DokuBit DMS

An unserer Auswahl von Praxisbeispielen können Sie erkennen, wie vielfältig DokuBit eingesetzt werden kann und welchen Umfang an Anforderungen die Lösung abbilden kann.

Das Modul DokuBit Autoarchiv unterstützt Sie beispielsweise bei der automatischen und revisionssicheren Archivierung von steuerrelevanten EDV-Belegen. Die Lösung arbeitet dabei systemübergreifend und kann Spooldaten verschiedenster FIBU-/ PPS-/  ERP-Systeme verarbeiten.

Direkt nach dem Posteingang können Sie die Eingangs- und Lieferantenrechnungen gescannen. DokuBit ist in der Lage, mithilfe einer intelligenten Logik den Absender auszulesen und das Dokument automatisch zuzuordnen. Auslesen und Weiterverarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden ebenfalls abgebildet.

Durch Festlegung von Regeln kann DokuBit jede E-Mail automatisiert entsprechenden Kunden, Lieferanten usw. zuordnen. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.

Lassen Sie sich mit DokuBit an regelmäßig wiederkehrende Wartungstermine Ihrer Maschinen und Anlagen erinnern. Dem zuständigen Mitarbeiter wird basisierend auf der Vorlaufzeit der hinterlegte Wartungsplan digital zugestellt. Archivieren Sie die Wartungsprotokolle anschließend digital im DokuBit Archiv.

Normenbestandsmanagement mit DokuBit: Nutzen Sie die Suchfunktion zur Schlagwortsuche in der Struktur und zur Begriffssuche im Volltext. Die aktuelle Version einer Norm kann an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Die Ablage Ihrer Produktionsbelege erledigen Sie effektiv und sicher mit DokuBit. Alle definierten Ablagevorgaben für Produktionsdokumente wie z.B. Fertigungsanweisungen, Laufkarten etc. werden berücksichtigt.

Dokumente können leicht und schnell einem Reklamationsvorgang zugeordnet werden, auch solche, die bereits zuvor in der Lösung archiviert wurden.

DokuBit unterstützt Sie beim Vertragsmanagement. Bereits bei Ablage eines Vertrages können Sie eine automatische Benachrichtigung einrichten. Sie bekommen dann den Vertrag rechtzeitig vor Auslaufen von der Lösung vorgelegt auf Ihren elektronischen Desktop gelegt.

Das Wissen Ihrer Mitarbeiter für alle von überall zugänglich. DokuBit Archiv ermöglicht Ihnen mit seinen vielfältigen Funktionen ein effektives Wissensmanagement. Die zentrale Archivierung bündelt das Wissen Ihrer Organisation, so dass Ihre Mitarbeiter relevante Informationen einfach und in Sekundenschnelle finden.

Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt nicht nur zu einem Kunden oder zu einem speziellen Kriterium, sondern z.B. auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder zu einer Vorgangs-Nummer.

DokuBit setzt auf einen besonders hohen Sicherheitsstandard, so dass Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital archivieren können.

DokuBit ist ebenfalls konzipiert für die Organisation und Verwaltung Ihrer (Qualiäts-)Managementsystem Dokumentation.

DokuBit erleichtert die Suche nach Dokumenten. Sie finden alle Dokumente leicht über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.

Im Bereich Logistik und Transport ist die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen besonders wichtig.