Essen, 24. Oktober 2022 - SPIE Deutschland & Zentraleuropa ist eine Tochtergesellschaft der SPIE Gruppe und mit rund 17.000 technikbegeisterten Mitarbeitenden der führende Multitechnik-Dienstleister für Gebäude, Anlagen und Infrastrukturen in Deutschland, Österreich, Polen, Tschechien, der Slowakei und Ungarn. Um stärker für das Thema Arbeitssicherheit zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass sämtliche Mitarbeitenden jederzeit über die dafür notwendigen Informationen und Tools verfügen, hat SPIE Deutschland & Zentraleuropa Panvision mit der Entwicklung einer Safety App beauftragt.
Die Ausgangssituation
Mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten liefern die Mitarbeitenden von SPIE Deutschland & Zentraleuropa täglich höchste Qualität in einem breiten Spektrum technischer Dienstleistungen an Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen. Die technisch anspruchsvollen Arbeiten, z. B. in größerer Höhe oder in brandgefährdeten Bereichen, bringen jedoch auch oft eine höhere Gefährdungslage mit sich. Arbeitssicherheit und konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen haben deshalb einen besonders hohen Stellenwert bei SPIE.
Bereits heute zählt SPIE Deutschland & Zentraleuropa zu den Unternehmen mit der besten Arbeitssicherheitsperformance der Branche, will sich jedoch weiter verbessern – mit dem Ziel: Null Unfälle.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unerlässlich, nicht nur die Arbeitsgeräte oder Schutzkleidung bezüglich ihrer Sicherheit immer wieder auf den Prüfstand zu stellen, sondern vor allem das richtige Mindset zu schaffen und alle Mitarbeitenden – vom Auszubildenden bis zur Führungskraft – nachhaltig für dieses wichtige Thema zu sensibilisieren.
Die Verteilung der Mitarbeitenden auf verschiedene Länder, Standorte, Projekte und Einsatzorte stellte das von Dr. Oliver Polanz geleitete Team HSEQ (Health, Safety, Environmental Protection & QM) vor die Herausforderung, einen Weg zu finden, wie wichtige Informationen und Tools zur Arbeitssicherheit jedem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden können. Vor diesem Hintergrund entstand die Idee, auf ein Arbeitsmittel zu setzen, welches jedes Teammitglied besitzt und stets mit sich führt: das Smartphone.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Geplant wurde daraufhin die Entwicklung einer Safety App, deren Einsatz sich in eng mit SPIE zusammenarbeitenden Unternehmen wie z. B. der EUROVIA GmbH bereits bewährt hatte.
Im Zuge einer breit angelegten Digitalisierungsstrategie von SPIE Deutschland & Zentraleuropa wurde Panvision bereits 2016 mit der Entwicklung der ersten Version der Safety App beauftragt. Zielsetzung war, dass die Mitarbeitenden in bestimmten Arbeitssituationen Sicherheitschecks durchführen, aktuelle News zum Thema Sicherheit abrufen und Erste-Hilfe-Fälle, Beinaheunfälle und Best Practices direkt an Ort und Stelle über die App melden können. „Gemeinsam mit den Entwicklungs- und Projektleitungsteams von Panvision hatten wir intensive Workshops zu diesem Thema, in denen wir den exakten Anforderungsrahmen abstecken und unsere Ziele definieren konnten. Im Vordergrund stand dabei für uns, dass es eine praxistaugliche App wird, die die Mitarbeitenden intuitiv und vor allem gern benutzen“, berichtet Dr. Oliver Polanz.
Die Funktionen der Safety App im Überblick
Seit dem Projektstart wurde die Safety App erfolgreich eingeführt und in enger Zusammenarbeit sukzessive weiterentwickelt.
Die aktuell kurz vor dem Rollout stehende neue Version der App erreicht alle 17.000 Mitarbeitenden der SPIE Deutschland & Zentraleuropa und kann einfach über Microsoft Intune auf die Endgeräte gespielt werden. Neben einem breiten Informationsangebot inkl. Vorschriften, Regeln und Tipps zur Arbeitssicherheit hält die App zahlreiche Sicherheits-Features und damit praktische, vor Ort anwendbare Hilfen für den Arbeitsalltag bereit.
„Verbandbuch“ – Digitale Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen
Jedes Unternehmen muss dafür Sorge tragen, dass eine durchgeführte Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang gespeichert wird. Nur so lassen sich eventuelle, später noch eintretende Gesundheitsschäden einer versicherten Arbeitstätigkeit zuordnen und die Kostenübernahme für nachfolgende Behandlungs- und Rehabilitationsmaßnahmen bei den gesetzlichen Unfallversicherungsträgern sicherstellen. Fehlt die Dokumentation und es können keine Zeugen für den Unfall gefunden werden, kann der Unfallversicherungsträger die Kostenübernahme verweigern. Viele Unternehmen dokumentieren Erste-Hilfe-Maßnahmen über ein sogenanntes Verbandbuch, in dem die Informationen handschriftlich festgehalten werden. „Nun wird bei SPIE aber viel draußen, in Anlagen und auf Baustellen, gearbeitet“, erklärt Dr. Oliver Polanz. „Gerade hier ist es eine Herausforderung, die Vollständigkeit der Dokumentationen sicherzustellen. Bisher kam es dazu, dass die Vorfälle auch in Kundenbücher eingetragen wurden, so dass danach die Überprüfbarkeit deutlich erschwert wurde. Wir wollten mit der App also nicht nur darauf hinweisen, dass dieses Buch geführt werden muss, sondern einen echten Mehrwert schaffen, vereinfachen, transparenter sein und natürlich auch rechtlich auf der sicheren Seite.“
Die SPIE Safety App erleichtert nun die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen direkt an Ort und Stelle. Name, Ort, Datum und Uhrzeit des Unfalls sowie der Hergang und die Art der Verletzung können zusammen mit Angaben zu eventuellen Zeuginnen und Zeugen, bzw. Erste-Hilfe-Leistenden und den jeweils ergriffenen Maßnahmen in die App eingetragen werden. Zusätzlich unterstützt die App, indem zum Beispiel betroffene Körperteile per Fingertipp auf einer interaktiven Körper-Grafik ausgewählt werden können.
„Gut gelaufen, schlecht gelaufen“ – Beinaheunfälle und Best Practice
Auch Beinaheunfälle, bei denen glücklicherweise nichts passiert ist, sollen bei SPIE gemeldet werden, denn gerade aus diesen Informationen lassen sich für das Team HSEQ wichtige Schlüsse ziehen, um zukünftige Unfälle zu vermeiden: Wie kann die betreffende Situation in Zukunft sicherer gestaltet werden, was können wir besser machen? Müssen Arbeitsmittel bzw. -kleidung ausgetauscht oder Maschinen gewartet werden? Macht es Sinn, Mitarbeitende anders oder zusätzlich zu schulen und halten Kunden auf Baustellen und in Anlagen wichtige Sicherheitsstandards auch ein?
Genau für diese Situationen hält die Safety App eine einfach zu handhabende Meldung von Beinaheunfällen bereit, die neben den üblichen Angaben zu Ort und Hergang auch durch Fotos von der potenziell gefährlichen Situation ergänzt werden kann. Die Meldung stößt dann im jeweils zuständigen Unternehmensbereich einen Koordinationsprozess an.
„Uns ist wichtig, im Unternehmen eine empathische Fehlerkultur zu entwickeln“, erläutert Dr. Oliver Polanz. „Bedeutend ist dabei zum einen, wie man mit einem gemachten Fehler umgeht, gegensteuert und in Zukunft vermeidet, den gleichen Fehler noch einmal zu machen. Zum anderen geht es aber darum, den Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenzubringen, ihnen zu vermitteln, dass sie keine Angst vor Fehlern haben müssen und dass keine Sanktionen drohen, wenn sie etwas falsch machen. Auf diese Weise ändern wir das Mindset der Mitarbeitenden und schärfen das Bewusstsein für den Arbeitsschutz.“
Dies wird zudem erreicht, indem „Best Practices“, also auch vorbildlich und sicher ausgeführte Arbeiten per App eingereicht und mit anderen SPIE Mitarbeitenden geteilt werden können. Entsprechend heißt die Funktion in der App nicht „Beinaheunfall“, sondern „gut gelaufen – schlecht gelaufen“.
„Arbeitsmittel-Katalog“ – Die ganz persönliche Schutzausrüstung
In vielen Unternehmen entscheiden die Führungskräfte, welche Arbeitskleidung bei welchem Hersteller für die Mitarbeitenden bestellt wird. Da aber jeder Körper unterschiedlich ist, ist es SPIE ein besonderes Anliegen, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, selbst zu entscheiden, welche Arbeitskleidung für sie optimal ist und worin sie sich am wohlsten fühlen. Die App bietet hierfür die Möglichkeit, das passende Modell aus einem von SPIE angebotenen Katalog auszusuchen. Für die Bestellung und Freigabe des Beschaffungsantrags muss nur die E-Mail-Adresse des oder der jeweiligen Vorgesetzten eingetragen werden und der Prozess wird automatisch in Gang gesetzt.
„Sicherheitspass“ – Wichtige Mitarbeitenden-Informationen auf einen Blick
Kunden, bei denen Arbeiten in sensiblen Bereichen durchgeführt werden, erwarten, dass die SPIE Mitarbeitenden einen Sicherheitspass mitführen, der Auskunft über spezielle Befähigungen gibt. Dies können bestimmte Weiterbildungen sein, wie etwa die Erlaubnis zum Führen eines Gabelstaplers, Kenntnisse im Umgang mit Gefahrenstoffen oder auch arbeitsmedizinische Vorsorgen, z. B. für Arbeiten in größerer Höhe.
Auch hier hilft die App, den Sicherheitspass, der für gewöhnlich aus einem kleinen Heft besteht, aus der analogen Welt zu holen und in digitaler Form bereitzustellen, sodass jeder und jede Mitarbeitende ihn immer zur Hand hat. Der Vorteil hierbei: Der Pass kann in verschiedenen Sprachen erstellt und abgerufen werden, damit auch im Ausland arbeitende SPIE Mitarbeitende ohne sprachliche Hindernisse nachweisen können, dass sie über die notwendigen Fähigkeiten und Unterweisungen zur Ausübung ihrer Tätigkeit verfügen. „Dies hat vor allem zwei Vorteile“, erklärt Dr. Oliver Polanz: „zum einen werden alle Mitarbeitenden gleichbehandelt und unabhängig von Herkunft oder Sprache in unser Team integriert, zum anderen professionalisieren wir den Auftritt unseren Kunden gegenüber.“
„Letzter Sicherheitscheck“ – Gut durchdacht die Arbeit beginnen
Die Funktion „Letzter Sicherheitscheck“ ermutigt und erinnert alle Mitarbeitenden bei SPIE, sich vor Beginn ihrer Arbeit Gedanken über die weiteren Arbeitsschritte und die damit verbundenen Arbeitssicherheitsmaßnahmen zu machen. Das gedankliche Durchspielen der Arbeitsschritte soll vor allem bewirken, dass auch bei z. B. geänderten Verhältnissen vor Ort die Arbeiten sicher durchgeführt und Unfälle vermieden werden.
Ausblick
Um den Mitarbeitenden eine lebendige und Mehrwert schaffende App zu bieten, werden fortlaufend Features ergänzt und verbessert. „Schon für die kommenden Monate sind wieder zahlreiche neue Funktionen geplant“, berichtet Dr. Oliver Polanz. „Unter anderem soll es eine Schnittstelle zur ´Digitalen Sicherheitsbegehung´ geben, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, die Begehung von Anlagen und Baustellen vorab bereits digital durchzuführen. Die Safety App soll in diesem Fall als Eingangstor zur Begehungssoftware fungieren – Anmeldedaten sollen per Single Sign-on automatisch aus der Safety App übernommen werden, und auch die Stammdatenpflege erfolgt zentral über die Datenbank der Safety App. Als weitere Funktion freuen wir uns auf mehr Video-Content in der App, sodass z. B. Unterweisungen per Video durchgeführt und bei Bedarf wiederholt angeschaut werden können. Um wirklich alle Standorte und jeden einzelnen Mitarbeitenden mit einzubeziehen und gleichwertig in das Team zu integrieren, war es uns zudem sehr wichtig, die App bald auch in weiteren Sprachen ausliefern zu können.“
Fazit
Die App ist Ausgangspunkt für alle wichtigen Vorgänge in der Arbeitssicherheit, für interne Prozesse und Maßnahmen in Echtzeit, sodass zum einen schnellstmöglich auf Unfälle und Beinaheunfälle reagiert werden kann, aber darüber hinaus auch das entsprechende Mindset bei allen Mitarbeitenden geschaffen werden kann. „Die App wurde sehr positiv aufgenommen. Wir haben von unseren Mitarbeitenden zahlreiche Nachrichten erhalten, dass die App für sie einen großen Nutzen hat“, freut sich Dr. Oliver Polanz.
Darüber hinaus wird die App auch als Zugangsportal für weitere Online-Applikationen dienen. Perspektivisch können Dienstleister und Partnerunternehmen mit dem Team von Panvision zusammen weitere Dienste an die App anbinden, um so eine Steuerzentrale für wichtige Unternehmensprozesse zu etablieren – und die Arbeitssicherheit auch über Unternehmensgrenzen hinweg voranzubringen.
„Da wir ein Dienstleistungsunternehmen sind, ist und bleibt der zentrale Dreh- und Angelpunkt unseres Angebots – und damit auch unserer Fürsorgepflicht – der Mitarbeitende selbst. Das Thema App ist für uns sehr wichtig, um Kolleginnen und Kollegen unabhängig vom Arbeitsstandort schnell und persönlich zu erreichen und unser ehrgeiziges Ziel ´Null Unfälle´ in die Tat umzusetzen. Wir können mit der Safety App unsere Arbeitsschutzkultur nachhaltig verändern“, resümiert Dr. Oliver Polanz. „Die Arbeit mit Panvision haben wir über den gesamten Entwicklungszeitraum als sehr positiv und konstruktiv empfunden. Alles was wir uns vorgenommen haben, haben wir zusammen erreicht“, lobt der Sicherheitsexperte von SPIE abschließend.