Die meisten Unternehmen stehen irgendwann vor der Anschaffung einer neuen Software. Eine der ersten Fragen ist die nach dem Preis. Eine nachvollziehbare Frage, die jedoch gar nicht so leicht zu beantworten ist. So manche unerfahrene Softwarekäufer sind davon überzeugt, dass die Anschaffungskosten sehr hoch ausfallen werden. Cloud-Lösungen und Mietsoftware versprechen scheinbar nennenswerte Einsparungen gegenüber On-Premises Fixpreislösungen. Doch oftmals sind es die Folgekosten der Software, die hier zu Buche schlagen.
Kommerzielle Standardsoftware ist urheberrechtlich geschützt. Das Nutzungsrecht wird lediglich durch eine sogenannte Softwarelizenz erworben. Für betriebliche Software gibt es eine Vielfalt von Softwarelizenzen, die einfach durch einen “Klick” zustande kommen oder auch komplexe, ausgehandelte Verträge sein können.
In einem Unternehmen entstehen oftmals schon vor der eigentlichen Entscheidung für eine Software Kosten. Hauptursache dafür ist der recht langwierige Auswahlprozess einer Software, der sich dabei über Monate hinziehen kann.
In diesem Rahmen erfolgt vor einer Entscheidung zumeist eine Ist-Analyse der Geschäftsprozesse, bei der auch ein Produktvergleich und eine Marktrecherche durchgeführt werden können. Daneben wird auch ein Lastenheft zur genauen Eingrenzung der benötigten Funktionen erstellt. Dabei können diese Prozesse Personalressourcen binden. Das Personal wird nämlich in die Analyse und Entscheidungsfindung so weit miteinbezogen, dass es dann an anderer Stelle im Tagesgeschäft fehlt. Bis eine erste Entscheidung getroffen und der Prozess abgeschlossen ist, kann hier einiges an Geld und Zeit verloren gehen.
Ist aber eine Entscheidung getroffen, muss die Software, um eine effiziente Nutzung im Unternehmen zu garantieren, zuerst an die spezifischen Unternehmensprozesse angepasst werden. Diese Anpassungen, auch Customizing genannt, sind zumeist neben dem Erwerb der Software und den damit einhergehenden Anschaffungskosten in Form von Lizenzen mit erhöhten Kosten verbunden.
Die Installation der Softwarekomponenten ist zumeist ein weiterer Kostenfaktor. Um bei der Einführung der betrieblichen Software einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, wird oftmals ein Testsystem, das der späteren betrieblichen Software sehr ähnlich ist, installiert. Dieser Schritt der Implementierung kann außerordentlich wichtig sein, da potenzielle Hindernisse und Schwachstellen noch vor der Nutzung der eigentlichen Software entdeckt werden können. Gerade in dieser Phase stellt sich heraus, ob alle Aspekte und Prozesse berücksichtigt wurden und ob Optimierungsbedarf besteht. Nach Anpassung der Anforderungen wird die eigentliche betriebliche Software im Anschluss eingerichtet.
Im Rahmen der Migration werden aus den bislang genutzten Systemen die vorhandenen Datenbestände in das neue System übertragen. Wird beispielsweise ein ERP-System durch ein anderes ersetzt, muss sichergestellt sein, dass die bisherigen Daten entsprechend in das neue System eingefügt werden können. Ohne eingehende Analyse lässt sich der Aufwand für Anpassung und Migration schwer abschätzen. Um so vielschichtiger und komplexer die Geschäftsprozesse dabei sind, desto mehr Aufwand muss betrieben werden und desto mehr erhöhen sich die damit verbundenen Kosten.
Für die sinnvolle Nutzung der Software sind Schulungen des Personals unabdingbar. Hier fallen aber nicht nur Kosten für Schulungen an, bei denen dem Personal die betriebliche Software näher gebracht wird. Kosten entstehen auch dadurch, dass die Mitarbeiter im Tagesgeschäft durch die Schulungen fehlen. Mitarbeiter benötigen, um produktiv mit dem System arbeiten zu können, zudem oftmals eine Eingewöhnungsphase. Diese Schulungsphase mit anschließender Eingewöhnungsphase kann sich über Wochen oder auch Monate erstrecken. Dabei werden aber nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen zur selben Zeit geschult. In der Regel konzentriert sich eine Mitarbeiterschulung auf Schlüsselnutzer, die den Start des Programms mitbestimmen werden. Je nach Größe können es ein bis zwei Schlüsselnutzer pro Abteilung im Unternehmen sein, die dann ihr erworbenes Wissen aus der Schulung später an ihre Kollegen weitergeben.
Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist das Consulting. Oftmals empfiehlt es sich zur Einführung der betrieblichen Software externe Berater hinzuzuziehen, die das Unternehmen von der Auswahl der Software über die vorbereitende Phase bis zur Einführung unterstützen. Bereits im Vorfeld entstehen auch hier Kosten, die oftmals nur schwer eingrenzbar sind. Die externen Berater sind nur ein Kostenfaktor dabei, hinzu kommen auch die internen Projektmitarbeiter. Diese koordinieren den Projektablauf mit und arbeiten eng mit dem Management, den Softwareanbietern und den externen Beratern zusammen. Explizit für diese Aufgabe werden dann interne Mitarbeiter bereitgestellt. An anderer Stelle im Arbeitsalltag fehlen diese dann. Nicht selten aber werden zur Einführung der betrieblichen Software auch ganz neue Mitarbeiter eingestellt.
Jede betriebliche Software muss ab und an gewartet werden. Durch einen Wartungsvertrag wird oftmals die regelmäßige Prüfung des Systems vereinbart. Berechnet werden diese damit verbundenen Gebühren jährlich. Je nach Art der betrieblichen Software kommen neben der Wartung noch regelmäßige Updates hinzu. Die Kosten dafür fallen dann extra an. Zu einem sogenannten Release-Wechsel kann es darüber hinaus kommen. Dabei kann es passieren, dass es notwendig ist, Teile der Hardware zu ersetzen. Auch hier müssten Mitarbeiter für die Änderungen erneut geschult werden, weshalb dieser Wechsel eine relativ kostspielige Angelegenheit werden kann.
Unternehmen, die nach einer neuen betrieblichen Software auf der Suche sind, finden die verschiedensten Abrechnungsvarianten auf dem Markt. Zu den gängigen Software-Lizenzmodellen zählen unter anderem:
Eine klassische Variante der Softwarelizenzierung ist das sogenannte Named-User-Lizenzmodell. Welche Mitarbeiter das System nutzen dürfen, wird hierbei genau definiert. Eigens dafür wird jeder Benutzer registriert und mit einem Passwort ausgestattet. Die Anzahl der definierten Named User Lizenzen lassen exakt die Anzahl an zugeordneten Benutzern im Softwaresystem zu.
Das Concurrent-User-Lizenzmodell ist ein Lizenzmodell, bei dem festgelegt wird, wie viele Nutzer zur selben Zeit auf eine Softwareanwendung zugreifen dürfen. Diese Art von Lizenz erlaubt die Installation der Software auf beliebig vielen Rechnern. Hier ist nur die maximale Anzahl der Nutzer, die gleichzeitig auf diese Software zugreifen, beschränkt. Eine Lizenz beinhaltet dabei eine bestimmte Anzahl an zugelassenen Nutzern. Reicht diese nicht, muss sie erweitert werden.
Bei der Mietlizenz wird dem Benutzer beim Erwerb für einen begrenzten Zeitraum die Software überlassen. Rechtlich gesehen stellt die Mietlizenz einen Mietvertrag dar. Oft werden die Mietlizenzen jährlich erneuert. Dabei fallen die Gebühren an, die die Verlängerung der Mietdauer bewirken. Mietlizenzen werden häufig bei SaaS-Produkten angewendet.
Bei dem Pay-Per-Use-Lizenzmodell fallen ausschließlich Kosten pro tatsächlicher Anwendung für die Nutzung der Software an. So zahlt der Nutzer nur die Leistung, die er auch wirklich in Anspruch nimmt. Was die Leistung des jeweiligen Anbieters beinhaltet, definiert dieser dabei selbst. Binnen Sekunden können die Lizenzen dazu bestellt und später wieder abbestellt werden. Eine Abrechnung je CPU-Verwendung ist ebenso möglich wie eine Abrechnung je Datensatz oder eine Abrechnung je Geschäftsprozess.
Mit der Multiuserlizenz oder auch Mehrplatzlizenz kann ein Nutzer die Software auf verschiedenen Rechnern und Systemen mit einem einzigen Schlüssel installieren. Meist wird die Anzahl der Lizenzen im Voraus festgelegt. Diese Lizenzform wird gerne verwendet, wird eine hohe Anzahl an Lizenzen benötigt.
Die Token-Lizenz ist eine Form der Floating-Lizenzen und stellt zugleich eine Erweiterung dieser dar. Bei Floating-Lizenzen kann die Software von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden. Die maximale Anzahl ist dabei in der Lizenz festgelegt.
Bei der Token-Lizenz wird die höchste Zahl der Tokens (Gutscheine) definiert. Diese stehen mit den zugehörigen Softwareanwendungen in einem Warenkorb zur Verfügung. Jede im Warenkorb befindliche Softwareanwendung hat dabei einen bestimmten Tokenwert. Sind die Gutscheine aufgebraucht, ist es nicht mehr möglich, weitere Softwareanwendungen zu starten.
Mit dem Prozessor-Lizenzmodell erteilt der Hersteller die Erlaubnis, die betriebliche Software auf einer bestimmten Hardware nutzen zu können. Gebunden wird die Softwarenutzung dabei an die Anzahl der Kerne oder an die CPU- Anzahl. Zur Berechnung der Lizenzkosten koppeln Variationen dieses Modells auch die Anzahl der Computersysteme mit den Prozessoren.
Open Source Softwarelizenzen unterliegen der Definition des jeweiligen Rechteinhabers oder Herstellers. Diese Lizenzen werden durch die Anbieter der Software mit Nutzungsbedingungen festgelegt und können sich stark voneinander unterscheiden. Darunter fällt unter anderem auch das Lizenzmodell der Freien Software, die umfassende Freiheiten im Umgang mit den Programmen bietet und in der Regel kostenlos ist.
Die Unternehmenslizenz oder Mehrfachlizenz ist auch unter den Namen Corporate-Lizenz, Pool-Lizenz, Volumenlizenz oder Enterpriselizenz bekannt. Sie bietet gerade hinsichtlich der Anzahl der benötigten Software-Lizenzen vielen Softwareanbietern, Behörden und Bildungseinrichtungen eine flexible und leichte Möglichkeit für den Lizenzerwerb an.
Das SAP-Lizenz-Modell basiert auf zwei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten auf das System: Dem direkten Zugriff durch Menschen (Human Access) und dem indirekten Zugriff, dem Digital Access. Beim Human Access wird nach Nutzeranzahl abgerechnet. Der indirekte Zugriff z.B. durch andere Softwareplattformen, Bots oder IoT wird über die Anzahl vom System selbst verarbeiteten Dokumente und Transaktionen lizenziert.
Pauschal ist es schwer Aussagen darüber zu treffen, wie hoch die Kosten sich bei der Anschaffung einer bestimmten betrieblichen Software für einzelne Unternehmen gestalten. Beispielhaft kann für die Einführung von ERP und CRM Software in Unternehmen gesagt werden:
ERP-Systeme liegen in ihren Lizenzkosten pro User zwischen 0 €, also einer kostenlosen Version mit einem gewissen Umfang und ca. 100 € im Monat für vollumfängliche ERP Systeme. Es kommt nicht selten vor, dass sich ERP- Systeme in ihren Anschaffungskosten deutlich über 100.000 € bewegen. Für die Einführung, das Consulting und die Implementierung fallen durchschnittliche Stundensätze von 70 € bis 100 € an. Zudem kommen oft monatliche Wartungskosten von ca. 1-2 % der Lizenzgebühren hinzu.
CRM-Systeme sind in Bezug auf die Lizenzkosten pro User vergleichbar mit ERP-Systemen. Bei einem größeren System ist mit Anschaffungskosten von durchschnittlich 10.000 € bis 100.000 € zu rechnen. Die Einführung, das Consulting und die Implementierung der Software kann hier bei 500 € bis 1000 € am Tag liegen. Häufig werden diese Leistungen (Einführung, Consulting und Implementierung) auch pauschal zu Preisen von ca. 5000 € bis 10.000 € angeboten.
Ein Kostenvergleich betrieblicher Software ist durch die Vielzahl an unterschiedlichen Lizenzmodellen meist sehr schwierig. Neben den reinen Anschaffungskosten entstehen auch erhebliche weitere Kosten bei der Einführung einer neuen Software im Unternehmen, die genauer abgeschätzt werden müssen. Viel wichtiger als der reine Kostenvergleich sollte die Eignung der ausgewählten Software für das jeweilige Einsatzgebiet im Unternehmen sein.