringen das Risiko hoher Kosten mit sich: die Individualsoftware direkt bei der Entwicklung und die Standardsoftware bei Updates, wenn dabei kundenspezifische Anpassungen nur mit großem manuellem Aufwand auf die neue Version gehoben werden können.
Umso wichtiger ist es, wenn ein Softwarehaus Anstrengungen unternimmt, um seinen Kunden neue Verfahren zu bieten, die es ermöglichen dank automatisierter Prozesse Updates durchzuführen und damit Aufwand und Kosten selbst bei Updates von Systemen mit größeren individuellen Anpassungen zu reduzieren.
Die Signal Iduna-Gruppe setzt seit 2011 PLANTA project im Bereich der Betriebsorganisation zur Steuerung des gesamten Projektportfolios bei ca. 250 Projektleitern, 4.000 Usern und 300 Projekten ein. Signal Iduna hat sich im Laufe der Jahre des Softwareeinsatzes durch eine Vielzahl von individuellen Anpassungen recht weit von der ursprünglichen Standardsoftware entfernt. Die in der PLANTA-Software gebotenen Customizing-Möglichkeiten wurden genutzt, um auf der einen Seite eine Standardsoftware mit allen Vorzügen standardisierter Projektmanagement-Features einzusetzen und auf der anderen Seite flexibel zu bleiben, um diese Software auf die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anzupassen.
Insbesondere für Kunden wie Signal Iduna hat PLANTA Anstrengungen unternommen und ein neues Update-Verfahren entwickelt, um Kunden mit stark angepassten PLANTA-Systemen vor hohen Aufwänden und Kosten bei Updates zu schützen. Signal Iduna hat das neue Verfahren als erster PLANTA-Kunde eingesetzt und konnte dadurch den Release-Wechsel stark beschleunigen.
Rolf Jungnischke, technischer Produktverantwortlicher für PLANTA project im Betriebswirtschaftlichen Output- und Projektportfolio-Management bei Signal Iduna, bewertet das neue Verfahren bei diesem besonders aufwändigen Wechsel von DB Release 9 auf Release 14 als besonders positiv: „Zusammenfassend kann ich sagen, dass das neue Verfahren immens hilfreich ist und den Release-Wechsel sehr beschleunigt hat.“
Interne Vorgaben bei Signal Iduna sahen eine Durchführung von maximal 3 Monaten für das Update des im Einsatz befindlichen PLANTA-Projektmanagementsystems vor. Die Herausforderung bestand darin, dass das Go-Live-Datum als fixer Termin feststand und die erforderlichen Umstellungsarbeiten parallel zum Tagesgeschäft erfolgen mussten. Erschwerend kam hinzu, dass die SIGNAL-IDUNA-Gruppe ein sehr stark angepasstes System einsetzt und sich nach dem Update auch das Look-and-feel für die Anwender ändern würde. Aus dem geänderten Look-and-feel des neuen Releases erwuchs der Anspruch im Projektteam, alle Sichten im einheitlichen Outfit erscheinen zu lassen: der Anwender sollte keine Unterschiede zwischen „Alt“ und „Neu“ bzw. „Standard“ und „Eigen-Entwicklung“ erkennen.
Ein weiteres Ziel von Signal Iduna war es, mit dem Release-Wechsel neue Funktionen aus dem Standard zu übernehmen oder – wo möglich – auf individuelle Customizings zu verzichten und wieder näher an den Standard zu gehen.
Zunächst wurde der eigentliche Release-Wechsel in mehreren Schritten durchgeführt:
Die Analyse zeigt die Unterschiede („Konflikte“) zwischen Standard und individuellem Customizing auf, die darauf beruhen, dass sich seit den Kundenanpassungen auch der Standard geändert hat. Es werden alle Abweichungen - auch kleinste Änderungen - aufgeführt, um dem Anwender Gelegenheit zu geben, selbst zu entscheiden, ob es sich um einen echten Konflikt handelt oder nicht. In den allermeisten Fällen kann das individuelle Customizing beibehalten werden.
Tatsächlich konnte ein Großteil der bei der Analyse gemeldeten Konflikte als nicht schwerwiegend erkannt und durch einfache Übernahme der gewünschten Lösung bereinigt werden.
Diese Tätigkeit setzt laut Herrn Jungnischke einen Anwender voraus, der das System gut kennt und die Konfliktbeschreibungen einordnen kann. Aus dem Kontext heraus mit entsprechender Systemkenntnis sei die Analyse jedoch sehr hilfreich und beschleunige den Release-Wechsel enorm.
Wenn der Kunde weitere Updates durchführt, bleiben die Entscheidungen des vorherigen Updates erhalten und werden automatisch berücksichtigt. PLANTA plant für die nächsten Releases weitergehende Automatisierungen dieses Updateverfahrens.
Anschließend stand der Umbau des individuellen Systems zu mehr Standardnähe an
Das Projektteam bei Signal Iduna bestand aus drei internen Mitarbeitern (ein Mitarbeiter in Vollzeit und zwei mit parallelem Tagesgeschäft), auf PLANTA-Seite leistete ein Entwickler bei Bedarf Unterstützung. Auch im zeitlichen Verlauf gestaltete sich das Projekt äußerst erfolgreich. Nach den vorbereitenden Tätigkeiten wie Installation und GAP-Analyse hatte das Team noch 2,5 Monate Zeit zur Verfügung und konnte schließlich 4 Tage vor dem fix terminierten Umstellungstermin erfolgreich in Produktion gehen. Derzeit sind noch wenige Nacharbeiten im Gange und das neue Look & Feel kommt bei den Endanwendern sehr gut an.
Rolf Jungnischke (Signal Iduna) zieht ein positives Fazit zum neuen Update-Verfahren: