Unsere Software ist modular aufgebaut und bietet unseren Kunden eine Vielzahl von Modulen, darunter:
In jedem dieser Bereiche stehen unsere Kunden vor unterschiedlichen Herausforderungen. Dazu können behördliche Anforderungen, vergangene Unfälle oder Betriebsvereinbarungen gehören. Es kann auch eine direkte Folge einer Begehung durch die Berufsgenossenschaft sein, bei der das Unternehmen vor Ort geprüft wurde und erhebliche Defizite in bestimmten Bereichen festgestellt wurden. In solchen Situationen ist es wichtig, zu handeln und den Überblick zu behalten. Mit eplas® lassen Sie nichts Wichtiges unberücksichtigt.
Unsere Managementlösung eplas wird branchenübergreifend bei Kunden eingesetzt.
Die Module
sind klassische Bestandteile von eplas.
Zusätzlich können Kunden seit 2017 Module für den Aufgabenbereich der Personalabteilung / HR nutzen. Hier vor allem Ein- / Austritt und Versetzung, Antragswesen, Betriebliches Wiedereingliederungsmanagement und Jahresurlaubsplanung. eplas ist eine browser-basierte Lösung. Der Kunde kann dabei frei entscheiden, ob er eplas On-Premise betreiben oder ein professionelles Hosting in Anspruch nehmen möchte.
1. Modulübergreifend Basisfunktionalitäten
Die organisatorische Strukturierung von eplas erfolgt durch die Aufbauorganisation (Org-Struktur) sowie eine parallele Standortstruktur (Standorte, Niederlassungen, Gebäude, Räume usw.). Zusätzlich können alle Arten von Stammdaten mithilfe eines freien Eigenschaftensystems (Tagging/Flagging) weiter strukturiert werden, zum Beispiel für Berichterstattungszwecke und zum Filtern von Ansichten.
eplas unterstützt Fremdsprachen, wobei die Benutzeroberfläche für jeden Nutzer in der jeweiligen Fremdsprache angezeigt wird. Kunden haben die Möglichkeit, Sprachen und Begriffe selbst anzupassen oder neue Sprachen hinzuzufügen.
Die vielfältigen Strukturierungsmöglichkeiten in Verbindung mit dem umfassenden Rollen- und Rechtekonzept ermöglichen es eplas, auch große Organisationen mit eigenständigen Unternehmen oder Teilbereichen datenschutzkonform abzubilden. Kunden können optional ein Mandantenportal nutzen, in dem jeder Organisationsbereich in eigenen Datenbanken dargestellt wird. Das Mandantenportal bietet dann die erforderlichen datenbankübergreifenden Managementfunktionen wie den schnellen Austausch von Vorlagen, Updateroutinen, Mustermandanten usw., um die verschiedenen Datenbanken effizient zu verwalten.
Damit werden die unterschiedlichen gesetzlichen oder datenschutzrelevanten Anforderungen, wie z.B. die DSGVO, sicher mit eplas abgedeckt.
Eine inhärente Funktion aller Module ist ein automatisiertes Maßnahmen-/Aufgabenmanagement, das erstellte und zugewiesene Aufgaben automatisch den ausführenden Personen zuweist und ein fein abgestimmtes Meldewesen und Eskalationsverfahren beinhaltet. Maßnahmenpläne können jederzeit auf Knopfdruck für zentrale oder dezentrale Einheiten erstellt werden.
2. Dashboard
Mit dem Dashboard unserer eplas Software können Sie alle für den Arbeitsschutz relevanten Informationen zentral verwalten und den Beteiligten schnell und getrennt zur Verfügung stellen. Diese verschiedenen Informations- und Arbeitsansichten finden genaueste Berücksichtigung. Auf Wunsch können die Nutzenden diese noch weiter individualisieren.
3. Gefährdungsbeurteilung
Es gibt zwei Möglichkeiten, Gefährdungsbeurteilungen (GBU) zu erstellen: entweder nach dem Faktorenmenü (einer Struktur von Gefährdungsfaktoren) oder mithilfe von Checklisten.
Das Faktorenmenü kann an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.
Es ist möglich, mehrere Faktorenmenüs für verschiedene Anwendungsfälle (z.B. GBU für verschiedene Tätigkeiten oder für den Umgang mit Gefahrstoffen) oder für verschiedene Länder (z.B. Deutschland, Frankreich usw.) zu erstellen.
Der Prozess von der Erstellung einer GBU bis zur Überprüfung der Wirksamkeit wird über ein Dashboard überwacht. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Versionen zu erstellen, und einzelne Versionen werden revisionssicher archiviert.
4. Betriebsanweisungen
Mit dem Modul Betriebsanweisungen decken wir die Bereiche Maschinen - Biostoffe – Gefahrstoffe – Organisation – benutzerspezifische Betriebsanweisungen ab.
5. Unterweisungen / Online Unterweisungen
Mit eplas können sowohl Präsenzunterweisungen als auch Online-Unterweisungen durchgeführt werden. Darüber hinaus werden auch Unterweisungen von Fremdmitarbeitern (z.B. Dienstleistern) und Besuchern unterstützt.
Kunden haben die Möglichkeit, Unterweisungen eigenständig anzulegen. Dabei können beispielsweise PowerPoint-Dateien in eplas hochgeladen und einem bestimmten Unterweisungsthema zugeordnet werden.
Neben PowerPoint können auch Filme, Audiodateien, PDFs oder das eLearning-Format SCORM genutzt werden, um Unterweisungen zu gestalten.
eplas unterstützt den gesamten Rückmeldeprozess für Präsenzunterweisungen, angefangen von der Planung über die automatische Erstellung von Teilnehmerlisten bis hin zur Gruppenrückmeldung.
6. Unfallmanagement & Arbeitsmedizinische Vorsorge
Das eplas Gesundheitsmanagement ermöglicht die Steuerung von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen und die digitale Verwaltung der vorgeschriebenen Vorsorgekartei.
Die Vorsorgeuntersuchungen werden als Stammsatz mit einer festgelegten Wiederholfrequenz erstellt und den Mitarbeitern zugeordnet.
Das System unterstützt sowohl verpflichtende Vorsorgeuntersuchungen als auch freiwillige Angebotsvorsorgen, und die Ergebnisse werden dokumentiert.
Mit dem Unfallwesen können elektronische Verbandbucheinträge erstellt werden. Nach der Erfassung werden automatisch relevante Personen benachrichtigt.
Der Verbandbucheintrag steht nach der Erfassung für die Unfallmeldung bereit. Falls eine Unfallmeldung erforderlich ist, wird der gesamte Prozess zur automatischen Erstellung der U1000 unterstützt.
Umfangreiche Unfallstatistiken stehen zur Verfügung, um einen Überblick über die Unfallhäufigkeit und -art zu erhalten.
7. Arbeits- und Betriebsmittel
Kunden haben die Möglichkeit ein Kataster Ihrer Arbeits- und Betriebsmittel zu erstellen und die notwendigen Prüfungen zu planen, zuzuweisen und die Durchführung zu dokumentieren.
Verantwortliche oder / und Durchführende Mitarbeiter werden durch das automatische Aufgabenmanagement auf anstehende Prüfungen hingewiesen.
8. Prozess- & Checklisteneditor
Mit dem Prozess- & Checklisteneditor können Kunden eigenständig und ohne Programmierkenntnisse jegliche Arten von Checklisten, Begehungs-, Prüf- und Auditprotokollen, Anträgen, etc. selbst erstellen. Diese können dann z.B. bei Begehungen und Prüfungen vor Ort über mobile Endgeräte aufgerufen und ausgefüllt werden.
Die erstellten Erfassungsformulare lassen sich in Workflows und Prozesse einbinden, mit denen etwa Anträge oder Genehmigungsverfahren über 1 bis n Stationen (Rollen, User, Verantwortliche) geführt werden können.
Daten, die über diese Erfassungsformulare erhoben werden (z.B. Sicherheitsbegehungen) können über das zentrale Reporting ausgewertet werden.
9. Compliance Management
Umwelt Online kann als externes Rechtskataster angebunden werden - inklusive regelmäßiger Aktualisierungen.
Zusätzlich können interne Regelungen (Code of Conduct, Verträge, etc.) hinterlegt werden.
Verknüpft mit beiden Quellen können dann bindende Pflichten erstellt und konkreten Personen zugewiesen werden. Die Pflichten werden den Verantwortlichen im Dashboard als zu erledigende Aufgaben angezeigt.
Die Software wird sowohl von kleinen Firmen ab 10 Mitarbeitern genutzt, als auch von DAX-notierten Unternehmen mit mehreren 10.000 Mitarbeitern. Dabei können sowohl Strukturen mit 1 Standort, als auch Strukturen mit 100 und mehr Standorten dargestellt werden. Die Nutzung ist Branchenübergreifend möglich.
Projekt Nr.: 23/3171
Ausschreibung bis: Beendet
Wir sind eine soziale Einrichtung (gemeinnützig) in der Kinder- und Jugendhilfe und suchen eine ... mehr
Projekt Nr.: 21/2724
Ausschreibung bis: Beendet
Wir suchen für unseren landwirtschaftlichen Betrieb eine Software, die uns im Arbeitsschutz ... mehr
Projekt Nr.: 21/2723
Ausschreibung bis: Beendet
Wir sind eine Beratungsfirma im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz in Unternehmen und ... mehr